Spółka z o.o. posiada oddział samobilansujący na terenie jednego z państw unijnych (podatki płacone są za granicą natomiast składki ZUS w Polsce). Instytucja ubezpieczeniowa państwa unijnego nie wyraziła zgody na przedłużenie pozwolenia E101 powyżej 12 miesięcy. Za ten okres od pracowników zatrudnionych w oddziale odprowadzano składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w Polsce przez pierwszy okres 12 miesięcy na podstawie pozwolenia E-101 oraz za kolejny okres, za który zgoda dotarła po 15 miesiącach od wystąpienia spółki o wydanie zezwolenia.
Czy należy dokonać korekty, za okres, na który nie wydano pozwolenia?
Pracownik wykonujący pracę na terytorium państwa innego niż Polska z dniem, w którym przestał podlegać polskiemu ustawodawstwu z zakresu zabezpieczenia społecznego powinien zostać wyrejestrowany z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS i zgłoszony do tych ubezpieczeń w państwie członkowskim UE/EOG, w którym wykonuje pracę.
Zgodnie ze sformułowaną w art. 13 ust. 1 rozporządzenia Rady (EWG) Nr 1408/71 z dnia 14 czerwca 1971 r. w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (Dz. Urz. UE L 149 z 14 czerwca 1971, str. 2) - dalej r.s.s.z.s., osoby, do których stosuje się to rozporządzenie, a więc m.in. obywatele polscy, podlegają ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego UE/EOG. Z art. 13 ust. 2 pkt 1 r.s.s.z.s. wynika, że pracownik najemny zatrudniony na terytorium jednego państwa członkowskiego UE/EOG podlega ustawodawstwu tego państwa, nawet jeżeli zamieszkuje na terytorium innego państwa członkowskiego UE/EOG lub jeżeli przedsiębiorstwo lub pracodawca, który go zatrudnia ma swoją zarejestrowaną siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności na terytorium innego państwa członkowskiego UE/EOG.
Od zasady, że pracownik najemny podlega ustawodawstwu z zakresu zabezpieczenia społecznego tego państwa członkowskiego UE/EOG, w którym wykonuje pracę, przepisy r.s.s.z.s. przewidują wyjątki. Jeden z nich uregulowany jest w art. 14 ust. 1 r.s.s.z.s. i dotyczy pracowników najemnych zatrudnionych na terytorium państwa członkowskiego UE/EOG przez przedsiębiorstwa, w których są zwykle zatrudnieni i przez które zostali skierowani do wykonywania pracy na terytorium innego państwa członkowskiego UE/EOG, czyli tzw. pracowników delegowanych. Pracownicy ci po spełnieniu warunków wskazanych w art. 14 ust. 1 r.s.s.z.s., w okresie wykonywania pracy na terytorium państwa członkowskiego UE/EOG, do którego zostali wysłani, mogą podlegać ustawodawstwu z zakresu zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego UE/EOG, z którego zostali wysłani. Okoliczność podlegania temu ustawodawstwu w okresie pierwszych 12 miesięcy oddelegowania jest dokumentowana poprzez wystawienie przez właściwą instytucję ubezpieczeniową państwa członkowskiego UE/EOG, z którego zostali wysłani, zaświadczenia na formularzu E 101. Natomiast przez okres kolejnych 12 miesięcy pracownik najemny może nadal podlegać ustawodawstwu "państwa wysyłającego", jeżeli na formularzu E 102 wyrazi na to zgodę instytucja ubezpieczeniowa "państwa przyjmującego".
Jeżeli instytucja ubezpieczeniowa państwa członkowskiego UE nie wyraziła w trybie art. 14 ust. 1 lit. b r.s.s.z.s., na formularzu E 102, zgody na przedłużenie stosowania do danego pracownika najemnego polskiego ustawodawstwa z zakresu zabezpieczenia społecznego, to od dnia następującego po ostatnim dniu, na który został wystawiony przez ZUS formularz E 101, pracownik ten podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego UE. Od tego dnia pracownik ten nie podlega polskiemu ustawodawstwu z zakresu zabezpieczenia społecznego, a co za tym idzie powinien zostać wyrejestrowany z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Jeżeli pomimo braku zgody instytucji ubezpieczeniowej "państwa przyjmującego" na przedłużenie stosowania polskiego ustawodawstwa z zakresu ubezpieczenia społecznego, pracownik najemny nadal jest zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS, to opłacone za okres po upływie ostatniego dnia, na który zostało wystawiony przez ZUS formularz E 101, składki są składkami nienależnie opłaconymi. Po stwierdzeniu tej okoliczności ZUS może wydać decyzję stwierdzającą, iż pracownik w przedmiotowym okresie nie podlegał obowiązkowi ubezpieczeń społecznych w Polsce. Z tego powodu za okres, w którym pracownik najemny nie podlegał polskiemu ustawodawstwu z zakresu zabezpieczenia społecznego, pracodawca powinien zgłosić go do ubezpieczeń społecznych w państwie członkowskim UE/EOG, w którym wykonywał on w tym czasie pracę. Okres tego ubezpieczenia - zgodnie z przyjętą w r.s.s.z.s. zasadą sumowania okresów ubezpieczenia - będzie podlegał uwzględnieniu przy ustalaniu prawa tego pracownika do świadczeń z polskich ubezpieczeń społecznych.