Na dobry początek współpracy
Nowe zlecenie, nowy klient to niepowtarzalna okazja do takiego ustalenia zasad współpracy, aby stworzyć mocne fundamenty długofalowej kooperacji, satysfakcjonującej dla obu stron. Warto wykorzystać doświadczenia wynikające z obsługi dotychczasowych klientów i już przy podpisaniu nowej umowy zapobiec popełnieniu wcześniejszych błędów.
Zwykle podczas rozmów z nowym klientem skupiamy się głównie na „twardych” aspektach współpracy: zakresie obsługi, terminach, honorarium itd. Znacznie mniej czasu poświęca się kwestii obsługi – czyli temu, jak na co dzień będą kształtować się relacje pomiędzy klientem a kancelarią (biurem). Dlatego już na etapie podpisywania umowy z klientem warto zapytać go o oczekiwania w tym zakresie – co jest dla niego ważne we współpracy z doradcą lub księgowym. Dla jednych będzie to szybkość reakcji, dla innych możliwość osobistych konsultacji. Większość klientów (za wyjątkiem tych, którzy rozpoczynają działalność gospodarczą), ma już jakieś doświadczenia z obsługi realizowanej przez inne biuro. Można zachęcić klienta, aby wskazał, co najbardziej mu przeszkadzało we współpracy z poprzednią firmą księgową, aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości.
Tak samo ważne jak poznanie potrzeb, dotychczasowych doświadczeń i oczekiwań klienta jest przedstawienie mu w klarowny sposób zasad obsługi obowiązujących w kancelarii (biurze). Klient musi wiedzieć w jaki sposób, kiedy i z kim może się kontaktować w sprawach związanych z obsługą księgową, w jaki sposób ma przygotowywać dokumenty, w jakich terminach je dostarczać itd. Im dokładniej określi się zasady współpracy już na jej wstępie, tym sprawniej będzie ona przebiegać w przyszłości. Dobrym rozwiązaniem jest przekazanie klientowi w formie zwięzłego dokumentu najważniejszych informacji opisujących najważniejsze zasady współpracy. Należy też zwrócić uwagę, że usługa doradcza lub księgowa to nie czynność jednostronna - wymaga aktywnego udziału klienta, ponieważ bez jego zaangażowania kancelaria lub biuro nie ma możliwości właściwie wywiązać się ze swoich zobowiązań określonych umową s klientem.
Jasne przedstawienie wzajemnych oczekiwań związanych z obsługą znacznie usprawni jej przebieg, dlatego warto poświęć czas i uwagę temu zagadnieniu przed rozpoczęciem współpracy.
