Należy ustalić podstawę prawną
Punktem wyjścia do zapewnienia zgodności tego procesu z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO, Dz.Urz. UE L z 2016 r. 119, s. 1 ze zm.) jest ustalenie podstawy prawnej, na którą administrator (pracodawca) może się powołać.
Czytaj w LEX: Obowiązki i uprawnienia pracodawców oraz pracowników związane z ustawą o przeciwdziałaniu COVID-19 >
Pracodawca może powołać się na ochronę zdrowia pracowników
Moim zdaniem w związku z wprowadzeniem 20 marca 2020 r. stanu epidemii w Polsce, administrator danych będzie mógł powołać się zarówno na żywotny interes pracowników, których zdrowie chce chronić, jak i interes publiczny związany z ochroną zdrowia publicznego (co stanowi warunki legalizujące przetwarzanie określone w art. 6 ust. 1 lit. d, a także art. 9 ust. 2 lit. i RODO). Rekomendacja mierzenia temperatury ciała pracowników zakładów produkcyjnych znalazła się w niedostępnym już projekcie wytycznych Ministerstwa Rozwoju w zakresie funkcjonowania zakładów przemysłowych.Jednakże wytyczne są w tym momencie są już niedostępne i zgodnie z deklaracją MR, cały czas pozostają w fazie uzgodnień. Bezpośrednio do zagadnienia mierzenia temperatury ciała odniósł się Prezes UODO w opinii opublikowanej na swojej stronie internetowej "Sprawdzanie temperatury w celu zapobiegania rozprzestrzeniania się COVID-19", w której stwierdził, że przepisy RODO nie kolidują z podejmowaniem działań wspierających zapobieganie się rozprzestrzeniania COVID-19, jednakże mając na uwadze obecny stan prawny, podejmowanie takich działań powinno korespondować z aktualnymi decyzjami oraz zaleceniami GIS. W związku z tym w przypadku braku ogólnego zalecenia w tym zakresie, pracodawcy powinni skonsultować to działanie z inspektorem sanitarnym, który może wydać decyzję o objęciu zakładu pracy obowiązkiem mierzenia temperatury lub wydać rekomendację w tym zakresie (https://uodo.gov.pl/pl/138/1516, dostęp z 7.05.2020 r.). Prezes UODO nie odniósł się w swoim stanowisku do kwestii zapewnienia bezpieczeństwa pracy pracowników, wynikającej z przepisów prawa pracy.
W praktyce powołanie się na te przesłanki przez zakład produkcyjny, w momencie ustanowienia stanu epidemii w Polsce, w związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa pracowników w zakładzie produkcyjnym, moim zdaniem znajduje uzasadnienie. Należy jednak brać pod uwagę, że powinno to być rozwiązanie tymczasowej i wspierające inne działania, najlepiej skonsultowanie z inspektorem sanitarnym. Dodatkowymi czynnikami przemawiającymi za podjęciem dodatkowych działań w celu ochrony życia i zdrowia pracowników przez pracodawcę może być duża liczba wszystkich pracowników, realizujących swoje zadania w zakładzie pracy, a także organizacja pracy przy linii produkcyjnej, która może zwiększać ryzyko wzajemnego zarażenia.
Zobacz procedurę w LEX: Przyznanie przedsiębiorcom zatrudniającym pracowników dofinansowania części kosztów związanych z pracownikami w związku z pandemią koronawirusa >
Sprawdź w LEX: Jak zmniejszyć nominalny czas pracy o 20% w związku z epidemią koronawirusa? >
Administrator przeprowadza ocenę skutków dla ochrony danych osobowych
Uważam, że administrator powinien przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych osobowych, zgodnie z art. 35 RODO dla tego procesu. Pomijając obowiązki wynikające z RODO w tym zakresie, jest to po prostu dość szybkie i skuteczne narzędzie, które pozwoli przeanalizować proces pod kątem ryzyka dla naruszenia prawa do prywatności pracowników, a także od razu zaplanować odpowiednie działania minimalizujące. W tym celu można skorzystać na przykład z programu polecanego przez Prezesa UODO (uodo.gov.pl/pl/123/213, dostęp z 7.04.2020 r.).
Sprawdź w LEX: Czy pracodawca, powołując się na stan epidemii, może nie wypłacać odpraw zwalnianym pracownikom? >
Muszę także podkreślić, że mierzenie temperatury ciała powinno być narzędziem wspierającym, a nie zastępującym działania mające na celu ograniczenie ryzyka rozprzestrzeniania się zarażeń wśród pracowników. GIS we wszystkich swoich zaleceniach kładzie nacisk na zapewnienie odpowiednich środków higieny, dezynfekcję oraz edukowanie pracowników. Niestety podwyższona temperatura jest objawem, który nie musi pojawić się od razu, więc osoba zarażona, może zarażać nawet kilka lub kilkanaście dni przed pojawieniem się pierwszych, charakterystycznych objawów choroby. Stąd wprowadzanie w wielu zakładach pracy zmianowej, odseparowywanie zespołów, a także ludzi, podczas wykonywanej przez nich pracy, aby ograniczyć ryzyko wzajemnego zarażania się.
Sprawdź w LEX: Czy pracodawca może powołać się w wypowiedzeniu umowy o pracę na sytuację epidemiologiczną? >
Pracowników trzeba poinformować o kamerach termowizyjnych
W przypadku wprowadzenia monitoringu termowizyjnego, pracownicy powinni być poinformowani o zakresie, sposobie i celu funkcjonowania monitoringu. W szczególności poprzez obwieszczenie pracodawcy, w którym zostanie także zrealizowany obowiązek informacyjny z art. 13 ust. 1 i 2 RODO. Konieczność przekazania nowej klauzuli informacyjnej podyktowana jest zmianą celu, sposobu i podstawy prawnej przetwarzania danych pracowników.
Sprawdź w LEX: Jak mierzyć odległość między stanowiskami pracy w związku z wymaganiem utrzymania 1,5 metra dystansu? >
Należy opracować zasady weryfikowania wyników
W mojej opinii, ponieważ mierzenie temperatury ciała służy do oceny stanu zdrowia pracownika, jest to informacja szczególnej kategorii, należy zatem wdrożyć także adekwatne środki ochrony tej informacji. Po pierwsze przemyśleć miejsce mierzenia temperatury ciała, a także częstotliwość wykonywania tej czynności. Nie powinno mieć to charakteru ciągłego, gdyż mogłoby niekorzystnie wpływać na poczucie prywatności pracownika. Dostęp do wyników analizy termowizyjnej powinien mieć tylko ścisły krąg pracowników. Należy opracować zasady/procedurę weryfikowania wyników, tego, kto powinien to robić, jak często powinien to robić i jak należy postąpić w przypadku określonych wyników, np. czy należy ponowić pomiar, czy odseparować taką osobę i jej najbliższe otoczenie. Może taka osoba zostanie poproszona o zweryfikowanie aktualnej temperatury ciała ręcznym, bezdotykowym termometrem.
Chciałabym także podkreślić, że obecny stan epidemii, a także ryzyka dla życia i zdrowia ludzi wynikające z możliwego zakażenia, bardzo wpływają na samopoczucie pracowników, mogąc powodować u nich nawet skrajne emocje. Pracodawca musi zapewnić odpowiednie procedury postępowania w przypadku podejrzenia, że wśród pracowników jest ktoś przeziębiony, być może zarażony, aby nie narażać tej osoby na dyskryminację, szykany, agresję ze strony przerażonych współpracowników. Podobnie wprowadzając monitoring termowizyjny, powinien zadbać o właściwe poinformowanie pracowników o zasadach jego działania, aby rozumieli jak to się odbywa i że informacje o stanie ich zdrowia, nie będą podlegały upublicznieniu.
Sprawdź w LEX: Czy pracodawca może dołączać dokumenty elektroniczne do dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej? >
Jeżeli monitoring obsługuje firma zewnętrzna (w szczególności wykorzystywane są zewnętrzne serwery), należy z taką firmą zawrzeć umowę powierzenia danych osobowych, zgodnie z art. 28 RODO.
Wracając do kwestii związanych z monitoringiem, jeżeli w zakładzie pracy jest organizacja związkowa lub rada pracowników, należałoby rozważyć omówienie z nią tego działania, analogicznie jak w przypadku monitoringu wizyjnego.
Więcej pytań i odpowiedzi znajdziesz w LEX Ochrona Danych Osobowych :
W LEX Ochrona Danych Osobowych znajdziesz wzory dokumentów
Regulamin funkcjonowania Inspektora ochrony danych - POBIERZ WZÓR >
Raport z naruszenia ochrony danych - POBIERZ WZÓR >
Polityka ochrony danych osobowych w podmiocie leczniczym - POBIERZ WZÓR >