Mali pracodawcy nie oskładkują świadczeń urlopowych

Świadczenie urlopowe wypłacone przez małego pracodawcę nie jest oskładkowane. Jeśli jednak firma wypłaci kilka świadczeń urlopowych jednemu zatrudnionemu, to każde następne podlega ubezpieczeniom społecznym i trzeba od nich uiścić składki.

Powyższe reguły dotyczą pracodawcy, który zatrudnia mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty, nie jest jednostką budżetową ani samorządową i nie utworzył zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, bo nie jest to dla niego obowiązkowe. Zamiast funduszu może on jednak zdecydować w regulaminie wynagradzania, że będzie wypłacał pracownikom na długim wypoczynku świadczenia urlopowe zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Zasady tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i oskładkowania świadczeń regulują ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 592) oraz rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.). Rozporządzenie to zawiera katalog świadczeń, co do których wyłączono obowiązek opłacania składek na ZUS. Wśród nich wymienione są przychody stanowiące wartość finansowanych przez pracodawcę świadczeń urlopowych wypłacanych na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs.

Jeśli pracodawca zdecyduje się na wypłatę takich świadczeń to pracownik otrzyma je jeśli się uda na urlop wypoczynkowy obejmujący co najmniej 14 kolejnych dni. Przy czym nie chodzi tu tylko o tzw. dni pracujące, ale o następujące kolejno po sobie dni, obejmujące zarówno niedziele, święta, jak i dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Pracodawca może wypłacić świadczenie urlopowe w gotówce lub przelewem na konto. Wypłata powinna nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu. Od świadczenia nie trzeba opłacać składek ZUS, jeśli jego kwota nie przekroczy wysokości odpisu podstawowego na fundusz socjalny odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika.

Bywa tak, że w ciągu roku pracownik korzysta z kilku 14-dniowych urlopów. Wówczas, zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek wypłacić mu świadczenie urlopowe tylko raz w roku. Może jednak postanowić, że będzie wypłacał świadczenie pracownikom za każdy co najmniej 14 dniowy urlop. Jeśli odpowiednie postanowienia regulujące te kwestie znajdą się w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy, to muszą one obejmować wszystkich uprawnionych pracowników, a nie tylko uprzywilejowaną grupę osób.

Jednak w takiej sytuacji kolejna wypłata urlopowa nie będzie wyłączona z oskładkowania na rzecz ZUS, bo taki przywilej dotyczy tylko pierwszego świadczenia urlopowego. Od drugiej i kolejnej wypłaty urlopowej w danym roku kalendarzowym należy uiścić składki.

Należy jednak pamiętać, że powyższe reguły nie mają zastosowania do pracodawców zatrudniających powyżej 20 pracowników (spoza sfery budżetowej). Ci, którzy nie utworzyli funduszu, a zatrudniają pracowników muszą uwzględnić wypłacone świadczenie urlopowe w podstawie wymiaru składek. Świadczenie to bowiem nie przysługuje na podstawie ustawy o zfśs. Dlatego nie korzysta z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.