Czy podatnik powinien kserować raporty dobowe i miesięczne w celach dowodowych?
Jeśli podatnik posiada kasy z elektronicznym zapisem kopii, winien przechowywać zarchiwizowane w formie elektronicznej kopie dokumentów kasowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Pytanie
Posiadamy kasy fiskalne z zapisem kopii na elektronicznym nośniku danych. Raporty dobowe i miesięczne drukujemy na rolkach papieru używanych w kasach fiskalnych, na których zapis nie jest trwały, z czasem ginie, blaknie.
Jak należy rozumieć zapis art. 111 ust. 3a pkt 8 u.p.t.u. - "dokonywać wydruku na nośniku papierowym"?
Czy powinniśmy kserować raporty dobowe i miesięczne w celach dowodowych, żeby utrzymać dane na wydruku?
Będzie to ogromne obciążenie ze względu na to iż, mamy 8 kas fiskalnych.
Odpowiedź
Jeśli podatnik posiada kasy z elektronicznym zapisem kopii, winien przechowywać zarchiwizowane w formie elektronicznej kopie dokumentów kasowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Nawet jeśli dokonane przez niego wydruki do tego czasu wyblakną i staną się nieczytelne, nie będzie można zarzucić mu, iż nie przechowuje kopii dokumentów kasowych.
Uzasadnienie
Zgodnie z przepisami art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o podatku od towarów i usług - dalej u.p.t.u., podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii na nośniku papierowym.
Żaden przepis prawa nie reguluje kwestii jakości papieru i wydruku, ani nie nakłada na podatników obowiązku sporządzania kserokopii zanikających z czasem lub blaknących wydruków. Co wydaje się racjonalne zważywszy, że i kserokopie nie dają gwarancji trwałości i czytelności zapisu.
Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 6 u.p.t.u. podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112 u.p.t.u., zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Na mocy § 7 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338), podatnicy mogą stosować kasy z elektronicznym zapisem kopii, pod warunkiem że posiadają i stosują określone przez producenta krajowego lub importera w książce kasy urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych oraz stosują zgodnie z kartą kasy autoryzowany przez producenta krajowego lub importera program, o którym mowa w § 6 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia, tj. program archiwizujący, którego część zawarta jest na odrębnym informatycznym nośniku danych, przeznaczony do zainstalowania przez użytkownika kasy na urządzeniach zewnętrznych służących do zapisu kopii.
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 22 listopada 2011 r., ILPP2/443-1230/1-2/SJ, potwierdził, że podatnik może przechowywać elektroniczne kopie dokumentów kasowych, np. na swoim serwerze po ich przegraniu z kart SD.
Zatem jeśli podatnik posiada kasy z elektronicznym zapisem kopii, nawet jeśli sporządzone przez niego wydruki wyblakną lub zanikną, w celach dowodowych będzie mógł przedstawić zarchiwizowane w formie elektronicznej kopie dokumentów kasowych.
Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego
