1. Wprowadzenie
W związku z coraz szerszym wykorzystywaniem różnego rodzaju kanałów komunikacji pomiędzy firmami farmaceutycznymi lub biomedycznymi a tzw. profesjonalistami, tj. osobami uprawnionymi do wystawiania recept lub do obrotu produktami leczniczymi, powstaje potrzeba zapewnienia możliwości prowadzenia takiej działalności zgodnie z prawem. Powyższe dotyczy zarówno firm farmaceutycznych, które są w stanie prowadzić korespondencję we własnym zakresie, jak i podmiotów, które wyspecjalizowały się w świadczeniu takich usług, np. usługi mailingu na zlecenie. Zagadnienie to wiąże się przede wszystkim z koniecznością uzyskania odpowiednich zgód.

2. Regulacje prawne
Na wstępie należy wskazać, że te same regulacje odnoszą się zarówno do przekazów o charakterze reklamowym, jak i niereklamowym. Jednakże zgodnie z art. 57 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 45, poz. 271 z późn. zm.) do nieprofesjonalistów, czyli szerokiej publiczności, nie wolno kierować między innymi reklamy leków wydawanych wyłącznie na receptę oraz leków refundowanych.
Podstawowe znaczenie dla prowadzenia korespondencji mają: ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) – dalej u.o.d.o. oraz ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 z późn. zm.) – dalej u.ś.u.d.e. Pierwszy z tych aktów reguluje ogólnie kwestie wykorzystywania danych osobowych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 u.o.d.o. przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę;
2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
4) jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą, przy czym za prawnie usprawiedliwiony cel, o którym mowa powyżej, uważa się w szczególności marketing bezpośredni własnych produktów lub usług administratora danych oraz dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

W praktyce najczęściej wykorzystywaną przesłanką jest uzyskanie zgody. Zgoda taka nie musi mieć formy pisemnej (chyba że przetwarzane dane mają charakter sensytywny) i może być wyrażona również w formie ustnej czy poprzez wykorzystanie formularza na stronie internetowej. Jednakże w przypadku zgody w formie ustnej administrator danych będzie miał znaczne trudności w udowodnieniu, że taką zgodę posiada. Z tego powodu sugeruje się zbieranie zgód, nawet w przypadku danych niemających charakteru sensytywnego, w formie pisemnej. W przypadku uzyskiwania zgody należy również dokonać tzw. obowiązku informacyjnego, tj. poinformować osobę, której danej będą przetwarzane o: (i) adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, (ii) celu zbierania danych, a w szczególności o znanych w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych, (iii) prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania oraz (iv) dobrowolności albo obowiązku podania danych, jeżeli przewiduje go konkretny przepis prawa. Oczywiście wskazany w formularzu cel powinien odpowiadać faktycznemu sposobowi przetwarzania danych, tj. w przypadku uzyskania zgody np. w zakresie prowadzenia badań klinicznych nie będziemy mieli bezpośredniej podstawy do przetwarzania danych na cele promocyjne.

Taka zgoda, uzyskana zgodnie z prawem, pozwoli na przesyłanie określonych materiałów drogą pocztową bądź na kontakty telefoniczne. Jednakże należy podkreślić, że zgoda uzyskana wyłącznie w oparciu o przepisy o ochronie danych osobowych nie stanowi podstawy do przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną. Powyższe wynika z faktu, że art. 10 ust. 1 u.ś.u.d.e. zakazuje przesyłania niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej. Ustawa ta za informację handlową uznaje każdą informację przeznaczoną bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy lub osoby wykonującej zawód, której prawo do wykonywania zawodu jest uzależnione od spełnienia wymagań określonych w odrębnych ustawach, z wyłączeniem informacji umożliwiającej porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej z określoną osobą oraz informacji o towarach i usługach niesłużącej osiągnięciu efektu handlowego pożądanego przez podmiot, który zleca jej rozpowszechnianie, w szczególności bez wynagrodzenia lub innych korzyści od producentów, sprzedawców i świadczących usługi. Powyższy zakaz nie jest jednak absolutny. Zgodnie bowiem z art. 10 ust. 2 u.ś.u.d.e. informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny. W takim przypadku możliwe jest przesłanie informacji handlowej, jednakże musi ona być wyraźnie wyodrębniona i oznaczona w sposób niebudzący wątpliwości, że jest to informacja handlowa, oraz musi zawierać: (i) oznaczenie podmiotu, na którego zlecenie jest ona rozpowszechniana, jego adresy elektroniczne, (ii) wyraźny opis form działalności promocyjnej, w szczególności obniżek cen, nieodpłatnych świadczeń pieniężnych lub rzeczowych i innych korzyści związanych z promowanym towarem, usługą lub wizerunkiem, a także jednoznaczne określenie warunków niezbędnych do skorzystania z tych korzyści, o ile są one składnikiem oferty, jak też (iii) wszelkie informacje, które mogą mieć wpływ na określenie zakresu odpowiedzialności stron, w szczególności ostrzeżenia i zastrzeżenia.
(...)