Zgodnie z przepisem§ 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) – dalej r.p.s. środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Natomiast pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
 
 
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Zatem pracownik jest obowiązany dokumentować koszty poniesione w podróży służbowej. Nie dotyczy to jedynie diet i wydatków, których zwrot następuje w zryczałtowanej wysokości. Wyłączenie obowiązku dokumentowania nie odnosi się jednak do kosztów przejazdu środkiem transportu. Bilety lub faktury potwierdzające tego rodzaju wydatki pracownik powinien przedłożyć pracodawcy wraz z rozliczeniem kosztów podróży, nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
Gdy pracownik nie przedłoży wymaganych dowodów poniesienia wydatków, pracodawca rozliczając koszty podróży służbowej, może oprzeć się na pisemnym oświadczeniu pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Złożenie takiego oświadczenia dopuszcza przepis § 5 ust. 2 zdanie 2 r.p.s., w przypadku gdy przedstawienie dokumentu nie jest możliwe. Wyrażona w tym przepisie zasada warunkowego potwierdzenia wydatków oświadczeniem pracownika odnosi się, m.in. do sytuacji gdy dokument został wydany, a następnie został utracony (zagubiony, zniszczony, skradziony).
Pracodawca nie może zatem odmówić zwrotu kosztów przejazdu w ramach podróży służbowej nawet wtedy, gdy pracownik nie jest w stanie przedstawić biletu PKP w fizycznej postaci.
Przyjęcie założenia, że brak biletu uniemożliwia zwrot kosztów przejazdu podczas podróży służbowej prowadziłaby do przerzucania na pracownika części kosztów obciążających jednak pracodawcę. Dlatego też - należy zastosować wykładnię funkcjonalną omawianej regulacji, dzięki której pisemne oświadczenie pracownika, stwierdzające brak biletu z powodu jego zgubienia, będzie wystarczającym dowodem poniesionego wydatku.
Chociaż w praktyce dopuszczalny jest zwrot pracownikowi nieudokumentowanych kosztów przejazdu środkiem transportu w oparciu o złożone przez niego oświadczenie, to jednak w celu zminimalizowania ryzyka zakwestionowania przez organy podatkowe ujęcia tego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów, pracodawca powinien zweryfikować to oświadczenie w zakresie wskazanej w nim wysokości poniesionych wydatków. W miarę możliwości należy też podjąć działania zmierzające do uzyskania duplikatu dokumentu (biletu, faktury) zagubionego przez pracownika, lub w inny sposób potwierdzić, że korzystał on z usług danego przewoźnika. Za dowód w sprawie można przyjąć m.in. wyciąg z jego rachunku bankowego, potwierdzający dokonanie zapłaty za bilet (przelewem lub kartą płatniczą). Aby uwzględnić koszty podróży służbowej pracownika np. w kosztach uzyskania przychodów, pracodawca musi posiadać wiarygodne dowody potwierdzające poniesienie tych kosztów w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Stwierdzenie, że poniesiony wydatek stanowi tzw. koszt pracowniczy, jest niewystarczające
 
 
Warto w tym miejscu wskazać postanowienie Naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie (1472/ROP1/423107/07/KUKM), który powołując się na przepisy Ordynacji Podatkowej dopuszcza jako dowód wszystko co jest zgodne z prawem i może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy. Jak twierdzi Urząd Skarbowy ,,oświadczenie pracownika o zgubieniu biletu nie zastępuje bezpośrednio tego dokumentu (gdyż bilet można było uzyskać - tylko nastąpiła jego utrata), lecz w świetle art. 180 ustawy Ordynacja podatkowa jest samodzielnym dowodem podlegającym ocenie w toku ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego. Jeśli w trakcie takich postępowań na podstawie analizy sprawy i dokonanej oceny można to oświadczenie uznać za zgodne z rzeczywistością (tj. Spółka posiada także inną poza oświadczeniem pracownika dokumentację świadczącą o fakcie odbycia podróży służbowej, np. druk polecenia wyjazdu), oświadczenie o zgubieniu biletu może być uznane za wiarygodne.’’ Co więcej, w opinii urzędu skarbowego dowód poniesienia wydatków m.in.  w postaci faktury, czy rachunku, a wyjątkowo w postaci oświadczenia o zagubieniu biletu, można uznać za koszt uzyskania przychodów, o ile jest możliwe wykazanie na podstawie tego oświadczenia związku pomiędzy wydatkiem a przychodem uzyskanym przez firmę.
 
Chcesz być na bieżąco? Zajrzyj do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych