Korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych nie zawsze wymaga zawarcia umowy
Odróżnić należy używanie przez pracowników aut prywatnych w jazdach lokalnych od przejazdów w ramach podróży służbowych, gdyż w pierwszym przypadku wymagane jest zawarcie umowy, w drugim - nie, wyjaśnia Paweł Ziółkowski,ekspertSerwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.
Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych:
Pracownik przez cały miesiąc wykorzystuje swój samochód do wykonywania poleceń służbowych w terenie, a po zakończeniu miesiąca rozpisuje trasy przejazdu.
Czy istnieje obowiązek zawierania umów z pracownikami na korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych?
Odpowiedź: odróżnić należy używanie przez pracowników aut prywatnych w jazdach lokalnych od przejazdów w ramach podróży służbowych. O ile w pierwszym przypadku wymagane jest zawarcie umowy (przepisy wprost określają taki obowiązek), to w przypadku delegacji nie jest to wymagane. Jeżeli zatem mamy do czynienia z delegacją, umowa nie jest wymagana.
Uzasadnienie: zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – dalej r.z.k.u.s. – zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych na warunkach określonych w rozporządzeniu.
Polecamy: Nie każdy wyjazd pracownika to podróż służbowa
W tym samym przepisie ustawodawca jednak wyraźnie zapisał, że zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Tymczasem sięgając do § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej czytamy, że środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach r.z.k.u.s.
Powyższe oznacza, że w przypadku jazd lokalnych powinna być zawarta umowa cywilnoprawna z pracownikiem. W przypadku podróży służbowych natomiast pracownik powinien złożyć stosowny wniosek, a pracodawca wyrazić zgodę na używanie auta prywatnego. W praktyce zazwyczaj pracodawca wskazuje na poleceniu wyjazdu służbowego numer rejestracyjny samochodu pracownika, co jest równoznaczne ze złożeniem wniosku (pracownik, podając numer, składa wniosek, a wpisując numer pracodawca wyraża zgodę na podróż własnym autem).
