Zasadą jest udzielanie urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo.

 – Jeżeli z różnych przyczyn ten urlop nie zostanie udzielony, pracodawca ma obowiązek udzielić go do końca trzeciego kwartału, czyli do końca września kolejnego roku – mówi Agencji Informacyjnej Newseria Aleksandra Zagajewska, rzeczniczka Okręgowego Inspektoratu Pracy w Warszawie.
Zasada ta nie dotyczy urlopów na żądanie, bo ten jest udzielany w razie bieżących potrzeb pracownika.
Urlop zaległy powinien być wykorzystany przez pracownika do końca trzeciego kwartału następnego roku niezależnie od tego, czy powody jego przesunięcia leżą po stronie pracownika, czy pracodawcy. 
Pracodawca nie może wysłać pracownika na urlop podejmując sam decyzję w tej sprawie. Od tej zasady są jednak dwa wyjątki.
 – Pracodawca może wysłać jednostronnie pracownika na urlop tylko w okresie wypowiedzenia umowy o pracę i ewentualnie przed upływem tego terminu na udzielenie urlopu zaległego, czyli do końca września roku kolejnego – podkreśla rzeczniczka Okręgowego Inspektoratu Pracy w Warszawie.
O udzieleniu urlopu wypoczynkowego decyduje pracodawca, dlatego pracownik nie może rozpocząć urlopu wypoczynkowego, także zaległego, sam. Wniosek o udzielenie urlopu jest przez pracodawcę brany pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący.
 – Z punktu widzenia prawa ten termin, kiedy pracownik będzie swój urlop wykorzystywał, powinien być uzgodniony z pracodawcą. Czyli te dwie strony powinny dogadać się, kiedy urlop będzie wykorzystany – informuje Aleksandra Zagajewska.
Zasadą jest wykorzystanie urlopu w naturze, czyli bez ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.
 – Ekwiwalent jest wypłacany tylko w sytuacji, gdy kończymy zatrudnienie u danego pracodawcy i nie wykorzystaliśmy w pełni przysługującego nam urlopu, więc pracodawca musi się z nami rozliczyć w ten sposób, że wypłaca nam ekwiwalent – podsumowuje Aleksandra Zagajewska.
Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, jeżeli pracodawca i pracownik postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Pracodawca, który nie udziela pracownikowi zaległego urlopu do 30 września roku następnego, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika.