Każda prawie ustawa i rozporządzenie, dotyczące ochrony pracy zawierają odesłania do Polskich Norm, a przepisy zawarte w ustawach i rozporządzeniach są prawem obowiązującym. Tak więc, mimo że formalnie Polskie Normy nie są obowiązujące, to jednak z chwilą przywołania danej normy (lub norm) w ustawie lub rozporządzeniu stają się obowiązujące na równi z przywołującymi je przepisami.
Szczegółowość norm powoduje, że jedno rozporządzenie może po szczegóły odsyłać do kilkudziesięciu lub więcej Polskich Norm. Przykładem takiego odesłania jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 7 kwietnia 2004 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. Nr 109, poz.1156). W załączniku do niego zawarto wykaz ponad 200 (!) Polskich Norm. Z drugiej strony warto pochwalić Ministra za podanie w załączniku konkretnych numerów i tytułów norm, do których odsyła rozporządzenie. Stanowi to pożyteczny dla użytkownika i godny pochwały wyłom w dotychczasowej praktyce niepodawania tych danych i stosowania formuły „zgodnie z Polskimi Normami” , co często utrudniało ustalenie szczegółowych wymagań, jakie ustawodawca miał na myśli.
Według u.n., norma jest dokumentem ustalającym - do powszechnego i wielokrotnego stosowania - zasady, wytyczne lub charakterystyki odnoszące się do różnych rodzajów działalności lub ich wyników i mające na celu uzyskanie optymalnego stopnia uporządkowania w określonym zakresie.
Normalizacja krajowa, czyli normalizacja prowadzona na poziomie całego państwa, nie obejmuje działań prowadzonych w poszczególnych branżach lub sektorach gospodarki, na szczeblu lokalnym, na szczeblu stowarzyszeń oraz przedsiębiorstw lub urzędów. Normalizacja przede wszystkim jest prowadzona w celu racjonalizacji produkcji i usług poprzez stosowanie uznanych reguł technicznych lub rozwiązań organizacyjnych, usuwania barier technicznych w handlu i zapobiegania ich powstawaniu, poprawy funkcjonalności, kompatybilności i zamienności wyrobów, procesów i usług oraz regulowania ich różnorodności, zapewnienia lepszej jakości i niezawodności wyrobów, procesów i usług, zapewnienia ochrony życia, zdrowia, środowiska i interesów konsumentów oraz bezpieczeństwa pracy, a także ułatwiania porozumiewania się przez określanie terminów, definicji, oznaczeń i symboli do powszechnego stosowania.
W normalizacji polskiej (podobnie jak i innych krajów UE) stosuje się zasadę konsensusu, jako podstawę procesu uzgadniania treści norm, zasadę jawności i powszechnej dostępności, uwzględniania interesu publicznego, dobrowolności uczestnictwa w procesie opracowywania i stosowania norm, zapewnienia możliwości uczestnictwa wszystkich zainteresowanych w procesie opracowywania norm, jednolitości i spójności postanowień norm, wykorzystywania sprawdzonych osiągnięć nauki i techniki oraz zgodności z zasadami normalizacji europejskiej i międzynarodowej.
Do zadań PKN należy organizowanie i prowadzenie normalizacji krajowej zgodnie z potrzebami gospodarki naszego kraju, w tym określanie stanu i kierunków rozwoju normalizacji, organizowanie i nadzorowanie działań związanych z opracowywaniem i rozpowszechnianiem PN i innych dokumentów normalizacyjnych, w szczególności przez ankietę powszechną projektów norm (ankieta ta jest realizowana przez podawanie do publicznej wiadomości tytułów, terminów zakończenia ankiety oraz miejsca i sposobu udostępniania zainteresowanym treści projektów norm), zatwierdzanie i wycofywanie przestarzałych Polskich Norm oraz innych dokumentów normalizacyjnych, reprezentowanie Rzeczypospolitej Polskiej w międzynarodowych i regionalnych organizacjach normalizacyjnych, uczestniczenie w ich pracach oraz występowanie za granicą w sprawach dotyczących normalizacji, inicjowanie i organizowanie pracy komitetów technicznych do realizacji zadań związanych z opracowywaniem dokumentów normalizacyjnych, prowadzenie działalności szkoleniowej, wydawniczej, promocyjnej i informacyjnej dotyczącej normalizacji i dziedzin pokrewnych oraz opiniowanie projektów aktów prawnych związanych z normalizacją.
Polskie Normy oraz inne dokumenty normalizacyjne są opracowywane przez Komitety techniczne, powoływane przez Polski Komitet Normalizacyjny. Komitety techniczne realizują powyższe cele poprzez opracowywanie Polskich Norm i innych dokumentów normalizacyjnych w określonych zakresach tematycznych, a także poprzez udział przedstawicieli komitetów technicznych w pracach regionalnych i międzynarodowych organizacji normalizacyjnych.
W skład komitetu technicznego wchodzą specjaliści delegowani przez organy administracji rządowej, organizacje gospodarcze, pracodawców, konsumenckie, zawodowe i naukowo-techniczne, szkół wyższych i nauki oraz pracownicy PKN, z zachowaniem zasady reprezentatywności wszystkich zainteresowanych określonym zakresem tematycznym, z uwzględnieniem potrzeb gospodarki krajowej. Komitety techniczne powołuje i odwołuje Prezes PKN po zasięgnięciu opinii Rady. Szczegółowe zasady działania komitetów technicznych określają przepisy wewnętrzne PKN.
Nadzór nad Polskim Komitetem Normalizacyjnym sprawuje Prezes Rady Ministrów w zakresie spraw dotyczących obronności i bezpieczeństwa państwa, realizacji zadań wynikających z podjętej współpracy z organami administracji rządowej, realizacji zadań wynikających z zawartych przez Rzeczpospolitą Polską umów międzynarodowych.
Polskie Normy są dokumentami opracowanymi i zaakceptowanymi przez jednostkę normalizacyjną, stosowanymi na zasadzie dobrowolności i powszechnie dostępnymi. Każda norma jest zaakceptowana przez wszystkie zainteresowane strony oraz przeznaczona do powszechnego stosowania. Norma ustala parametry lub charakterystyki, określa zasady i wytyczne dotyczące różnej działalności. W praktyce normy są swoistym kodeksem dobrej praktyki i zasad racjonalnego postępowania przy aktualnym poziomie techniki.
Przy wydawaniu rozporządzeń przez właściwych Ministrów, podstawowym kryterium przywoływania w rozporządzeniach określonych Polskich Norm jest bezpieczeństwo pracy i użytkowania oraz ochrona życia, zdrowia, mienia i środowiska. Dlatego postanowienia normy powinny być (są) oparte na podstawach naukowych oraz danych sprawdzonych pod względem słuszności technicznej, ekonomicznej i użytkowej, powinny uwzględniać aktualny stan wiedzy oraz poziom techniki osiągnięty lub możliwy do osiągnięcia w najbliższym czasie, być możliwe do stosowania oraz sprawdzalne.
PN określają wymagania i normatywy techniczne, metody badań i sposoby wykonywania innych czynności na etapach projektowania, wytwarzania, odbioru technicznego i eksploatacji oraz certyfikacji wyrobów i usług, a także systemów jakości (np. wg PN-EN 9001) i zarządzania (np. zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy wg PN-EN 18001).
Podczas naszych przygotowań do włączenia się w strukturę Unii Europejskiej, pojawiło się pojęcie norm zharmonizowanych. Są to normy europejskie, które zostały opracowane na - zlecenie (zwane mandatem) i w oparciu o wymagania zatwierdzone przez Komisję Europejską - przez Europejski Komitet Normalizacyjny (CEN), Europejski Komitet Normalizacji Elektrotechnicznej (CENELEC) lub Europejski Instytut Norm Telekomunikacyjnych (ETSI).
Normy zharmonizowane mogą być stosowane, gdy ich tytuły i numery zostały opublikowane w Oficjalnym Dzienniku Unii Europejskiej i gdy przynajmniej jedno państwo członkowskie Unii Europejskie przeniosło je do swojego zbioru norm krajowych. Innymi słowy, są to normy krajowe wprowadzające normy europejskie, opracowane i zatwierdzone przez europejskie organizacje normalizacyjne na podstawie mandatu udzielonego przez Komisję Europejską, których numery i tytuły zostały opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Polska Norma może być kopią normy europejskiej lub międzynarodowej. Unia Europejska jest bardzo “płodna”, jeśli chodzi o normy, dlatego w u.n. znalazł się krótki przepis, mówiący że wprowadzenie to może nastąpić w języku oryginału. Wskutek tego mamy część norm, tzw. uznaniowych, oznaczonych skrótem “oryg.”, w których tylko tytuł przetłumaczono na język polski, zawartość zaś pozostała w języku angielskim (najczęściej). Jest to niewątpliwe utrudnienie w korzystaniu z takich norm. Na szczęście ustawodawca zastrzegł, że w przepisach prawnych Polskie Normy mogą być powoływane dopiero po ich opublikowaniu w języku polskim.
Prezes Polskiego Komitetu Normalizacyjnego jest zobowiązany do ogłaszania, co najmniej raz na kwartał, w drodze obwieszczenia, w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski", numerów i tytułów nowo ustanowionych norm zharmonizowanych wraz z tytułami aktów prawnych wdrażających dyrektywy nowego podejścia. W identyczny sposób prezes PKN ogłasza raz na 12 miesięcy, w drodze obwieszczenia, w "Monitorze Polskim" numery i tytuły ustanowionych w danym roku norm zharmonizowanych.
Szczegółowość norm powoduje, że jedno rozporządzenie może po szczegóły odsyłać do kilkudziesięciu lub więcej Polskich Norm. Przykładem takiego odesłania jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 7 kwietnia 2004 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. Nr 109, poz.1156). W załączniku do niego zawarto wykaz ponad 200 (!) Polskich Norm. Z drugiej strony warto pochwalić Ministra za podanie w załączniku konkretnych numerów i tytułów norm, do których odsyła rozporządzenie. Stanowi to pożyteczny dla użytkownika i godny pochwały wyłom w dotychczasowej praktyce niepodawania tych danych i stosowania formuły „zgodnie z Polskimi Normami” , co często utrudniało ustalenie szczegółowych wymagań, jakie ustawodawca miał na myśli.
Według u.n., norma jest dokumentem ustalającym - do powszechnego i wielokrotnego stosowania - zasady, wytyczne lub charakterystyki odnoszące się do różnych rodzajów działalności lub ich wyników i mające na celu uzyskanie optymalnego stopnia uporządkowania w określonym zakresie.
Normalizacja krajowa, czyli normalizacja prowadzona na poziomie całego państwa, nie obejmuje działań prowadzonych w poszczególnych branżach lub sektorach gospodarki, na szczeblu lokalnym, na szczeblu stowarzyszeń oraz przedsiębiorstw lub urzędów. Normalizacja przede wszystkim jest prowadzona w celu racjonalizacji produkcji i usług poprzez stosowanie uznanych reguł technicznych lub rozwiązań organizacyjnych, usuwania barier technicznych w handlu i zapobiegania ich powstawaniu, poprawy funkcjonalności, kompatybilności i zamienności wyrobów, procesów i usług oraz regulowania ich różnorodności, zapewnienia lepszej jakości i niezawodności wyrobów, procesów i usług, zapewnienia ochrony życia, zdrowia, środowiska i interesów konsumentów oraz bezpieczeństwa pracy, a także ułatwiania porozumiewania się przez określanie terminów, definicji, oznaczeń i symboli do powszechnego stosowania.
W normalizacji polskiej (podobnie jak i innych krajów UE) stosuje się zasadę konsensusu, jako podstawę procesu uzgadniania treści norm, zasadę jawności i powszechnej dostępności, uwzględniania interesu publicznego, dobrowolności uczestnictwa w procesie opracowywania i stosowania norm, zapewnienia możliwości uczestnictwa wszystkich zainteresowanych w procesie opracowywania norm, jednolitości i spójności postanowień norm, wykorzystywania sprawdzonych osiągnięć nauki i techniki oraz zgodności z zasadami normalizacji europejskiej i międzynarodowej.
Do zadań PKN należy organizowanie i prowadzenie normalizacji krajowej zgodnie z potrzebami gospodarki naszego kraju, w tym określanie stanu i kierunków rozwoju normalizacji, organizowanie i nadzorowanie działań związanych z opracowywaniem i rozpowszechnianiem PN i innych dokumentów normalizacyjnych, w szczególności przez ankietę powszechną projektów norm (ankieta ta jest realizowana przez podawanie do publicznej wiadomości tytułów, terminów zakończenia ankiety oraz miejsca i sposobu udostępniania zainteresowanym treści projektów norm), zatwierdzanie i wycofywanie przestarzałych Polskich Norm oraz innych dokumentów normalizacyjnych, reprezentowanie Rzeczypospolitej Polskiej w międzynarodowych i regionalnych organizacjach normalizacyjnych, uczestniczenie w ich pracach oraz występowanie za granicą w sprawach dotyczących normalizacji, inicjowanie i organizowanie pracy komitetów technicznych do realizacji zadań związanych z opracowywaniem dokumentów normalizacyjnych, prowadzenie działalności szkoleniowej, wydawniczej, promocyjnej i informacyjnej dotyczącej normalizacji i dziedzin pokrewnych oraz opiniowanie projektów aktów prawnych związanych z normalizacją.
Polskie Normy oraz inne dokumenty normalizacyjne są opracowywane przez Komitety techniczne, powoływane przez Polski Komitet Normalizacyjny. Komitety techniczne realizują powyższe cele poprzez opracowywanie Polskich Norm i innych dokumentów normalizacyjnych w określonych zakresach tematycznych, a także poprzez udział przedstawicieli komitetów technicznych w pracach regionalnych i międzynarodowych organizacji normalizacyjnych.
W skład komitetu technicznego wchodzą specjaliści delegowani przez organy administracji rządowej, organizacje gospodarcze, pracodawców, konsumenckie, zawodowe i naukowo-techniczne, szkół wyższych i nauki oraz pracownicy PKN, z zachowaniem zasady reprezentatywności wszystkich zainteresowanych określonym zakresem tematycznym, z uwzględnieniem potrzeb gospodarki krajowej. Komitety techniczne powołuje i odwołuje Prezes PKN po zasięgnięciu opinii Rady. Szczegółowe zasady działania komitetów technicznych określają przepisy wewnętrzne PKN.
Nadzór nad Polskim Komitetem Normalizacyjnym sprawuje Prezes Rady Ministrów w zakresie spraw dotyczących obronności i bezpieczeństwa państwa, realizacji zadań wynikających z podjętej współpracy z organami administracji rządowej, realizacji zadań wynikających z zawartych przez Rzeczpospolitą Polską umów międzynarodowych.
Polskie Normy są dokumentami opracowanymi i zaakceptowanymi przez jednostkę normalizacyjną, stosowanymi na zasadzie dobrowolności i powszechnie dostępnymi. Każda norma jest zaakceptowana przez wszystkie zainteresowane strony oraz przeznaczona do powszechnego stosowania. Norma ustala parametry lub charakterystyki, określa zasady i wytyczne dotyczące różnej działalności. W praktyce normy są swoistym kodeksem dobrej praktyki i zasad racjonalnego postępowania przy aktualnym poziomie techniki.
Przy wydawaniu rozporządzeń przez właściwych Ministrów, podstawowym kryterium przywoływania w rozporządzeniach określonych Polskich Norm jest bezpieczeństwo pracy i użytkowania oraz ochrona życia, zdrowia, mienia i środowiska. Dlatego postanowienia normy powinny być (są) oparte na podstawach naukowych oraz danych sprawdzonych pod względem słuszności technicznej, ekonomicznej i użytkowej, powinny uwzględniać aktualny stan wiedzy oraz poziom techniki osiągnięty lub możliwy do osiągnięcia w najbliższym czasie, być możliwe do stosowania oraz sprawdzalne.
PN określają wymagania i normatywy techniczne, metody badań i sposoby wykonywania innych czynności na etapach projektowania, wytwarzania, odbioru technicznego i eksploatacji oraz certyfikacji wyrobów i usług, a także systemów jakości (np. wg PN-EN 9001) i zarządzania (np. zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy wg PN-EN 18001).
Podczas naszych przygotowań do włączenia się w strukturę Unii Europejskiej, pojawiło się pojęcie norm zharmonizowanych. Są to normy europejskie, które zostały opracowane na - zlecenie (zwane mandatem) i w oparciu o wymagania zatwierdzone przez Komisję Europejską - przez Europejski Komitet Normalizacyjny (CEN), Europejski Komitet Normalizacji Elektrotechnicznej (CENELEC) lub Europejski Instytut Norm Telekomunikacyjnych (ETSI).
Normy zharmonizowane mogą być stosowane, gdy ich tytuły i numery zostały opublikowane w Oficjalnym Dzienniku Unii Europejskiej i gdy przynajmniej jedno państwo członkowskie Unii Europejskie przeniosło je do swojego zbioru norm krajowych. Innymi słowy, są to normy krajowe wprowadzające normy europejskie, opracowane i zatwierdzone przez europejskie organizacje normalizacyjne na podstawie mandatu udzielonego przez Komisję Europejską, których numery i tytuły zostały opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Polska Norma może być kopią normy europejskiej lub międzynarodowej. Unia Europejska jest bardzo “płodna”, jeśli chodzi o normy, dlatego w u.n. znalazł się krótki przepis, mówiący że wprowadzenie to może nastąpić w języku oryginału. Wskutek tego mamy część norm, tzw. uznaniowych, oznaczonych skrótem “oryg.”, w których tylko tytuł przetłumaczono na język polski, zawartość zaś pozostała w języku angielskim (najczęściej). Jest to niewątpliwe utrudnienie w korzystaniu z takich norm. Na szczęście ustawodawca zastrzegł, że w przepisach prawnych Polskie Normy mogą być powoływane dopiero po ich opublikowaniu w języku polskim.
Prezes Polskiego Komitetu Normalizacyjnego jest zobowiązany do ogłaszania, co najmniej raz na kwartał, w drodze obwieszczenia, w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski", numerów i tytułów nowo ustanowionych norm zharmonizowanych wraz z tytułami aktów prawnych wdrażających dyrektywy nowego podejścia. W identyczny sposób prezes PKN ogłasza raz na 12 miesięcy, w drodze obwieszczenia, w "Monitorze Polskim" numery i tytuły ustanowionych w danym roku norm zharmonizowanych.