Zgodnie z regulaminem obowiązującym w naszej jednostce w celu przyznania dofinansowania do zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży, żądamy od pracownika przedstawienia oryginału faktury i na podstawie wyłącznie oryginału przyznajemy dofinansowanie. Oryginał faktury zostawiamy w naszych aktach.
1. Czy nasze postępowanie jest prawidłowe, czy powinniśmy zachować tylko kserokopię faktury, a oryginał zwrócić pracownikowi, gdyż jest wystawiony na jego osobę i stanowi jego własność?
2. Czy na oryginale faktury możemy zamieścić informację o przyznaniu dofinansowania?
Wśród celów, na jakie mogą być wydatkowane środki funduszu socjalnego ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.) - dalej u.z.f.ś.s., wymienia m.in. dopłaty do różnego rodzaju form wypoczynku. Zapis taki powoduje, że pojęcie to należy rozumieć dość szeroko. Dofinansowaniem może więc być objęty zarówno wypoczynek zorganizowany przez pracownika we własnym zakresie, tzw. wczasy pod gruszą, jak i wypoczynek zorganizowany przez odpowiednie instytucje (biura podróży).Przy ustalaniu wysokości dopłat do wypoczynku bardzo ważny jest warunek określony w art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s. Przepis ten mówi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Szczegółowe zasady dotyczące wysokości dopłat powinny być zawarte w zakładowym regulaminie gospodarowania środkami ZFŚS. Przypomnijmy, że obowiązek wprowadzenia takiego regulaminu zawiera art. 8 ust. 2 u.z.f.ś.s. Treść regulaminu powinna być uzgodniona z zakładową organizacją związkową lub jeżeli w firmie nie działają związki zawodowe, z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Wysokość dochodu uprawniającego do dofinansowania oraz wysokość dopłat najczęściej podawane są w formie tabeli i mogą być ustalone albo za pomocą konkretnych kwot, albo poprzez odniesienie się do powszechnie obowiązujących stawek. Ten drugi sposób jest wygodniejszy, ponieważ nie wymaga ciągłej aktualizacji sum podanych w regulaminie.
Sposób i termin wypłaty dofinansowania powinien wyraźnie określać regulamin funduszu. Regulamin powinien również określać dokumenty, na podstawie których będzie ustalane prawo do świadczeń z zfśs oraz ich wysokość. A zatem – w zależności od zapisów regulaminu – dopłaty do wypoczynku mogą być weryfikowane na podstawie przedłożonych przez pracownika faktur lub rachunków i w konsekwencji wypłacane po wykorzystanym wypoczynku.
Jeśli regulamin określa, że dofinansowanie przyznawane jest na podstawie faktury (oryginału), to Państwa działanie jest zgodne z prawem i nie ma potrzeby zwracania faktury pracownikowi. Na fakturze można zamieścić adnotację o przyznanym dofinansowaniu.
Więcej w serwisie Prawo Oświatowe/ABC>>