Sprawa dotyczyła podatnika, który wraz z żoną kupił na rynku wtórnym za nieco ponad milion złotych lokal mieszkalny. Mieszkanie wraz z garażem zostało zakupione na cele wynajmu. Podatnik zapytał, czy wydatki na sprzątanie lokalu udokumentowane paragonem fiskalnym może wrzucić w koszty. Sam uważa, że tak. fiskus miał jednak tu odmienne zdanie.
Organ podkreślił, że w przypadku źródła przychodów, jakim jest najem, można przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzonym najmem, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Jednym z warunków, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu jest należyte udokumentowanie.
Fiskus podkreślił, że poniesiony wydatek udokumentowany będzie paragonem fiskalnym, na którym nie będzie wskazany nabywca usługi. Zatem na podstawie samego paragonu podatnik nie będzie w stanie wykazać, że to on poniósł wydatek, że jest to wydatek związany z jego źródłem przychodu, jakim jest najem i że wydatek ten nie stanowi np. osobistego wydatku związanego ze sprzątaniem lokalu, w którym mieszka podatnik.
Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Ustawodawca nie nakłada na wynajmujących szczególnych wymogów w zakresie dokumentowania wydatków uznawanych za koszty uzyskania przychodów z najmu. W związku z tym, za ich udokumentowanie należy przyjąć każdy dokument, z którego będzie wynikał fakt poniesienia przez wynajmującego i związek z uzyskanym przychodem. Dokumentami takimi w niniejszej sprawie mogłyby być paragony fiskalne, ale wyłącznie wraz z dodatkowymi dokumentami potwierdzającymi fakt, że to podatnik faktycznie dokonał zapłaty za usługę oraz że usługa ta dotyczyła wynajmowanego lokalu.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 maja 2017 r., sygn. 2461-IBPB-2-2.4511.171.2017.1.IN, LEX nr 347567
