Beata Igielska: W SGH działa Centrum Kompetencyjne EZD EDU. Co to za system? Co usprawnia?
Marcin Dąbrowski, kanclerz SGH: Szkoła Główna Handlowa w Warszawie jako pierwsza uczelnia w Polsce zdecydowała się wdrożyć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD PUW) jako podstawową platformę obiegu dokumentów umożliwiającą wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. System ten, autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, stosowany jest powszechnie w jednostkach administracji rządowej, a także w sądach, urzędach oraz w samorządach. Z chęcią przystąpiliśmy do projektu, przecierając szlak dla sektora szkolnictwa wyższego.
Czytaj: Raport: Pandemia przyspieszyła cyfryzację uczelni>>
System oparty jest na przepisach instrukcji kancelaryjnej, która obowiązuje w każdej jednostce administracji publicznej i reguluje zasady obiegu dokumentacji i zarządzania nią, począwszy od wpływu, rejestracji i digitalizacji przesyłek wpływających przez obieg tej dokumentacji wewnątrz organizacji i wysyłanie korespondencji wychodzącej po archiwizację dokumentów. Wdrożenie systemu klasy EZD zdecydowanie usprawnia proces obiegu dokumentów, który odbywa się głównie elektronicznie, ograniczając liczbę dokumentów przekazywanych w postaci papierowej do minimum.
Jakie możliwości daje ten system?
Można wykonywać czynności kancelaryjne - prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisu spraw. Można także wykonywać dekretacje i akceptacje za pomocą rozwiązań systemowych oraz - co jest dziś szczególnie konieczne - wykorzystywać podpis elektroniczny. Można dokumentować przebieg załatwiania spraw, gromadzić i tworzyć dokumenty elektroniczne potrzebne rejestry lub ewidencje. Co ważne, podmioty publiczne mogą korespondować pomiędzy sobą wyłącznie w postaci elektronicznej, w tym poprzez EZD w integracji z e-PUAP oraz możliwe jest archiwizowanie spraw elektronicznych.
To wszystko bardzo ułatwia codzienne funkcjonowanie. Dobrze więc, że wspieracie inne uczelnie, dzieląc się wypracowanymi rozwiązaniami.
Chcemy dzielić się naszymi doświadczeniami. Dlatego też uruchomiliśmy w SGH Centrum Kompetencyjne EZD EDU. Jego celem jest wsparcie zainteresowanych uczelni, jak wdrażać system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD PUW , a potem opieka powdrożeniowa oraz rozwijanie tego systemu zgodnie z potrzebami szkół wyższych. Cieszymy się z dużego zainteresowania systemem ze strony innych ośrodków akademickich.
Jaki jest dzięki temu systemowi stopień elektronizacji dokumentów na waszej uczelni?
Z roku na rok zwiększamy liczbę klas zgodnie z rzeczowym wykazem akt, które są procedowane elektronicznie. Obserwujemy również dynamiczny przyrost wszystkich zarejestrowanych spraw w naszym EZD. W początkowym etapie wdrożenia – w 2015 roku – było ich jedynie 4200, w 2018 roku zanotowaliśmy prawie 7000, a w roku ubiegłym aż 10 000! Jednocześnie dynamicznie rośnie wymiana elektronicznej korespondencji z innymi jednostkami publicznymi poprzez ePUAP. Oprócz czynności w systemie EZD uruchamiamy też wiele procesów, które są realizowane w innych systematach wykorzystywanych w uczelni.
Wspomniał pan, że jest to ten sam system, którym posługują się np. urzędy wojewódzkie, ministerstwa, sądy.
Tak – system EZD PUW obecnie jest wykorzystywany w ponad 650 jednostkach administracji publicznej, w tym w ponad 40 uczelniach wyższych. Podstawowe zasady funkcjonowania systemu EZD PUW oparte są na przepisach Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Chcecie wypracować jednolity system dla uczelni. Kto to koordynuje, skoro uruchomiliście go w 16 pilotażowych jednostkach? Kiedy nastąpi wdrożenie tego sytemu?
Aktualnie trwają prace nad projektem „EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej” Projekt jest realizowany przez NASK w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim. Głównym jego celem jest usprawnienie funkcjonowania jednostek administracji publicznej poprzez budowę oraz udostępnienie nowoczesnych i uniwersalnych rozwiązań cyfrowych back-office w obszarze elektronicznego zarządzania dokumentacją, będących odpowiedzią na rzeczywiste potrzeby biznesowe administracji, w tym również szkolnictwa.
Projekt jest w fazie testów przedprodukcyjnych, z początkiem przyszłego roku planowane jest uruchomienie systemu w 16 pilotażowych jednostkach administracji rządowej. Wdrożenie EZD RP w SGH wraz z migracją aktualnie prowadzonych spraw planowane jest dopiero po udanych testach pilotażowych.
Nasza uczelnia bierze w nich czynny udział wraz z ośmioma innymi szkołami wyższymi. Testy prototypu systemu EZD RP są koordynowane przez pracowników SGH pod kierunkiem Małgorzaty Hyc – opiekuna systemu na naszej uczelni.
Stosujecie też na uczelni workflows, kwalifikowany podpis elektroniczny oraz zdalną autoryzację. Jak to wygląda w praktyce? Co to daje?
Zastosowanie workflows jako dodatkowych narzędzi zintegrowanych z innymi systemami, w tym z systemem EZD PUW w połączeniu z wykorzystaniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych pomaga zoptymalizować bieżącą pracę i realizowane procesy. Większość dokumentów i umów podpisujemy już elektronicznie.
Podsumujmy, czemu służy Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją i jak ma wyglądać na uczelniach?
Wykorzystanie systemu EZD zdecydowanie wspomaga obieg i elektronizację dokumentów, co na uczelniach nie jest jeszcze tak oczywiste. Szkoły wyższe szukają rozwiązań procesowych, bardzo często pomijając aspekt prawidłowego zarządzania bieżącą dokumentacją, procedowaną nierzadko w postaci papierowej. Stan ten zmienia się, wymaga jednak czasu na reorientację w stronę nowoczesnego workflow.
Co mogłoby usprawnić waszą pracę jeszcze bardziej?
Przede wszystkim warto dopracować mechanizmy automatyzujące obieg dokumentów oraz ergonomię pracy w tym środowisku. Dobrym rozwiązaniem będzie też możliwość zastosowania mechanizmów pozwalających na wymianę modułów między systemami, zastosowanie analiz dużych zbiorów danych oraz mechanizmów sztucznej inteligencji. Liczymy, że takie rozwiązania będą dostępne w systemie EZD RP.
