Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

W myśl zapisu art. 41 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych „….Art. 8 Informacje zawarte w raportach, o których mowa w ust. 1-6, płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do dnia 28 lutego roku następnego, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego - w formie dokumentu elektronicznego - w celu ich weryfikacji…”.

Czy (a jeśli tak to jakie) istnieją ryzyka  po stronie pracodawcy, jeśli pracodawca nie wyśle papierowego dokumentu RMUA tym pracownikom, którzy nie złożyli na piśmie dyspozycji przesyłania rocznego RMUA w formie dokumentu elektronicznego, natomiast pracodawca wskaże pracownikom, że RMUA roczne można wydrukować ze strony internetowej pracodawcy?

W chwili obecnej na portalu kadrowym pracownicy mogą pobrać i wydrukować (z faksymile podpisującego) zarówno pasek miesięczny odpowiadający RMUA miesięcznemu jak i RMUA roczne po zakończeniu każdego roku.

Odpowiedź:

Płatnicy składek nieprzekazujący ubezpieczonym raz w roku informacji o danych zawartych w miesięcznych raportach imiennych naruszają obowiązki wynikające z przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.) – dalej u.s.u.s.

Uzasadnienie:

Pracodawca jest obowiązany do przekazania ubezpieczonym raz w roku informacji zawartych w miesięcznych raportach imiennych przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, tak stanowi art. 41 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.) – dalej u.s.u.s. Informacje te mogą zostać przekazane ubezpieczonemu w postaci raportu RMUA lub innego dokumentu np. wydruku paska wynagrodzeń z programu kadrowo-płacowego. Istotne jest aby dokument przekazywany ubezpieczonemu zawierał dane określone w art. 41 ust. 1-6 u. u.s.u.s. oraz spełniał wymogi określone w art. 41 ust. 8a u. u.s.u.s.

Powyższe informacje w podziale na poszczególne miesiące należy przekazać ubezpieczonemu do dnia 28 lutego za rok ubiegły, w celu ich weryfikacji. Zgodnie z art. 41 ust. 11 u.s.u.s. ubezpieczony w przypadku stwierdzenia niezgodności otrzymanych informacji ze stanem faktycznym ma prawo zgłosić na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o sprostowanie danych wykazanych w miesięcznym raporcie imiennym. Ma na to 3 miesiące od dnia otrzymania informacji. Ponadto o zaistnieniu takiej sytuacji informuje ZUS. Płatnik ma miesiąc na uwzględnienie wniosku ubezpieczonego. Jeżeli nie dotrzyma tego terminu, ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje w sprawie decyzję. Brak współpracy ze strony płatnika z ZUS w trakcie postępowania wyjaśniającego, może skutkować wszczęciem postępowania kontrolnego w sprawie.

W przypadku, gdy płatnik co miesiąc przekazywał ubezpieczonym informacje zawarte w miesięcznych raportach imiennych, a także o ich korektach nie musi przekazywać im informacji rocznych. Wówczas, jedynie w sytuacji zwrócenia się przez ubezpieczonego o wydanie rocznej informacji płatnik jest zobowiązany mu ją przekazać.

Informacje roczne lub miesięczne w postaci raportu RMUA lub jego odpowiednika powinny być przekazywane ubezpieczonemu na piśmie, natomiast za jego zgodą w formie dokumentu elektronicznego. Przy czym przepisy u.s.u.s. nie odnoszą się do formy wyrażenia przez ubezpieczonego takiej dyspozycji. W związku z powyższym zgoda na otrzymywanie informacji w formie elektronicznej może zostać wyrażona zarówno na piśmie jak i ustnie.

Obowiązek przekazywania przez płatnika informacji rocznej zgodnie z przepisami u.s.u.s. odnosi się do wszystkich ubezpieczonych, w tym również do osób, których obowiązek ubezpieczenia ustał w ciągu roku kalendarzowego. Zatem w sytuacji jedynie wskazania osobom zatrudnionym miejsca – portalu elektronicznego u płatnika, skąd mogą sami wydrukować informację powoduje, iż po ustaniu zatrudnienia nie mają oni dostępu do danych. Ponadto, w przypadku nie wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji w postaci elektronicznej istnieje ryzyko zarzutu ze strony ubezpieczonego o niedotrzymywanie obowiązków ze strony płatnika.

W konsekwencji płatnik, który nie przekaże ubezpieczonemu lub byłemu ubezpieczonemu rocznej informacji na piśmie nie dopełni obowiązków wynikających z u.s.u.s.

Zgodnie z art. 98 u.s.u.s. płatnicy nie dopełniający obowiązków związanych z zgłaszaniem i udzielaniem danych podlegają karze grzywny do 5000,00 zł.

Warto zauważyć, iż w komunikacie ZUS z dnia 13 listopada 2012 r. przedstawiono alternatywny sposób weryfikacji danych z raportów imiennych. W razie trudności w uzyskaniu danych od pracodawcy ubezpieczony może sprawdzić ich poprawność przy pomocy Platformy Usług Elektronicznych ZUS (http://pue.zus.pl/) lub zwrócić się jednostki organizacyjnej ZUS. Zgodnie z powyższym ubezpieczony nie jest całkowicie pozbawiony dostępu do informacji zawartych w złożonych za niego raportach i może samodzielnie dokonać ich sprawdzenia bez udziału pracodawcy. Oznacza to, że ma on możliwość weryfikacji danych przekazanych do ZUS nawet w sytuacji niewydania mu informacji rocznej RMUA.

Joanna Królikowska, autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Odpowiedzi udzielono 1 grudnia 2014 r.