Unia Europejska wymaga od wszystkich państw członkowskich transpozycji unijnej dyrektywy w sprawie zgłaszania nieprawidłowości do prawa krajowego do 17 grudnia 2021 r. Chodzi o to, aby wszystkie organizacje w UE zatrudniające ponad 50 pracowników lub gminy liczące ponad 10 000 mieszkańców wprowadziły bezpieczne kanały raportowania naruszenia prawa.
Czytaj również: Status sygnalisty wreszcie ma szansę zostać uregulowany w polskim prawie>>
Panika – nie, wdrażanie – tak!
Niektóre kraje nie dokonały jeszcze wdrożenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów, w tym Polska. Do dnia wejścia przepisów w życie pozostało niewiele czasu, tymczasem na chwilę obecną dysponujemy jedynie projektem ustawy o ochronie osób zgłaszającym naruszenia. Uwzględniając vacatio legis przewidziane w projekcie, ustawa musiałaby być przyjęta najpóźniej w pierwszych dniach grudnia. Taki stan rzeczy powoduje, iż podmioty prywatne i publiczne muszę wdrażać już regulacje dotyczące sygnalistów, bazując na przepisach dyrektywy oraz projekcie ustawy. Najprawdopodobniej bowiem wszystko ułoży się w czasie na tyle niefortunnie, iż firmy będą musiały mieć wdrożone procedury w zakresie raportowania naruszeń wraz z wejściem w życie przepisów.
Istnieje wiele kryteriów, które muszą spełniać systemy do zarządzania zgłoszeniami sygnalistów, np. powinny umożliwiać sporządzanie raportów pisemnych i/lub ustnych, być łatwo dostępne, a także, co najważniejsze, zachować poufność osoby składającej zgłoszenie. W związku z tym każda firma, która spełnia kryteria, ma obowiązek wdrożyć rozwiązanie, które chroni sygnalistów, zarówno w kraju, jak i w całej UE.
Spóźnieni w porównaniu z niektórymi krajami
Kolejną niedogodnością, związaną z opóźnioną transpozycją dyrektywy przez Polskę, jest oczekiwanie przez podmioty zagraniczne w relacjach biznesowych posiadania regulacji w zakresie ochrony sygnalistów. Niektóre kraje UE, takie jak Szwecja czy Dania, dokonały już transpozycji dyrektywy do prawa krajowego i dlatego oczekują od firm funkcji zgłaszania nieprawidłowości. Jeśli zatem firma rozważa inwestowanie bądź współpracę za granicą, powinna jak najszybciej wdrożyć narzędzia i rozwiązania, dzięki którym sygnaliści będą mogli zgłaszać nieprawidłowości i być chronieni przed odwetem. Ponadto w przepisach dotyczących zgłaszania nieprawidłowości w różnych krajach mogą obowiązywać przepisy wykraczające poza wymogi UE. Na przykład projekt ustawy o sygnalistach w Czechach wskazuje, że ich prawo będzie miało zastosowanie do firm zatrudniających zaledwie 25 pracowników. Inne państwa członkowskie UE mogą przestrzegać podobnych zasad. Powoduje to, iż w relacjach biznesowych zaistnieje konieczność dysponowania bardziej rygorystycznymi aktami wewnętrznymi niż akty państwowe.
Czytaj w LEX: Gumularz Mirosław, W jakim zakresie RODO i krajowe przepisy o ochronie danych osobowych mają zastosowanie wobec sygnalistów? >
Jednak to nie tylko przepisy prawa powinny skłaniać firmę, bez względu na jej wielkość, do wdrażania kanałów raportowania, zwłaszcza jeśli inwestuje za granicą. Oczywiście, firma powinna chcieć to robić dla własnych standardów biznesowych i etycznych, ale posiadanie solidnej polityki w zakresie sygnalistów staje się coraz ważniejszym czynnikiem w procesie zamówień i przetargów.
Sprawdź również książkę: Ochrona sygnalistów. Regulacje dotyczące osób zgłaszających nieprawidłowości >>
Wartości ważne w polityce zrównoważonego rozwoju
Polityka zrównoważonego rozwoju (ESG) jest powszechnie używana do sprawdzania potencjalnych dostawców lub partnerów w celu ustalenia, czy są oni dobrze dopasowani do danej firmy. Między innymi, poszukiwanym przez nich kryterium jest polityka informowania o nieprawidłowościach. Oznacza to, że firma poważnie podchodzi do realizacji swoich wartości, ponieważ zapewnia pracownikom kanały zgłaszania nieprawidłowości w razie naruszenia zasad.
Czytaj w LEX: Ziółkowska Krystyna, Whistleblowing jako przejaw dbałości o dobro zakładu pracy >
Wewnętrzny kanał raportowania, w którym pracownicy, partnerzy, dostawcy i inni interesariusze mogą zgłaszać podejrzane nadużycia, pokazuje, że organizacja chce wiedzieć o nieprawidłowościach, aby mogła podjąć działania. Anonimowe rozwiązanie wskazuje również, że firma chroni sygnalistę i wspiera kulturę wypowiadania się, dzięki czemu żadne wykroczenia nie pozostaną niezauważone.
Dlatego firma nie powinna chcieć chronić sygnalistów tylko dlatego, że musi. Jest to również niezbędne do ochrony biznesu i społeczeństwa w szerszym jego znaczeniu. Żyjemy w globalnej wiosce, tym samym prowadzenie biznesu niezgodnie ze standardami naszych partnerów będzie wpływało negatywnie na współpracę międzynarodową, a nawet może się zdarzyć, że będzie stanowiło barierę dla takiej współpracy.
Inwestowanie za granicą może wiązać się z dodatkowym ryzykiem. Prawo, praktyki biznesowe i normy moralne mogą się różnić, a incydenty mogą być traktowane inaczej. Jednak nawet małe firmy i organizacje, inwestujące za granicą, powinny mieć wdrożoną politykę informowania o nieprawidłowościach, aby się chronić. W tym celu powinny posiadać wewnętrzne procedury i kanały zgłaszania incydentów, ponieważ może to powstrzymać pracownika lub partnera biznesowego przed zgłoszeniem nieprawidłowości na zewnątrz, potencjalnie minimalizując ryzyko szkód finansowych, prawnych i reputacji.
Sankcje za niewdrożenie
Jeżeli ustawa nie zostanie przyjęta w terminie, wówczas dyrektywa zacznie obowiązywać wprost. Zatem polityka, procedury oraz kanały zgłoszeń muszą być wdrożone do 17 grudnia bieżącego roku. Pojawiają się również sankcje karne za niedostosowanie się do przepisów w postaci grzywny, kary ograniczenia wolności a nawet pozbawienia wolności do lat 3. Dlatego nie należy pozostawiać tematu na ostatnią chwilę, bowiem brak wdrożenia przepisów w firmie niesie za sobą negatywne konsekwencje, nie tylko dla niej, ale również dla osób nią zarządzających.
Czytaj również: Jeśli ustawy o sygnalistach nie będzie na czas, dyrektywa będzie ich chronić bezpośrednio>>
Obowiązkowe i korzystne dla firmy
Coraz więcej firm w Europie Zachodniej sygnalizuje, że chce wdrożyć bezpieczny system informowania o nieprawidłowościach już teraz, ponieważ staje się to powszechnym wymogiem wstępnym w przetargach i zapytaniach ofertowych. Jeśli firma nie ma wdrożonego kanału dla sygnalistów, nie jest brana pod uwagę w dalszym postępowaniu.
Głębsza analiza tematu sygnalistów wskazuje, iż wdrożenie polityki i procedury zgłaszania naruszeń oraz ochrony osób zgłaszających może przynieść firmie znacznie większe korzyści i zminimalizować ryzyka prowadzonej działalności. Wiele nieprawidłowości zauważonych na początkowym etapie może zapobiec większej szkodzie i wypłynięciu negatywnych informacji na zewnątrz. Skuteczne i prawidłowe wdrożenie stanowi zatem parasol ochronny nie tylko dla samych sygnalistów, ale również dla biznesu.
Monika Błońska, radca prawny, partner w Mariański Group Kancelaria Prawno-Podatkowa
Urszula Garbicz-Brys, Territory Manager w Whistlelink.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
