Beata Igielska: Jak uczelnia poradziła sobie z zarządzaniem w czasie pandemii - jak wyglądał obieg dokumentów?
Monika Harpula: Początek pandemii Covid -19 był nie lada wyzwaniem dla każdego zarządzającego jakąś grupą osób, firmą, organizacją. Uniwersytet Jagielloński nie był i nie jest, w tej materii żadnym wyjątkiem. Może jedynie charakteryzuje nas większa skala pewnych działań. Dla pełniejszego zobrazowania tych słów przytoczę kilka liczb: ponad 6 tysiecy zatrudnionych pracowników, prawie 40 tysięcy studentów i doktorantów, kilkadziesiąt obiektów, w których prowadzone są zajęcia dydaktyczne i badania naukowe.
Czytaj: Raport: Pandemia przyspieszyła cyfryzację uczelni>>
Jednak pomimo wspomnianych wielkości, w pierwszym etapie pandemii, w marcu 2020 roku, udało nam się w niespełna trzy tygodnie przejść na całkowitą naukę, ale i pracę w formie zdalnej. Pomogły nam w tym oczywiście procedury, zaangażowanie ludzi, ale przede wszystkim systemy informatyczne, które posiadamy i które jeszcze chyba nigdy w życiu nie odgrywały tak pierwszoplanowej roli. W zasadzie w tak krótkim czasie praktycznie wyeliminowaliśmy papierowy obieg dokumentów, co stało się możliwe dzięki Zintegrowanemu Systemowi Zarządzania Uczelnią SAP oraz będącemu wciąż w fazie wdrażania systemowi EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją).
Czytaj: Kanclerz SGH: Elektroniczny obieg dokumentów na uczelni to dziś konieczność>>
Z jakich systemów państwo korzystają? Jak one się sprawują?
Jak już wspomniałam, kluczowymi systemami są SAP, EZD, ale i w kwestii obsługi studentów oraz doktorantów USOSweb. Wszystkie te systemy odgrywały w ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy bardzo ważną rolę. Każdy z nich umożliwia nam elektroniczną realizację innych procesów, a wzajemnie się doskonale uzupełniają. I tak dzięki systemowi SAP możliwa jest realizacja działań finansowo-księgowych, m.in. z takich obszarów jak: środki pieniężne, rachunkowość budżetowa, controlling, badania naukowe, sprzedaż i dystrybucja, środki trwałe, gospodarka materiałowa, podróże służbowe czy zarządzanie nieruchomościami. Dzięki temu systemowi jesteśmy w stanie obsłużyć również liczne procesy kadrowo-płacowe, choćby takie jak: wypłata wszelkich wynagrodzeń, stypendiów, elektroniczne składanie wniosków urlopowych czy też wniosków o inne nieobecności. Bardzo dużo działań mogą wykonać pracownicy samodzielnie poprzez portal pracowniczy stanowiący integralną część systemu SAP.
Czytaj: Kanclerz: Wiele rozwiązań z czasu pandemii pozostanie na uczelni>>
System EZD pozwala nam natomiast na przekazywanie dokumentacji w wersji elektronicznej. Na chwilę obecną mówimy tutaj o dokumentacji wewnętrznej, pomiędzy wszystkimi jednostkami UJ, ale w planach mamy rozbudowę tego systemu i poszerzenie go o obsługę wszelkiej korespondencji przychodzącej z zewnątrz. System USOSweb pozwala nam zarządzać tokiem studiów bez konieczności pisania wielu podań i wniosków w formie papierowej. Także jak widać możliwości tych systemów są ogromne. Obecnie najnowszym udogodnieniem jest wprowadzenie w systemie SAP funkcji elektronicznego obiegu faktur.
Czytaj: Potrzebny jeden program do obsługi uczelni>>
Jak wyglądał kontakt ze studentem?
Kontakt ze studentami w formie osobistej został ograniczony do niezbędnego minimum. W zasadzie prawie wszystkie sprawy studenckie mogły być procedowane w formie elektronicznej lub w trakcie spotkań online, np. na platformie MS Teams. Jeśli zachodziła już konieczność osobistego spotkania, to było ono możliwe jedynie po uprzednim umówieniu się, co odbywało się za sprawą specjalnego systemu umożliwiającego wybór konkretnego dnia i konkretnej godziny spotkania. Dzięki temu uniknęliśmy gromadzenia się ludzi w budynkach uczelni. Zajęcia zaś odbywały się w pełni zdalnie, co możliwe było dzięki zaangażowaniu samych wykładowców, ale przy ogromnym wsparciu Centrum Informatyki UJ i Centrum Zdalnego Nauczania UJ.
Czego by wam brakowało, żeby było sprawniej?
Jak najszybszego dokończenia wdrożenia systemu EZD w pełnej wersji, co pozwoliłoby również na wyeliminowanie krążących po uczelni dokumentów papierowych pochodzących z tzw. poczty zewnętrznej.
Jak doświadczenia z pandemii wpłynęły na przygotowanie obecnego roku akademickiego? jakieś rozwiązania techniczne zostaną?
Czas pandemii już na trwałe pozostawi swe skutki w organizacji pracy. Nie tylko pozostaną z nami wszystkie osiągnięcia techniczne, które w tym czasie zostały w trybie przyspieszonym wdrożone lub zaimplementowane w UJ, ale wiele form aktywności uniwersytetu będzie mogła już na stałe odbywać się w formie zdalnej lub hybrydowej.
W jakim stopniu pandemia przyspieszyła cyfryzację uczelni?
W ogromnym. Jeszcze nigdy tak wiele w tak krótkim czasie nie zostało osiągnięte w tej sferze działań uniwersyteckich.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.