Pytanie użytkownika LEX Prawo Oświatowe: Rodzice wnieśli skargę na zachowanie wychowawcy klasy i domagają się udostępnienia wszelkiej dokumentacji związanej ze sprawą ich dziecka (dokumenty, notatki służbowe, opinie). Czy i jaką dokumentację dyrektor może udostępnić rodzicom - notatki służbowe ze spotkań z psychologiem, pedagogiem, wychowawcą, odniesienie na piśmie wychowawcy, arkusze obserwacji lekcji itp.? Jeśli dokumentację należy udostępnić rodzicom, to w jakim terminie?

Odpowiedź

Szkolna dokumentacja, zawierająca dane osobowe ucznia, powinna zostać udostępniona rodzicom ucznia będącym przedstawicielami ustawowymi dziecka. Udostępnieniu podlegać będzie dokumentacja wytworzona na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji oraz rozporządzenia w sprawie zasad organizacji i udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach.

 


Rodzice niepełnoletniego dziecka mają prawo do uzyskiwania wszelkich informacji o dziecku

Na mocy przepisów ustawy - Kodeks rodzinny i opiekuńczy rodzice dziecka niepełnoletniego mają prawo do uzyskiwania wszelkich informacji o dziecku (zob. art. 92, 95-98 k.r.o.). W związku z tym rodzic dziecka (którego władza rodzicielska nie jest ograniczona) ma prawo, by uzyskać informacje dotyczące jego niepełnoletniego dziecka, zawarte w dokumentacji przebiegu nauczania i zajęć prowadzonych z dzieckiem w szkole. Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora danych m.in. dostępu do danych osobowych jej dotyczących (w stosunku do danych osób niepełnoletnich uprawnienie to przysługuje rodzicom, którzy są przedstawicielami ustawowymi dziecka) – zob. art. 15 ust. 1 RODO.

Dostęp do danych osobowych może zostać zrealizowany w dowolnej formie

Oznacza to, że rodzice dziecka mają prawo zapoznać się z danymi, które na temat dziecka zgromadził administrator danych (szkoła). Dostęp danej osoby do danych osobowych jej dotyczących może zostać zrealizowany w dowolnej formie, np. poprzez umożliwienie wglądu w dane.

Osobie zainteresowanej przysługuje też otrzymanie kopii

W przepisach RODO ustanowione zostało ponadto prawo osoby, której dane dotyczą, do uzyskania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu (art. 15 ust. 3 RODO). Jak wskazano powyżej - w stosunku do danych osobowych niepełnoletniego dziecka, wskazane uprawnienia realizują rodzice dziecka, którzy są przedstawicielami ustawowymi dziecka.

Przepisy RODO nie określają terminu realizacji zgłoszonego żądania kopii przetwarzanych danych osobowych

Należy zatem przyjąć, że przekazanie tych danych powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki.

Kwestie związane z udostępnianiem informacji

W kontekście treści pytania zwrócić też należy uwagę na następujące kwestie związane z udostępnianiem informacji. Kwestie dotyczące rozpatrywania skarg regulują przepisy art. 221-240 ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz rozporządzenie w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

 


Zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie sądów administracyjnych poglądem, postępowanie skargowe jest samodzielnym, jednoinstancyjnym postępowaniem o charakterze uproszczonym, które kończy się czynnością materialno-techniczną, a mianowicie zawiadomieniem o sposobie załatwienia skargi. W postępowaniu tym nie rozstrzyga się konkretnej sprawy administracyjnej, nie jest wydawany akt administracyjny, ani dokonywana czynność z zakresu administracji publicznej dotycząca uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa. Jak wskazał NSA w wyroku z 28.02.2014 r., II OSK 2729/13 – do postępowania skargowego (Dział VIII k.p.a.) nie ma zastosowania art. 73 § 1 k.p.a., dotyczący prawa wglądu strony postępowania administracyjnego w akta sprawy oraz prawem sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów.

Kwestie możliwości udostępnienia dokumentów (innych, niż zawierające dane osobowe ucznia i dotyczące ucznia) należy rozpatrywać na postawie przepisów o dostępie do informacji publicznej.

Udostępnienie informacji publicznej powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki

Udostępnianie informacji publicznej na wniosek powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku (art. 13 u.d.i.p.). Jeśli informacja nie może zostać udostępniona we wskazanym terminie, podmiot obowiązany do jej udostępnienia powiadamia w tym terminie o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację (termin udostępnienia informacji nie może być jednak dłuższy niż 2 miesiące, licząc od dnia złożenia wniosku). Ponadto, termin udzielenia informacji publicznej może zostać wydłużony również ze względu na konieczność pobrania opłaty (art. 15 u.d.i.p.). Wydłużenie terminu udostępnienia informacji może również nastąpić w przypadku określonym w art. 14 ust. 2 u.d.i.p., tj. wówczas, gdy informacja publiczna nie może być udostępniona w sposób lub w formie określonych we wniosku.

Co jest informacją publiczną

Zakres pojęcia "informacja publiczna" jest bardzo szeroki i obejmuje każdą informację o sprawach publicznych – wynika to z brzmienia art. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. W przepisie art. 6 u.d.i.p. został określony katalog informacji publicznych podlegających udostępnieniu. Podkreślenia wymaga jednak, iż katalog ten nie ma charakteru zamkniętego, co oznacza, że oprócz danych określonych w art. 6 u.d.i.p., udostępnieniu podlegać będą również informacje publiczne, które nie zostały wyszczególnione w art. 6 u.d.i.p.

WSA w Gdańsku w wyroku z 24.01.2018 r., II SAB/Gd 63/17 wskazał, iż "Informacją publiczną nie będą notatka służbowa sporządzona przez psychologa szkolnego, wykaz działań podejmowanych wobec córki wnioskodawcy przez psychologa w danym roku szkolnym oraz przez pedagoga i psychologa od początku edukacji córki wnioskodawcy w szkole, zeszyt uwag klasy z danego roku szkolnego, informacja o efektach działań psychologa w okresie danego roku szkolnego, sprawozdanie z pracy pedagoga i psychologa szkolnego w danym roku szkolnym. Informacje te nie dotyczą bowiem spraw publicznych jako odnoszących się do interesów szerszej grupy obywateli lub gospodarowania mieniem publicznym."

Więcej informacji znajdziesz w LEX Prawo Oświatowe:

Wyznaczenie inspektora ochrony danych (IOD) w placówce oświatowej - POBIERZ WZÓR >

Czy rada rodziców w szkole jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO? >