W jakiej formie pracownik powinien powiadomić zakład o nabyciu praw do emerytury lub renty, jeżeli uzyskał to w trakcie trwającego stosunku pracy?
Na jakiej podstawie zakład ma przestać naliczać kwotę wolną od podatku pracownikowi, oraz jakie są konsekwencje, jeżeli tego nie uczyni?
Czy wystarczy forma ustna powiadomienia płatnika?

Jeżeli pracownik nie powiadomił pracodawcy o zmianie okoliczności faktycznych, pracodawca powinien pomniejszać zaliczkę o 1/12 kwoty wolnej. Zawiadomienie o utracie prawa do zmniejszenia - dla celów dowodowych - winno być dokonane w formie pisemnej.
Zgodnie z dyspozycją przepisu art. 32 ust. 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f., zaliczkę na podatek dochodowy pracodawca jako płatnik zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej. Warunkiem zastosowania takiego obniżenia jest to, że pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru (PIT-2), w którym stwierdzi, że:
nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,
nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,
nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3 u.p.d.o.f.,
nie otrzymuje świadczeń pieniężnych od organu zatrudnienia lub od biura terenowego Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia. Zaznaczyć przy tym należy, że PIT-2 wypełnia się tylko raz i jest on aktualny aż do zmiany oświadczenia - jednym słowem nie jest on składany w każdym roku (zob. art. 32 ust. 3a u.p.d.o.f.).

W ust. 4 art. 32 u.p.d.o.f. ustawodawca wskazał, że zakład pracy (płatnik) nie zmniejsza zaliczki w sposób określony powyżej, jeżeli podatnik powiadomił go o zmianach stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia.

Należy wnioskować, że zakład pracy tak długo rozlicza kwotę wolną, jak długo pracownik nie powiadomi go o zmianie prawa do jej rozliczania. Zatem przy braku takiej informacji, nawet gdyby nie były spełnione warunki uprawniające do pomniejszenia zaliczki o część (1/12) kwoty wolnej, płatnik w dalszym ciągu dokonywał by zmniejszenia i nie może tutaj być mowy o jakiejkolwiek odpowiedzialności płatnika. O ile samo powiadomienie o spełnieniu warunków winno być dokonane na druku PIT - 2 (według wzoru), o tyle już dla "odwołania" nie został przewidziany żaden szczególny formularz, jednak dla celów dowodowych - moim zdaniem - powiadomienie takie winno być dokonana w formie pisemnej.