Która z instytucji (ZUS, Prokuratura) może żądać wyłącznie oryginału dokumentacji medycznej?

Czy szpital wydając kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem może odmówić wydania oryginałów?

Żaden z podmiotów uprawnionych do dostępu do dokumentacji medycznej nie jest ani szczególnie upoważniony ani też pozbawiony prawa żądania oryginału dokumentacji medycznej.

Zasady udostępniania dokumentacji medycznej regulują przepisy rozdziału 7 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta – dalej u.p.p. Zgodnie z powołaną ustawą (a ściśle z art. 26 u.p.p.), prawo dostępu do dokumentacji – na równych prawach – mają pacjent lub jego przedstawiciel ustawowy, bądź osoba upoważniona przez pacjenta. Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną również:

1) podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych;
2) organom władzy publicznej, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom krajowym i wojewódzkim, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w szczególności kontroli i nadzoru;
3) ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem;
4) uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom, jeżeli badanie zostało przeprowadzone na ich wniosek;
5) organom rentowym oraz zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem;
6) podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów;
7) zakładom ubezpieczeń, za zgodą pacjenta;
8) komisjom lekarskim podległym ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, wojskowym komisjom lekarskim oraz komisjom lekarskim Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Agencji Wywiadu, podległym Szefom właściwych Agencji;
9) lekarzowi, pielęgniarce lub położnej, w związku z prowadzeniem procedury oceniającej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji w ochronie zdrowia, w zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia;
10) wojewódzkiej komisji do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, o której mowa w art. 67e ust. 1, w zakresie prowadzonego postępowania;
11) spadkobiercom w zakresie prowadzonego postępowania przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, o której mowa w art. 67e ust. 1;
12) osobom wykonującym czynności kontrolne na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. Nr 113, poz. 657 i Nr 174, poz. 1039), w zakresie niezbędnym do ich przeprowadzenia;

podmiotom, o których mowa w art. 119 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli na zlecenie ministra właściwego do spraw zdrowia

Żadnemu z tych podmiotów nie przyznano wyłącznego prawa do żądania oryginału dokumentacji. Ustawa wskazuje także równoważne formy udostępniania dokumentacji medycznej. Zgodnie z art. 27 u.p.p. dokumentacja medyczna jest udostępniana:

1) do wglądu, w tym także do baz danych w zakresie ochrony zdrowia, w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych;
2) poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów, kopii lub wydruków;
3) poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji;
4) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;
5) na informatycznym nośniku danych

Autorka z praktyki jednak sugeruje aby w razie wniosku o wydanie oryginału skrupulatnie wykonać dla siebie kopię a także aby skrupulatnie egzekwować zwrot oryginału. Oryginał bowiem – jak wynika z przepisów – może być tylko wypożyczony. Warto także zapytać podmiot wnioskujący, czy na pewno potrzebuje oryginału. W praktyce bowiem zdarza się, że ZUS żąda oryginału aby nie ponosić kosztów udostępnienia zapominając, że zgodnie z art. 77 ust. 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych i art. 121 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych udostępnianie dokumentacji dla celów orzeczniczych następuje bez opłat.

Prokuratura, sądy – w tym zawodowe – proszą o oryginał w zasadzie celem wykonania badań dokumentów. W tym zakresie kopia nie jest wystarczająca. Nie można odmówić wydania oryginału w okolicznościach wskazanych w pytaniu. Wydania należy odmówić zawsze wtedy, gdy wniosek pochodzi od nieuprawnionej osoby lub z innego powodu jest wadliwy. Ale nie można odmówić wydania oryginału zastępując go potwierdzoną kopią.