Pytanie:
Jakie obowiązki należą do przedszkola niepublicznego w zakresie archiwizacji dokumentacji nauczania, wychowania i opieki, dokumentacji kadrowej i księgowej? W jaki sposób powinno się dokonywać brakowanie tej dokumentacji i jakie są możliwe terminy brakowania dla poszczególnych dokumentów.
Odpowiedź:
Ustalając okresy przechowywania dokumentów warto skorzystać z przykładowej klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji przedszkoli w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który znajduje się na stronie Archiwów Państwowych https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/klasyfikacja/zz2012_04_03_klasy_4_6_NDAP_przedszkola.pdf
Uzasadnienie:
Przepisy nie obligują przedszkola niepublicznego do tworzenia instrukcji kancelaryjnej i jednolitego wykazu akt. Natomiast dokumentacja przebiegu nauczania i dokumenty związane z zatrudnianiem pracowników należy przechowywać stosownie do obowiązujących przepisów. Organ prowadzący lub założyciel przedszkola niepublicznego decyduje o dokumentach ułatwiających prowadzenie obsługi administracyjnej. Przedszkole niepubliczne powinno opracować procedurę obiegu dokumentów dostosowaną do warunków organizacyjnych i specyfiki placówki. Prawidłowe funkcjonowanie przedszkola niepublicznego wymaga uregulowania zasad i trybu obiegu pism i dokumentów, zapewniającego szybkie i właściwe załatwianie spraw. Powinny zostać sprecyzowane obowiązki poszczególnych pracowników towarzyszące czynnościom związanym z przyjmowaniem pism, ich dekretacją i rozdziałem, załatwianiem, wysyłaniem i przechowywaniem dokumentów. Należy więc opracować procedurę obiegu dokumentów dostosowana do warunków organizacyjnych i specyfiki szkoły, która w praktyce będzie de facto instrukcją kancelaryjną. Jej załącznikiem będzie jednolity rzeczowy wykaz akt. Mają one zapewnić jednakową metodę tworzenia dokumentów, ich rejestrowania, przechowywania.
Postawa prawna:
- ustawa z 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
- rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20.10.2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
- rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 14.10.2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny,
- rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
