Czy samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej zobowiązany jest do opracowania i wdrożenia instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej?

Odpowiedzi udziela wprost przepis ustawy. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - dalej u.n.z.a. organy i kierownicy państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:

1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych;
2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w organie lub jednostce organizacyjnej, o których mowa w art. 6 ust. 1 u.n.z.a., grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji;
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie wymienia wprost SP ZOZ-ów jako podmiotów zobowiązanych do opracowania i wdrożenia wskazanych w pytaniu dokumentów. SP ZOZ-y mieszczą się jednak w kategoriach podmiotów wskazanych w art. 6 u.n.z.a. Najczęściej stanowią one samorządowe jednostki organizacyjne jako podmioty tworzone przez jednostki samorządu terytorialnego (województwa samorządowe, powiaty, gminy). SP ZOZ-y utworzone przez centralne organy państwa, ministerstwa itp. Należą do kategorii państwowych jednostek organizacyjnych. W związku z tym wyjaśnieniem SP ZOZ-y oczywiście są zobowiązane do opracowania i wdrożenia objętych pytaniem dokumentów.