Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawo i Zdrowie
Jak stanowią przepisy prawa odnośnie potwierdzania kserokopii dokumentów za zgodność z oryginałem - czy w jednostce (np. SP ZOZ) kserokopie dokumentów może potwierdzać jedynie kierownik jednostki bądź osoba przez niego upoważniona?
Czy takie upoważnienie może mieć charakter stały do określonej grupy dokumentów (np. dokumentacja medyczna, pełnomocnictwa), czy powinno być wydawane każdorazowo?
Czy potwierdzać za zgodność z oryginałem może osoba (bez upoważnienia), która kseruje dokument z oryginału, czyli faktycznie może potwierdzić ten fakt?
Odpowiedź:
Potwierdzenia zgodności wydruku lub kopii dokumentacji medycznej dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu lub osoba, której udzielono w tym zakresie upoważnienia. Nie ma przeszkód by było to upoważnienie stałe. Odmienne zasady mogą wynikać z dokumentów określających zasady postępowania w danym przypadku, np. w ogłoszonym postępowaniu przetargowym.
Uzasadnienie:
Zgodnie z § 83 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 177) - dalej r.s.d.m., udostępnianie dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej następuje m.in. poprzez przekazanie papierowych wydruków - na żądanie uprawnionych podmiotów lub organów. Paragraf 83 ust. 3 r.s.d.m. wymaga w takiej sytuacji, aby osoba upoważniona przez podmiot potwierdzała ich zgodność z dokumentacją w postaci elektronicznej i opatrzyła swoim oznaczeniem, zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 3 r.s.d.m., zamieszczając swoje nazwisko i imię, tytuł zawodowy, uzyskane specjalizacje, numer prawa wykonywania zawodu - w przypadku lekarza, pielęgniarki i położnej oraz podpis.
Paragraf 83 r.s.d.m. mówi o osobie upoważnionej przez podmiot, co oznacza, iż winna być to osoba uprawniona do składania oświadczeń w imieniu tego podmiotu (reprezentowania podmiotu), lub osoba legitymująca się upoważnieniem udzielonym przez osobę uprawnioną do reprezentowania tego podmiotu.
Nie ma przeszkód by upoważnienie miało charakter stały dla określonej grupy dokumentów. Nie jest natomiast dopuszczalne dokonywanie takiego potwierdzenia przez osobę, która nie jest uprawniona do reprezentowania podmiotu ani nie otrzymała upoważnienia do wykonywania tych czynności.
Przedstawiony wyżej stan prawny dotyczy wydawania wydruków z dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej, gdyż tylko w tym przypadku przepisy przewidują obowiązek potwierdzania zgodności z oryginałem. Te same zasady odnosić się będą jednak do wydawania kserokopii dokumentacji papierowej.
W przypadku dokumentów innych niż dokumentacja medyczna zasady potwierdzenia zgodności z oryginałem winny być analogiczne, jednak z tym zastrzeżeniem, iż w określonych przypadkach odmienne zasady mogą wynikać z treści postanowień szczególnych - np. w toku postępowania przetargowego zamawiający może określić, iż załączane do oferty kopie dokumentów winny być potwierdzone za zgodność z oryginałem wyłącznie przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu zgodnie z KRS.
Iwona Kaczorowska-Kossowska, autorka współpracuje z Serwisem Prawo i Zdrowie
Odpowiedzi udzielono 8 października 2014 r.
\