W pierwszych trzech dniach obowiązywania programu rodziny złożyły drogą elektroniczną ponad 185 tysięcy wniosków o świadczenie wychowawcze. Niektóre wnioski zawierają błędy, np. brak wskazania współmałżonka w składzie rodziny, brak numeru PESEL członków rodziny, czy niekompletne dane teleadresowe wnioskodawcy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało wytyczne dla gmin, jak rozpatrywać różne sytuacje, w których popełniono błędy we wniosku.

Jeśli we wniosku pojawiły się błędy, urząd poprosi o ich skorygowanie. Informację o tym rodzic otrzyma w pierwszej kolejności drogą mailową. Można także, nie czekając na maila z gminy, samemu złożyć raz jeszcze poprawny wniosek online, jeśli osoba ubiegająca się o świadczenie zorientowała się, że popełniła błędy.

Ze stałego, trwającego 24 godziny na dobę monitoringu procesu składania wniosków drogą elektroniczną wynika, że najczęściej popełniane błędy to:

1. brak wskazania pierwszego dziecka w składzie rodziny, w przypadku wnioskowania o świadczenie wychowawcze wyłącznie na drugie i kolejne dzieci,

2. brak wskazania współmałżonka w składzie rodziny,

3. brak numeru PESEL członków rodziny,

4. adres zamieszkania wnioskodawcy nie zgadza się z adresem organu właściwego,

5. niekompletne dane teleadresowe wnioskodawcy.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało wytyczne, których celem jest usprawnienie procesu ich rozpatrywania wniosków.

Ad. 1. Brak wskazania pierwszego dziecka w składzie rodziny, w przypadku wnioskowania o świadczenie wychowawcze wyłącznie na drugie i kolejne dzieci.

Jest to istotny błąd/nieprawidłowość, który uniemożliwia rozpatrzenie wniosku. Bez względu bowiem, czy wnioskodawca ubiega się o świadczenie na pierwsze dziecko, czy tylko na drugie i kolejne dziecko w rodzinie, w składzie rodziny musi znajdować się pierwsze dziecko i jego dane.

Wytyczne dotyczące postępowania: sprawa wymaga wyjaśnień – poprzez wezwanie do złożenia wniosku jeszcze raz, z poprawionymi danymi lub złożenia wyjaśnień w gminie.

Ad. 2. Brak wskazania współmałżonka w składzie rodziny.

Brak wskazania współmałżonka w składzie rodziny, gdy wnioskodawca jest w związku małżeńskim lub brak wskazania w składzie rodziny osoby, z którą wnioskodawca niepozostający w związku małżeńskim wychowuje co najmniej jedno wspólne dziecko.

Wytyczne dotyczące postępowania:

1) dla wniosku o przyznanie świadczenia wychowawczego na drugie lub kolejne dziecko w rodzinie powyższy brak nie jest przeszkodą do właściwego rozpatrzenia wniosku, wydania decyzji i wypłaty przyznanego świadczenia. Nie ma potrzeby wzywania wnioskodawcy do poprawienia wniosku,

2) dla wniosku o przyznanie świadczenia wychowawczego dla pierwszego dziecka w rodzinie sprawa wymaga wyjaśnień – poprzez wezwanie do złożenia wniosku jeszcze raz, z poprawionymi danymi lub złożenia wyjaśnień w gminie (nie dotyczy wnioskodawcy będącego osobą samotnie wychowującą dziecko).

Ad. 3. Brak wskazania numeru PESEL członka rodziny uniemożliwia rozpatrzenie wniosku.

Wytyczne dotyczące postępowania: sprawa wymaga wyjaśnień – poprzez wezwanie do złożenia wniosku jeszcze raz, z poprawionymi danymi lub złożenia wyjaśnień w gminie.

Ad. 4. Adres zamieszkania wnioskodawcy nie zgadza się z adresem organu właściwego.

W przypadku, gdy wskazany adres zamieszkania wnioskodawcy jest inny niż adres wybranego organu właściwego, wymaga to jednoznacznego wyjaśnienia przez gminny organ, do którego wpłynął dany wniosek, gdyż może on zostać rozpatrzony jedynie przez gminny organ właściwy dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy. Wnioskodawca nie musi mieć miejsca zamieszkania pokrywającego się z miejscem zameldowania – jeśli miejsce zamieszkania jest inne niż miejsce zameldowania, to wniosek powinien zostać rozpatrzony przez gminny organ właściwy dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy, a nie zameldowania.

Wytyczne dotyczące postępowania: sprawa wymaga jednoznacznego wyjaśnienia przez organ gminny, do którego wpłynął dany wniosek – poprzez wezwanie do złożenia wniosku jeszcze raz, z poprawnymi danymi lub złożenia wyjaśnień w gminie.

Ad. 5. Niekompletne dane teleadresowe wnioskodawcy.

W przypadku, gdy pojawiają się błędy dotyczące danych teleadresowych wnioskodawcy, w tym brak wskazania/poprawnego wskazania nazwy miejscowości, miejsca zamieszkania, kodu pocztowego, ulicy, nr domu/mieszkania lub inne błędy w tym zakresie niejednokrotnie o charakterze językowym we wniosku.

Wytyczne dotyczące postępowania: brak wyjaśnienia z udziałem wnioskodawcy tego rodzaju błędów/nieprawidłowości danych niejednokrotnie nie jest przeszkodą do właściwego rozpatrzenia wniosku, wydania decyzji i wypłaty przyznanego świadczenia. Nie ma potrzeby wzywania wnioskodawcy do poprawienia wniosku. W przypadku, gdy błędy wnioskującego umożliwiają organowi właściwą identyfikację wnioskodawcy, nie ma konieczności poprawiania wniosku.

W pozostałych przypadkach sprawa wymaga jednoznacznego wyjaśnienia przez organ gminny, do którego wpłynął dany wniosek – poprzez wezwanie do złożenia wniosku jeszcze raz, z poprawionymi danymi lub złożenia wyjaśnień w gminie.

Ogólne zasady postępowania:

Bazując na powyższych wytycznych, w przypadku konieczności poprawienia/uzupełnienia wniosku elektronicznego preferowanym kontaktem z wnioskującym jest wysłanie wezwania na adres mailowy wnioskodawcy - adres ten, w przypadku składania wniosku drogą elektroniczną (z wyjątkiem wniosku składanego za pośrednictwem ePUAP), zawsze jest wskazany we wniosku – co umożliwi szybki kontakt z wnioskodawcą i eliminację błędów.

Istotnym jest bowiem, aby w przypadku, gdy wnioskodawca złożył wniosek za pośrednictwem systemów teleinformatycznych, ewentualny kontakt z nim, obok tradycyjnej formy pocztowej, był również w formie elektronicznej, co umożliwia szybszy kontakt z wnioskodawcą i umożliwia szybkie usunięcie nieprawidłowości/uzupełnienie wniosku niekompletnego, jeśli w danej sprawie wymagane będą dodatkowe korekty wniosku, wyjaśnienia, dokumenty, załączniki.

Ministerstwo Rodziny jednocześnie rekomenduje, aby w wezwaniu znajdował się przede wszystkim komunikat o preferowanym sposobie usunięcia nieprawidłowości, tj. powtórnym złożeniu prawidłowo wypełnionego wniosku za pośrednictwem danego kanału/systemów teleinformatycznych – dotyczy to w szczególności kanału bankowego. Jest to możliwa do zastosowania alternatywa do wizyty w urzędzie.

Gdy organ właściwy otrzyma kolejny wniosek tej samej osoby prawidłowo wypełniony, nie powinien wzywać wnioskodawcy do poprawnego wypełniania/uzupełniania pierwszego wniosku. Nawet jeśli zostanie wysłane wezwanie do poprawienia/uzupełnienia pierwszego wniosku i wnioskodawca nie zastosuje się do wezwania, ale złoży jednocześnie kolejny, prawidłowo wypełniony wniosek, to nowy wniosek powinien zostać rozpatrzony, zaś pierwszy wniosek pozostanie w aktach sprawy bez rozpatrzenia.

Ministerstwo Rodziny podkreśla, że w przypadku, gdy występujące we wniosku błędy są nieistotne dla merytorycznego rozpatrzenia sprawy, realizując zasadę szybkości i prostoty postępowania, wyrażoną w art. 12 Kodeksu postępowania administracyjnego, tego rodzaju wątpliwości nie oznaczają, że wniosek jest nieprawidłowo wypełniony lub niekompletny. Nie powinno to także skutkować wezwaniem wnioskodawcy do poprawienia/uzupełnienia wniosku. Np. informacja o małżonku, osobie, z którą wnioskodawca wychowuje co najmniej jedno wspólne dziecko, czy podanie w składzie rodziny innych dzieci wchodzących w skład rodziny zdefiniowanej w art. 2 pkt 16 ustawy, nie jest niezbędna do ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego na drugie lub kolejne dzieci w rodzinie. Ewentualne wykrycie sytuacji, gdy drugi z rodziców ubiega się o świadczenie wychowawcze za ten sam okres, na to samo dziecko/dzieci, możliwe jest poprzez skorzystanie przez organ właściwy z Centralnej Bazy Beneficjentów funkcjonującej w ramach CSIZS Emp@tia.

Inne zalecenia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej:

W przypadku gdy wnioskujący nie załączył wszystkich wymaganych w indywidualnej sprawie załączników do wniosku elektronicznego Ministerstwo również rekomenduje przesłanie, w tym drogą mailową, wezwania wraz z informacją o możliwości złożenia kompletnego wniosku raz jeszcze wraz z wymaganymi załącznikami w formie kopii elektronicznych (skan, zdjęcie) lub wizycie w organie właściwym i uzupełnienie załączników w formie tradycyjnej.

Jeśli rozpatrywany wniosek ma więcej niż jeden błąd, istotne jest żeby przekazać wnioskującemu w wezwaniu komplet uwag, by nowo składany wniosek miał poprawione wszystkie błędy.

Powyższe wyjaśnienia zostaną także przekazane do Wojewodów oraz do instytucji/podmiotów (w szczególności banków) uczestniczących w procesach elektronicznego składania wniosków o świadczenie wychowawcze.

Źródło: www.mpips.gov.pl, stan z dnia 5 kwietnia 2016 r.