Informacje w imieniu podmiotu zobowiązanego do przekazania informacji powinna przekazać osoba do tego upoważniona. W przypadku osobistego doręczenia informacji za pośrednictwem komisariatu lub komendy powiatowej (rejonowej, miejskiej) Policji, informacje należy przekazać w formie pisemnej w zaklejonej kopercie uniemożliwiającej dostęp osób nieuprawnionych. Osoba przyjmująca informacje w jednostce organizacyjnej Policji ma obowiązek za rejestrować to przyjęcie, wystawić jego potwierdzenie oraz niezwłocznie przekazać informacje zgodnie z właściwością.
Warunkiem przekazywania informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest posiadanie bezpośredniego dostępu do tego typu urządzeń.
Przekazywanie informacji odbywa się na kartach rejestracyjnych, kartach zapytania oraz kartach odpowiedzi. Podmioty zobowiązane do przekazywania informacji przekazują je na czytelnie wypełnionych formularzach kart:
1)w przypadku osobistego doręczenia informacji w formie pisemnej - poprzez wpisanie jej do karty drukowanymi literami koloru czarnego pisanymi ręcznie lub maszynowo albo za pomocą komputerowego edytora tekstu;
2)w przypadku wysyłania informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej - poprzez wpisanie jej do karty dużymi drukowanymi literami koloru czarnego pisanymi w edytorze tekstu komputerowego, w przypadku korzystania z sieci teleinformatycznej, albo drukowanymi literami koloru czarnego pisanymi ręcznie lub maszynowo, w przypadku korzystania z urządzeń telefaksowych.
Wzory formularzy są podane w załącznikach do r.p.i.b.i.m. Wzór:
–karty rejestracyjnej o osobach, przeciwko którym toczy się postępowanie karne lub przeciwko którym skierowano wniosek o ukaranie za czyn popełniony w związku z masową imprezą sportową określa załącznik nr 1, a karty rejestracyjnej o osobach, co do których zapadł prawomocny wyrok lub prawomocne orzeczenie o ukaraniu za przestępstwo albo wykroczenie, popełnione w związku z masową imprezą sportową - załącznik nr 2 do r.p.i.b.i.m.;
–karty rejestracyjnej o klubach, organizacjach i stowarzyszeniach skupiających kibiców zawiera załącznik nr 3;
–karty rejestracyjnej o zaistniałych w związku z organizowanymi imprezami masowymi zbiorowych naruszeniach porządku i bezpieczeństwa publicznego oraz chuligańskich zachowaniach - załącznik nr 4;
–karty rejestracyjnej o związkach i klubach sportowych - załącznik nr 5;
–karty rejestracyjnej o terminarzu rozgrywek meczów piłki nożnej lub terminarzu innych masowych imprez sportowych określa załącznik nr 6;
–karty rejestracyjnej o obiektach, na których terenie są organizowane masowe imprezy sportowe jest określony w załączniku nr 7;
–karty rejestracyjnej o przemieszczaniu się osób uczestniczących w masowych imprezach sportowych i ich pobycie w miejscach organizowania tych imprez określa załącznik nr 8;
–karty rejestracyjnej o organizatorach masowych imprez sportowych określa załącznik nr 9;
–karty rejestracyjnej o organizatorach przejazdu osób uczestniczących w masowych imprezach sportowych - załącznik nr 10;
–karty rejestracyjnej o zakazach zagranicznych oraz instytucjach zagranicznych właściwych do współpracy określa załącznik nr 11;
–karty zapytania - załącznik nr 12;
–karty odpowiedzi określa załącznik nr 13 do r.p.i.b.i.m.