Jesteśmy spółką handlową - spółka jawna (czynnym podatnikiem VAT), która otrzymała zaproszenie na udział w targach branżowych organizowanych przez Tajwańskie Stowarzyszenie z siedzibą w Polsce, wpierające handel między Polską a Tajwanem. To stowarzyszenie chce nam zwrócić koszty biletów lotniczych z Polski do Tajwanu i zwróciło się do nas o wystawienie refaktury za bilet lotniczy, do której musimy dołączyć karty pokładowe ze wszystkich odcinków lotu, bilet elektroniczny. Faktura zakupu biletów lotniczych jest ze stawka 0%. Koszty delegacji na targi są związane z uzyskaniem przychodu naszej firmy.
Czy możemy refakturować bilety lotnicze na Tajwańskie Stowarzyszenie z siedzibą w Polsce (pomimo że z usługi przelotu skorzystał właściciel naszej firmy), a jeżeli tak, to czy refaktura ma być ze stawką 0% VAT, czy też powinniśmy wystawić notę księgową (która niepodległa VAT)?
Ponieważ z usług transportu powietrznego faktycznie korzystała spółka jawna, a nie Tajwańskie Stowarzyszenie, moim zdaniem w sytuacji opisanej w pytaniu mamy do czynienia z refakturowaniem kosztów, z czym wiąże się wyłączenie takiej czynności z obrotu podlegającego opodatkowaniu VAT, a nie z refakturowaniem usług zwiększających obrót. Zatem refaktura kosztów winna być udokumentowana notą księgową, a nie fakturą VAT.
Jak wyjaśnił Minister Finansów - Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy - w interpretacji indywidualnej z dnia 23 października 2009 r., ITPP1/443-779b/09/DM, obowiązujące przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.) - dalej u.p.t.u. oraz przepisy wykonawcze do u.p.t.u. nie regulują kwestii refakturowania. Należy więc w tej sytuacji odwołać się do zapisu zawartego w art. 28 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 z dnia 11 grudnia 2006 r., s. 1) – dalej Dyrektywa VAT, zgodnie z którym w przypadku, gdy podatnik działając we własnym imieniu, lecz na rachunek innej osoby, uczestniczy w świadczeniu usług, uznaje się, że podatnik ten nabył i wyświadczył te usługi. Przyjęta praktyka i orzecznictwo dopuszczają sytuacje, w których koszty niektórych usług, gdzie odbiorcą jest inny podmiot niż podmiot obciążony przez świadczącego usługę, mogą być w ramach zawartych umów przenoszone na faktycznego odbiorcę, poprzez wystawianie tzw. "refaktur". Należy przyjąć, iż refakturowanie polega na zafakturowaniu przez jeden podmiot innemu podmiotowi, odsprzedaży usług bez doliczania marży, a celem jest przeniesienie kosztów przez podmiot refakturujący na podmiot, który z danych usług faktycznie korzysta. "Refaktura" jest więc zwykłą fakturą VAT, tyle że wystawioną przez podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą, a rzeczywistym nabywcą tej usługi. W rezultacie więc ostateczne obciążenie spoczywa nie na pierwotnym nabywcy usługi, lecz na jej rzeczywistym użytkowniku. Dalej organ podatkowy wskazał, że przyjmuje się, że z refakturowaniem mamy do czynienia, gdy występują następujące okoliczności:
- przedmiotem refakturowania są usługi, z których nie korzysta podmiot (lub korzysta w części), na którego wystawiona jest pierwotna faktura,
- sprzedaż (odsprzedaż) musi być dokonana po cenie zakupu, bez marży narzuconej przez odsprzedającego,
- podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę (refakturę) z uwzględnieniem tej samej stawki podatku VAT (bądź stosuje zwolnienie od podatku), która jest na fakturze pierwotnej wystawionej przez usługodawcę,
- strony łączy umowa o charakterze zasadniczym, która zawiera zastrzeżenie o odrębnym rozliczaniu (refakturowaniu) danego rodzaju czynności, które służą realizacji tej umowy.

Przepisy Dyrektywy VAT przewidują, poza refakturowaniem usług, o których mowa w art. 28, również refakturowanie kosztów. Zgodnie z art. 79 lit. c) Dyrektywy VAT podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, a zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym. Podatnik musi jednak przedstawić dowód na rzeczywistą kwotę tych kosztów i nie może odliczyć VAT, który w danym przypadku mógł zostać naliczony.
Ponieważ przepisy Dyrektywy VAT ani u.p.t.u. nie definiują pojęcia "konta przejściowego", można przyjąć, iż będzie to jakakolwiek ewidencja zawierająca dane o kwotach otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy.
Moim zdaniem w sytuacji opisanej w pytaniu mamy do czynienia z refakturowaniem kosztów, o którym mowa w art. 79 lit. c) Dyrektywy VAT. Choćby z tego powodu, że z usług transportu powietrznego faktycznie korzystała spółka jawna, a nie Tajwańskie Stowarzyszenie.
Podstawowa różnica pomiędzy refakturowaniem usług a refakturowaniem kosztów sprowadza się, w dużym skrócie, do tego, że w przypadku refakturowania usług wartość tych usług zwiększa obrót u podatnika, natomiast refakturowanie kosztów wiąże się z wyłączeniem z obrotu refakturowanych usług.
Zatem refaktura kosztów nie może być udokumentowana fakturą VAT, lecz np. notą księgową.