W procesie tym najważniejsze jest włączenie w jego realizację wszystkich pracowników struktur organizacyjnych (decydentów, interesariuszy, członków zespołu wdrożeniowego). Natomiast ambasadorami całego przedsięwzięcia powinni być pracownicy działu HR. Pierwszym krokiem w tych działaniach powinna być weryfikacja procesów szkoleniowych i organizacyjnych oraz potrzeb i oczekiwań organizacji.
Chodzi o odpowiedzi na pytania: czego oczekujemy od procesów rozwojowych, jak i kogo szkolimy, na jakich elementach najbardziej nam zależy, w którym kierunku chcemy się rozwijać? Drugim krokiem jest analiza dostępnych na rynku rozwiązań z zakresu e-learningu:
- systemów zawierających pojedyncze moduły szkoleniowe;
- szkoleń on-line zawierających moduły z wykorzystaniem wideokonferencji, dzielenia plików, elektronicznej białej tablicy;
- wielomodułowych platform HR: systemów kadrowych z modułami szkoleń, ocen pracowniczych, wideokonferencji, umożliwiających blended learning. Analiza rozwiązań to najistotniejszy element procesu wdrożenia. Obejmuje on analizę przedwdrożeniową i wdrożeniową. Analiza przedwdrożeniowa pozwala określić wymagania, jakie ma spełniać nowy system: dopytać dostawców o interesujące nas kwestie, zapoznać się z warunkami współpracy z dostawcą platformy, zaprezentować i przetestować dostępne systemy, lub odbyć wizyty referencyjne.
Czytaj: E-learning na nowo
Analiza wdrożeniowa zawiera dokumentację wypracowaną przez zespół wdrożeniowy wraz z dostawcą. Efekt końcowy to wybór konkretnego produktu zgodnego z potrzebami organizacji w ramach przyjętych kryteriów i budżetu. Kolejny krok to wdrożenie projektu zgodnie z przyjętym harmonogramem, zakresem i wymaganiami. Działania te powinny być poprzedzone szeroko rozumianą promocją rozwiązania (np. z wykorzystaniem intranetu, biuletynu informacyjnego, spotkań). Ważne jest tu zaangażowanie kadry menedżerskiej i pracowników działu HR. Warto, aby pierwsze szkolenie na platformie promujące wartość system przeprowadził menedżer HR przy aktywnym wsparciu członka zarządu i zespołu wdrożeniowego. Zawartość szkolenia to przedstawienie korzyści z właściwego dostosowania platformy e-learningowej w podziale na trzy aspekty:
- Potrzeby organizacji: dzielenie się wiedzą (skodyfikowane – w formie procedury i nieskodyfikowane – osobiste), baza wiedzy, łatwość kontroli wyników na różnych poziomach, przyspieszenie wprowadzenia nowych produktów na rynek, wsparcie wdrożenia nowych procesów i systemów informatycznych, zarządzanie szkoleniami i możliwość badania ich efektywności, zarządzanie wiedzą i kompetencjami pracowników, możliwość budowania ścieżek karier i rozwoju połączonych z systemem ocen, optymalizacja kosztów.
- Potrzeby menedżerów: szeroki i szybki dostęp do wszystkich pracowników (również w terenie), kontrola efektów pracy poszczególnych pracowników i realizacji wskaźników biznesowych, zarządzanie ścieżkami awansów lub premiowania pracowników, certyfikacja uprawnień, możliwość samorozwoju i oceny. Potrzeby pracowników: rozwój wiedzy i kompetencji, awanse, motywacja i wzrost wartości na rynku pracy. Ostatni krok to ustalenie właściciela biznesowego odpowiedzialnego za platformę e-learningową i jej rozwój, w tym odpowiedni i atrakcyjny kontent. System e-learningowy powinien umożliwiać elastyczne dostosowanie go do zmieniających się uwarunkowań gospodarczych i potrzeb rozwoju osobistego.
Małgorzata Gołąbek- dyrektor HR z doświadczeniem zdobytym w różnych sektorach biznesu: telekomunikacyjnym, usługowym, finansowym oraz produkcyjnym. Strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi ś ciśle wiąże z celami biznesowymi organizacji.
