Pytanie

Czy US podczas kontroli w spółce z o.o. może ukarać za brak polityki rachunkowości?

Odpowiedź

Kierownik jednostki (członkowie zarządu spółki z o.o.), który nie ustali w formie pisemnej zasad (polityki) rachunkowości podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.) – dalej u.r. jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Jak stanowi art. 10 ust. 2 u.r. kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1.
Co istotne powyższe przepisy mieszczą się w rozdziale 2 wskazanej ustawy, zatytułowanym "Prowadzenie ksiąg rachunkowych".

Na mocy art. 77 u.r. kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do m.in. nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych - podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Zatem kierownik jednostki, który nie ustali w formie pisemnej zasad (polityki) rachunkowości dopuszcza się prowadzenia ksiąg wbrew przepisom ustawy, a więc podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.