Pytanie pochodzi z publikacji Serwisu BHP
Czy pracodawca ma obowiązek archiwizowania nieaktualnych ocen ryzyka zawodowego?
Czy pracodawca ma obowiązek archiwizowania skierowań pracowników kierowanych przez niego na badania profilaktyczne?
Odpowiedź
Przepisy bhp nie obligują pracodawcy wprost do przechowywania archiwalnej (nieaktualnej) dokumentacji ryzyka zawodowego. Sądzę jednak, że z uwagi na mogące się w przyszłości toczyć postępowania mające na celu stwierdzenie choroby zawodowej u np. byłego już pracownika, pracodawca – we własnym, dobrze pojętym interesie - powinien dysponować taką dokumentacją. Warto więc ją przechowywać. Podobnie jest ze skierowaniami na badania profilaktyczne. Tutaj jednak sprawa jest o tyle prostsza, że takie skierowanie można podłączyć pod wydane przez lekarza medycyny pracy zaświadczenie po przeprowadzonych badaniach i wraz z nim przechowywać je w aktach osobowych pracownika.
Uzasadnienie
Stosownie do postanowień art. 226 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p., pracodawca jest obowiązany oceniać i dokumentować ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosować niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające to ryzyko. Ponadto pracodawca powinien informować pracowników o ryzyku zawodowym, jakie wiąże się z wykonywaną przez nich pracą, a także o zasadach ochrony przed zagrożeniami.
Pojęcie ryzyka zawodowego zostało zdefiniowane w § 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.), który stanowi, że jest to prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń związanych z wykonywaną pracą, powodujących straty, w szczególności wystąpienia u pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych w wyniku zagrożeń zawodowych występujących w środowisku pracy lub sposobu wykonywania pracy.
Podstawowym celem oceny ryzyka zawodowego jest zapewnienie poprawy warunków pracy i ochrony życia i zdrowia pracujących. To właśnie m.in. od sposobu przeprowadzenia tej oceny zależy w dużej mierze skuteczność funkcjonującego w organizacji systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.
Niezależnie od powyższego, dokumentacja ryzyka zawodowego jest często przedmiotem zainteresowania organu prowadzącego postępowanie w sprawie stwierdzania choroby zawodowej. Odpowiednie zapisy w dokumentacji takiej oceny, poparte np. pomiarami czynników szkodliwych występujących w środowisku pracy, mogą uchronić pracodawcę przed obciążeniem go odpowiedzialnością za tę chorobę i stwierdzeniem, że do zachorowania przez danego pracownika doszło właśnie w tym konkretnym zakładzie pracy.
Sądzę więc, że pomimo braku formalnego obowiązku przechowywania takiej dokumentacji przez określony ustawowo czas (tak jak np. dokumentacji kadrowo-płacowej, która zgodnie z przepisami prawa powinna być przechowywana 50 lat), warto - we własnym, dobrze pojętym interesie - dysponować taką dokumentacją.
Podobnie jest ze skierowaniami na badania profilaktyczne, które pracodawca powinien przechowywać po to, aby był w stanie wykazać, że prawidłowo określił wszystkie występujące na danym stanowisku pracy czynniki szkodliwe i uciążliwe dla zdrowia. Tutaj jednak sprawa jest o tyle prostsza, że takie skierowanie można podłączyć pod wydane przez lekarza medycyny pracy zaświadczenie lekarskie i wraz z nim przechowywać je w aktach osobowych pracownika.
Maciej Ambroziewicz, autor współpracuje z publikacją Serwis BHP.
Odpowiedzi udzielono: 6 sierpnia 2014 r.