Jeżeli związek zawodowy nie zrezygnuje z uzgodnienia planu urlopów, to do kiedy ten plan winien być stworzony? Np. do jakiej daty winno ustalić się plan urlopów na rok 2009?
Pracodawca nie chce stworzyć planu, pomimo interwencji związku zawodowego. Pracodawca przeciąga w czasie podjęcie decyzji, tworząc absurdalną sytuację, że dopiero pod koniec roku kalendarzowego będzie gotowy plan urlopów na rok bieżący.
Czy można jakoś zapobiec tej patologicznej sytuacji?
Zgodnie z art. 163 § 1 i 11 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94) - dalej k.p., pracodawca, u którego działa zakładowa organizacja związkowa ma obowiązek tworzenia planu urlopów, chyba że zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na nieutworzenie planu urlopów.
Kodeks pracy nie precyzuje, w jakim terminie pracodawca ma obowiązek wydania planu urlopów. W dawniejszej literaturze najczęściej uznawano, że plan urlopów powinien obejmować cały rok kalendarzowy. W ostatnich latach pojawiły się jednak stanowiska dopuszczające planowanie urlopów na okresy półroczne, a nawet kwartalne. Jak twierdzi K. Rączka kodeks pracy nie wymaga, aby plan urlopów obejmował cały rok kalendarzowy, dlatego też - stosownie do potrzeb i okoliczności - może on obejmować inne okresy roku kalendarzowego, np. okresy kwartalne lub półroczne, co jest nawet wskazane ze względu na wysokie prawdopodobieństwo zajścia okoliczności, zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy, nieprzewidywalnych w momencie sporządzania planu rocznego, które dezaktualizowałyby ten plan (por. K. Rączka, w: Kodeks pracy. Komentarz, red. Z. Salwa, Warszawa 2007, s. 607-608). Stanowisko to akceptuje również E. Chmielek - Łubińska, zdaniem której skoro obecna regulacja dopuszcza wypadki niesporządzania planu urlopów w ogóle, to tym bardziej można przyjąć jako dopuszczalne sporządzanie planu urlopów kwartalnie lub półrocznie (por. E. Chmielek - Łubińska, w: Kodeks pracy. Komentarz, red. L. Florek, Warszawa 2005, s. 928). Jeżeli u danego pracodawcy jest sporządzany plan urlopów, to powinien on zostać opracowany z odpowiednim wyprzedzeniem, aby pracownicy mogli się z nim zapoznać przed nadejściem terminu jego obowiązywania. Powinno być to troską nie tylko pracodawcy, lecz także zakładowej organizacji związkowej (K. Rączka, s. 608).
Praktyka opisana w pytaniu jest nieprawidłowa i niezgodna z prawem. W takiej sytuacji, jeżeli bezpośrednie interwencje zakładowej organizacji związkowej nie dały rezultatu, zakładowe organizacje związkowe mogą powiadomić o zaistniałych nieprawidłowościach Państwową Inspekcję Pracy. Warto zauważyć, że chociaż samo niewydanie planu urlopów nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika, to już mogące być jego następstwem nieudzielanie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżanie wymiaru urlopu jest zagrożone karą grzywny (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.). Warto również kwestię terminu wydania planu urlopów, okresów na jaki powinien on być ustalany oraz trybu informowania o nim pracowników doprecyzować w regulaminie pracy, i do tego zakładowe organizacje związkowe powinny dążyć. Pracodawca miałby wówczas znacznie mniejsze możliwości uchylania się od wydania tego planu. Wątpliwości budzi natomiast, czy niewydanie planu urlopów może być podstawą wszczęcia sporu zbiorowego. Spór zbiorowy może wprawdzie toczyć się w obronie naruszanych praw, ale tylko takich, których realizacji nie można dochodzić w drodze indywidualnego postępowania sądowego, pracownicy natomiast mogą dochodzić udzielenia urlopu przed sądem pracy.
Na marginesie należy zauważyć, że obecnie nie ma obowiązku uzgadniania planu urlopów z zakładową organizacją związkową - został on zniesiony przy okazji nowelizacji kodeksu pracy z 2002 r. Obecnie zatem zakładowa organizacja związkowa może wyrazić zgodę na nieustalanie planu urlopów przez pracodawcę, ale nawet jeśli takiej zgody nie wyda, to pracodawca nie ma obowiązku planu uzgadniać z zakładową organizacją związkową (szerzej na ten temat E. Chmielek - Łubińska, s. 929).