Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2013/C 365/17)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwany dalej "Urzędem", inaczej "EFSA") z siedzibą w Parmie został ustanowiony rozporządzeniem (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady ¹ . Główne zadania Urzędu obejmują dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowania prawodawstwa Unii w dziedzinie żywności i jej bezpieczeństwa oraz gromadzenie i analizę danych umożliwiających określanie i kontrolę obszarów ryzyka, a także informowanie o nich w sposób niezależny ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ³ oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ⁵ kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw:

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁶ oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁷ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ

11. Zatwierdzenie systemów księgowych przez księgowego Urzędu obejmuje centralne systemy ABAC i SAP, ale nie obejmuje systemów lokalnych ani niezawodności wymiany danych pomiędzy systemami centralnymi i lokalnymi. Wiąże się z tym ryzyko dla wiarygodności danych księgowych.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

12. W następstwie ogólnych ocen ryzyka przeprowadzonych przez zewnętrznego konsultanta w 2012 r. i przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji w lutym 2013 r. zidentyfikowano szereg potencjalnych krytycznych zagrożeń w mechanizmach kontrolnych Urzędu, zwłaszcza w dziedzinie zarządzania danymi, ciągłości działania i bezpieczeństwa informatycznego. W 2012 r. Urząd rozpoczął proces kompleksowej samooceny swojego systemu kontroli wewnętrznej. Proces ten jest w toku, a realizacja działań naprawczych planowana jest na 2013 r.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

13. Ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wyniósł 99 %. Jednak w tytule II (wydatki administracyjne) oraz w tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wynoszący odpowiednio 2,3 mln euro (22 % środków w tytule II) i 5,6 mln euro (30 % środków w tytule III). W tytule II przeniesienia na kwotę 1,1 mln euro zostały dokonane zgodnie z planem zarządzania EFSA lub były związane z płatnościami, które zostały wstrzymane z przyczyn niezależnych od Urzędu. W tytule III przeniesienia na kwotę 2,1 mln euro zostały dokonane zgodnie z planem zarządzania EFSA, a kwota 0,83 mln euro została przeniesiona z przyczyn niezależnych od Urzędu.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 17 września 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy)
2011	Wysoki poziom przesunięć budżetowych wskazuje na uchybienia w planowaniu i wykonaniu budżetu i stanowi naruszenie zasady specyfikacji.	w trakcie realizacji
2011	W grudniu 2011 r. Urząd nabył nowy budynek, w którym mieści się jego siedziba, za 36,8 mln euro. Kwota ta zostanie spłacona w ratach kwartalnych w ciągu 25 lat, a odsetki wyniosą 18,5 mln euro. Trybunał stwierdza, że możliwe było zwrócenie się do władz budżetowych o znalezienie bardziej ekonomicznej alternatywy, zgodnej z zasadą należytego zarządzania finansami i w pełni zapewniającej przestrzeganie rozporządzenia finansowego.	w trakcie realizacji (Komisja nie zgodziła się na przekazanie dodatkowych środków na spłatę kredytu w całości)
2011	Wskazana jest poprawa przejrzystości procedury rekrutacyjnej. Komisja rekrutacyjna określiła pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne po dokonaniu przeglądu kandydatur, a członkowie komisji rekrutacyjnej podpisali oświadczenia w sprawie poufności oraz deklaracje konfliktu interesów dopiero w trakcie przeglądu kandydatur, a nie przed przystąpieniem do tej czynności.	w trakcie realizacji (w marcu 2012 r. wpro- wadzono nowe wytyczne w dziedzinie naboru w celu napra- wienia tych niedociąg- nięć w przyszłości)

ZAŁĄCZNIK Nr  II

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Gromadzenie informacji - wspólna polityka rolna (art. 38 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE)) - funkcjonowanie rynku wewnętrznego (art. 114 TFUE) - zdrowie publiczne (art. 168 TFUE) - wspólna polityka handlowa (art. 206 TFUE)
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady)	Cele - wydawanie opinii naukowych oraz zapewnianie wsparcia naukowo-technicznego w zakresie prawodawstwa i polityki, które wywierają bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczeństwo żywności i pasz, - dostarczanie obiektywnych informacji o ryzyku w zakresie bezpieczeństwa żywności, - przyczynianie się do osiągnięcia wysokiego poziomu ochrony zdrowia i życia ludzkiego, - gromadzenie i analiza danych, które umożliwiają scharakteryzowanie i monitorowanie ryzyka. Zadania - wydawanie opinii i opracowań naukowych, - wspieranie rozwoju jednolitych metod oceny ryzyka, - wspieranie Komisji, - poszukiwanie, analiza i podsumowywanie danych naukowo-technicznych, - identyfikacja i charakteryzowanie wyłaniającego się ryzyka, - tworzenie sieci organizacji działających w podobnych obszarach, - pomoc naukowo-techniczna w zarządzaniu kryzysowym, - poprawa współpracy międzynarodowej, - dostarczanie opinii publicznej i zainteresowanym stronom wiarygodnych, obiektywnych i zrozumiałych informacji, - udział w systemie wczesnego ostrzegania prowadzonym przez Komisję.
Zarządzanie	Zarząd Skład 14 członków mianowanych przez Radę (w porozumieniu z Parlamentem Europejskim i Komisją) oraz jeden przedstawiciel Komisji. Zadania Przyjmowanie programu prac i budżetu oraz nadzór nad ich wykonaniem. Dyrektor zarządzający Mianowany przez zarząd z listy kandydatów przedstawionej przez Komisję oraz po przesłuchaniu w Parlamencie Europejskim. Forum doradcze Skład Po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego. Zadania Doradzanie dyrektorowi zarządzającemu. Komitet naukowy i panele naukowe Przygotowywanie opinii naukowych Urzędu. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Jednostka kontroli wewnętrznej EFSA. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2012 (2011)	Budżet 78,3 (78,8) mln euro, w tym dotacja Unii: 100 % (100 %). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r. Liczba stanowisk w planie zatrudnienia: 355 (355), z czego obsadzonych: - 342 (334) pracowników (pracownicy tymczasowi i urzędnicy) - 124 (109) innych pracowników (pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci krajowi) Liczba pracowników ogółem (w tym dziewięć ofert podjęcia pracy wysłanych do dnia 31.12.2012 r.): 466 (443), w tym wykonujący zadania: - operacyjne: 383 (326) - administracyjne: 83 (117)
Produkty i usługi w roku 2012 (2011)	Produkty naukowe i publikacje dodatkowe w roku 2012 (2011) Działanie nr 1: Wydawanie opinii naukowych, doradztwo oraz strategie oceny ryzyka - wytyczne komitetu naukowego / panelu naukowego: 4 (9) - opinia komitetu naukowego / panelu naukowego: 46 (38) - raport naukowy Urzędu: 9 (3) - oświadczenie Urzędu: 2 (3) - oświadczenie komitetu naukowego / panelu naukowego: 4 (4 Łącznie produkty naukowe działania nr 1: 65 (57) Działanie nr 2: Ocena produktów, substancji oraz wniosków podlegających procedurze wydawania pozwoleń - wniosek dotyczący oceny partnerskiej w zakresie pestycydów: 60 (54) - wytyczne Urzędu: 0 (2) - wytyczne komitetu naukowego / panelu naukowego: 7 (17) - opinia komitetu naukowego / panelu naukowego: 241 (298) - raport naukowy Urzędu: 1 (1) - oświadczenie komitetu naukowego / panelu naukowego: 7 (9) - oświadczenie Urzędu: 4 (3) Łącznie produkty naukowe działania nr 2: 320 (384) Działanie nr 3: Gromadzenie danych, współpraca naukowa i tworzenie sieci - wytyczne Urzędu: 1 (3) - oświadczenie Urzędu: 4 (0) - uzasadniona opinia: 114 (88) - raport naukowy Urzędu: 12 (16) Łącznie produkty naukowe działania nr 3: 131 (107) Publikacje dodatkowe - sprawozdanie dotyczące zorganizowanych imprez: 11 (8) - zewnętrzny raport naukowy: 74 (37) - sprawozdania techniczne: 77 (65) Publikacje dodatkowe ogółem: 162 (110) Produkty ogółem: 678 (658) - produkty naukowe poparte działaniami informacyjnymi: 9,5 % (35 %) - konsultacje publiczne: 39 (78) - odwiedziny strony internetowej: 4,4 (3,5) miliona - abonenci elektronicznego biuletynu: 30 309 (27 933) - relacje w mediach: 9 194 (9 397) - zapytania ze strony mediów: 893 (1 086) - komunikaty prasowe: 25 (15) - internetowe tematy informacyjne: 60 (63) - wywiady: 111 (126)
Źródło: informacje przekazane przez Urząd.

ODPOWIEDZI AGENCJI

11. Ryzyko, o którym wspomina Trybunał, nie zmaterializowało się wskutek zastosowania niedokładnych danych przez księgowego Urzędu. Urząd jednak zintegruje swoje lokalne systemy z procesem walidacji przez księgowego.

12. W ramach swoich wewnętrznych procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej Urząd regularnie przeprowadza oceny wysokiego ryzyka, aby móc określić i przyjąć odpowiednie środki służące zmniejszeniu negatywnych skutków możliwych zagrożeń. To działanie jest kluczowym elementem kontroli wewnętrznej wprowadzonym, aby zwiększyć prawdopodobieństwo realizacji przez Urząd swoich celów. Urząd będzie w dalszym stopniu wzmacniał takie oparte na ryzyku zaradcze podejście do zarządzania.

13. Urząd będzie w dalszym stopniu usprawniał monitorowanie wykonania budżetu, aby przeniesienie pozostało w zgodzie z celami wykonania budżetu określonymi dla działalności operacyjnej.

1 Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.

2 Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

3 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

7 Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2013.365.120
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu.
• Data aktu: 17/09/2013
• Data ogłoszenia: 13/12/2013