Koszty dojazdu i noclegu zleceniobiorcy poniesione przez zleceniodawcę nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia. Należności te są również wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, o ile nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106, z późn. zm.) - dalej r.s.z.u.p. należności związane z podróżą służbową nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ale tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.) - dalej r.w.n.p.
Od 1 sierpnia 2010 r., na podstawie § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 lipca 2010 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 127, poz. 860), uregulowania te mają zastosowanie także do zleceniobiorców. Koszty dojazdu i noclegu nie podlegają opodatkowaniu, jeśli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów i nie stanowią kosztów ich uzyskania (art. 21 ust. pkt 16 lit. b w zw. z art. 21 ust. 13 pkt 1 ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych; tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm. - dalej u.p.d.o.f.).

W celu wykonania zlecenia zleceniobiorca może wyjeżdżać poza miejsce, w którym wykonuje zlecenie. Natomiast zleceniodawca jest zobowiązany zwrócić wszelkie wydatki związane z należytym wykonaniem zlecenia, w tym koszty dojazdu i noclegów (art. 742 Kodeksu cywilnego). Taką klauzulę, zgodnie z zasadą swobody umów, strony mogą zawrzeć w umowie, co ułatwi rozliczenia z tego tytułu. Przychodem zleceniobiorcy będzie więc nie tylko wynagrodzenie określone w umowie zlecenia, ale także poniesione przez zleceniodawcę na jego rzecz koszty przejazdu i noclegu - art. 13 pkt 8 u.p.d.o.f. Zgodnie z art. 18 ust. 1 i 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585, z późn. zm.) przychód ten stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zleceniobiorców, jeśli odpłatność za wykonywanie umowy zlecenia została określona kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej akordowej albo prowizyjnie.

Niektóre rodzaje przychodów, w tym należności z tytułu podróży służbowej, są wyłączone z podstawy wymiaru składek - § 2 pkt 15 r.s.z.u.p. Od 1 sierpnia 2010 r. wyłączenia te dotyczą również zleceniobiorców. W związku tym składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne należy opłacać tylko od wynagrodzenia, a nie od świadczeń związanych z podróżą służbową. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 30 marca 2010 r., IPPB2/415-22/10-2/MG, stwierdził on, że w sytuacji, gdy zleceniodawca z własnych środków bezpośrednio finansuje m.in. koszty zakwaterowania, zleceniobiorcy, to ich wartość nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b u.p.d.o.f. należności za czas podróży osoby, która nie jest pracownikiem, jest wolna od podatku do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Należy pamiętać, że w odniesieniu do zleceniobiorców nie jest to podróż służbowa w rozumieniu

Kodeksu pracy. Może to być wyjazd w interesie zleceniodawcy (z związku z załatwianiem jego spraw), jaki i dojazd na miejsce, w którym zleceniobiorca będzie wykonywał czynności wynikające z zawartej umowy zlecenia. Zasady ustalania należności zostały określone w następujących rozporządzeniach:
a) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.),
b) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z późn. zm.).
Według art. 21 ust. 13 u.p.d.o.f. świadczenia te będą korzystać ze zwolnienia od podatku się, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu.

Przykład:

Anna K. z tytułu umowy zlecenia otrzymuje miesięczne wynagrodzenie 1500 zł. W sierpniu 2010 r. wyjeżdża na 3 dni na negocjacje z kontrahentami. Koszty przejazdu i noclegu w wysokości 450 zł opłaca zleceniodawca. Za miesiąc sierpień 2010 r. firma rozliczy wynagrodzenie i koszty podróży w następujący sposób:
1500 zł (podstawa wymiaru składek),

1500 zł x 9,76% = 146,40 zł (składka na ubezpieczenie emerytalne),

1500 zł x 1,5% = 22,50 zł (składka na ubezpieczenie rentowe),

1500 zł – 146,40 zł – 22,50 zł = 1331,10 zł (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne),

1331,10 zł x 9% = 119,80 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne),

1331,10 zł x 7,75% = 103,15 zł (składka zdrowotna podlegająca odliczeniu od podatku),

(1500 zł – 146,40 zł – 22,50 zł) x 20% = 266,20 zł (koszty uzyskania przychodu),

1500 zł – 146,40 zł - 22,50 zł - 266,20 zł = 1065 zł (podstawa opodatkowania),

1065 zł x 18% - 103,15 zł = 88,55 zł (zaliczka na podatek),

1500 zł – 146,40 zł – 22,50 zł – 119,80 zł – 88,55 zł = 1122,75 zł (wynagrodzenie netto).