Dotychczasowa rola działu HR jako zespołu osób odpowiadających na pytania pracowników dotyczące urlopu, umowy czy wynagrodzenia powoli staje się archiwalna. W dużych przedsiębiorstwach przypomina czasy związane ze staniem w kolejce, kojarzy się ze stratą czasu i nerwami. Pani w okienku staje się naszym wrogiem, a ludzie wokół nas przeciwnikami w walce, kto pierwszy.

W każdej firmie, szczególnie takiej, gdzie struktura jest rozproszona lub w firmach wielooddziałowych, kontakt z przełożonym, managerem, działem HR jest utrudniony. Każde działanie wymusza na pracowniku inicjację szeregu działań, które nie tylko trwają zbyt długo, ale również wywołują negatywne odczucia. Generują także dodatkowe koszty - dla przykładu, w postaci tworzenia dokumentacji papierowej, jej archiwizacji, dalszej ręcznej ‘obróbki’ danych, jak i czasu, który jest potrzebny na załatwienie sprawy. Takie codzienne problemy pracownicze mogą być niezwykle irytujące i demotywujące. Podczas natłoku obowiązków, wszelkie utrudnienia, nawet te drobne, prowadzą do narastającej frustracji. Wychodząc naprzeciw tym problemom, producenci oprogramowania zaproponowali narzędzie przejmujące część funkcji działu HR - portal pracowniczy.

Praktyczne zalety portalu pracowniczego

W praktyce pracownicy kiedy mają potrzebę uzyskania jakiegoś zaświadczenia czy dokumentu lub uzyskaniu odpowiedzi i wyjaśnień dotyczących ‘mojego być w organizacji’, muszą wystosować odpowiednią prośbę i udać się do działu HR. Niejednokrotnie wiąże się to z ograniczonym czasem dostępu do działu HR (tak zwane godziny dyżuru) lub oczekiwaniem w kolejce („kiedy moje zgłoszenie zostanie rozpatrzone?”). Dużym utrudnieniem są również problemy komunikacyjne pomiędzy oddziałami firmy, pracownikiem i przełożonym. Tymczasem coraz popularniejsze staje się odchudzone zarządzanie i szczególna dbałość o oszczędności w firmach. Codzienne planowanie zadań oraz przejrzysta komunikacja jest więc niezbędna. Portal pracowniczy (ang. Employee Self-Service) jest jednym z tych narzędzi, które nie tylko pomaga kadrze zarządzającej, ale wszystkim pracownikom firmy. Jego głównym zadaniem jest ułatwienie wszystkich zachodzących procesów HR w firmie (od rekrutacji, oceny pracowniczej, zarządzania przez cele, wnioskowania o zaświadczenie, wnioskowania o urlop wypoczynkowy czy też obsługa e-dokumentów). W zależności od potrzeb firmy, portal może być bardzo rozbudowany, poszerzony o działania wspierające procesy miękkiego HR, a nawet może spełniać rolę wewnętrznego intranetu. Może mieć także bardzo uproszczoną, podstawową formę, dzięki której pracownicy mają po prostu bezpośredni dostęp do swoich dokumentów kadrowych.

Dostęp do portalu możliwy jest poprzez przeglądarkę internetową, nie tylko w sieci firmowej, ale również z sieci zewnętrznej. Co ważne, pracownicy mają do niego samodzielny, bezpieczny dostęp z dowolnego miejsca, o każdej porze dnia i nocy.

Polecamy: Biznes potrzebuje analityków HR

Dzięki portalowi pracowniczemu pracownik staje się samodzielny: może wydrukować PIT lub pasek płacowy. Ma dostęp do swoich grafików, delegacji, może złożyć wniosek o urlop. Zapoznaje się z celami stawianymi przez przełożonego, poznaje politykę szkoleniową lub odbywa szkolenie e-learningowe. – Przełożony natomiast może mieć cały czas dostęp do informacji o swoich pracownikach (ich urlopach, umowach, ocenach okresowych etc.). Tym sposobem uwalniana jest część zasobów działu HR, uproszczone i wystandaryzowane zostają procesy, a co najważniejsze kadra menedżerska otrzymuje narzędzie wspierające zarządzanie.

Czy portal pracowniczy jest potrzebą czy przywilejem

Trends 2016. The New Organization: Different by design”) czytamy, że kadra menedżerska na całym świecie dostrzega potrzebę przeprojektowania organizacji. Spora część (78%) respondentów uważa, że nadszedł czas na zmianę kompetencji działów HR. Idąc dalej, zgłasza potrzebę upraszczania pracy poprzez wdrażanie prostych w obsłudze narzędzi oraz uproszczenia procesów. To, co kiedyś zajmowało czas i miejsce musi ustąpić nowym technologiom, przyjaznym zarówno pracodawcom jak i pracownikom. Jak wskazują badania przeprowadzone w 2014 roku przez Grafton Recruitment, również pracownicy doceniają wprowadzanie podobnych rozwiązań. Oprócz „standardowych” dodatków takich jak karty sportowe, dopłaty do biletów kinowych lub elastyczny czas pracy, ważną rolę odgrywają portale pracownicze. Respondenci przyznają, że w znaczny sposób ułatwiają „codzienne” życie zawodowe wpływając pozytywnie na wizerunek, jasność i przejrzystość zasad i komunikacji w firmie. Jest to z pewnością ‘dodatek’, który jest firmie potrzebny a posiadanie go jest przywilejem.

Digitalizacja firmy to już nie tylko chęć pójścia z duchem czasu. To realne korzyści dla wszystkich pracowników, pracodawców i przede wszystkim dla kosztów firmy. Ograniczenie czasu niezbędnego dla formalnych zadań, możliwość aktualizacji danych i wglądu w swoje dokumenty to tylko wybrane aspekty, które realnie przekładają się na zwiększoną wydajność efektywność pracy.

Źródło:  IMPEL Business Solutions