1. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) – u.z.f.ś.s. ZFŚS tworzą – zgodnie z jej art. 3 – pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Pozostali pracodawcy (zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) mogą tworzyć ZFŚS na zasadach określonych w ustawie albo wypłacać świadczenie urlopowe. Świadczenie to wypłaca się raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata świadczenia następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Warto także dodać, iż nie podlega ono składce na ubezpieczenie społeczne pracowników.

Od zasad powyższych ustawa przewiduje daleko idące wyjątki. Pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 20–28 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), tworzą ZFŚS, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Z kolei w odniesieniu do innych pracodawców układy zbiorowe pracy mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na ZFŚS, mogą również postanawiać, że u pracodawców, fundusz ten nie będzie tworzony lub że świadczenie urlopowe nie będzie wypłacane. Jeżeli natomiast pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w powyższych sprawach mogą zawierać regulaminy wynagradzania uzgodnione z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Zgodnie z art. 5 u.z.f.ś.s., fundusz ten tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, którego wysokość wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło wyższą kwotę (wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa powyżej, a wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy wynosi 50% tego wynagrodzenia).

Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności (pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą dokonać takiego zwiększenia na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki).

Odpisy i zwiększenia oraz kwoty wypłaconego świadczenia urlopowego obciążają koszty działalności pracodawcy. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.

W świetle art. 7 u.z.f.ś.s., środki omawianego funduszu zwiększa się o:
1) wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej, przez którą należy rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową;
2) darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych;
3) odsetki od środków Funduszu;
4) wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe;
5) wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego;
6) przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji:
a) środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,
b) zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych
– przy czym przychody te pomniejsza się o koszty tej sprzedaży lub likwidacji;
7) dzierżawy środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych;
8) inne środki określone w odrębnych przepisach;
9) dobrowolne zwiększenia dokonywane przez przedsiębiorców z zysku netto do podziału.

Środkami ZFŚS administruje pracodawca. Jeżeli nie wykorzysta ich w danym roku kalendarzowym, środki przechodzą na rok następny. Są one gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem
przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku z zobowiązaniami funduszu.

2. ZFŚS a koszty pracodawcy

Oba podatki dochodowe definiują koszty uzyskania przychodu w identyczny sposób jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w katalogu wyłączeń – art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) – u.p.d.o.f., oraz art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) – u.p.d.o.p. Katalogi wyłączeń można znaleźć odpowiednio w art. 23 u.p.d.o.f. oraz art. 16 u.p.d.o.p. W obu przypadkach ustawy podatkowe zawierają stosowne wyłączenia (art. 23 ust. 1 pkt 7 u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 u.p.d.o.p.) stanowiące, iż do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika. Wyłączenie to nie jest jednak zupełne – w obu przypadkach ustawodawca wprowadził wyjątki od tej zasady stwierdzając, iż kosztem uzyskania przychodów są jednak:
1) podstawowe odpisy i wpłaty na te fundusze, jeżeli obowiązek lub możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne ustawy,
2) odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek ZFŚS.

Powyższe oznacza, iż w odniesieniu do wpłat i odpisów na ZFŚS nie ma przeszkód do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem jest jednak wpłacenie środków na rachunek ZFŚS. W przypadku samego zaksięgowania (bez wpłaty), zaliczenie do kosztów nie jest możliwe.

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wpłat i odpisów na ZFŚS powoduje, iż do kosztów tych nie zalicza się wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (art. 23 ust. 1 pkt 42 u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 u.p.d.o.p.). Z tego samego powodu do kosztów tych nie można zaliczyć kosztów utrzymania zakładowych obiektów socjalnych, w części pokrytej ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (art. 23 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 1 pkt 55 u.p.d.o.p.). Warto podkreślić, iż wyłączenie to dotyczy także podmiotów nietworzących ZFŚS (...)