Wstęp
Wśród wskazanych w art. 25 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., rodzajów umów w dniu 29 listopada 2002 r. pojawił się nowy typ – umowa na zastępstwo. Instytucja została wprowadzona do k.p. ustawą z dnia 26 lipca 2002 r. o zmianie ustawy – Kodeks Pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 135, poz. 1446, z późn. zm.).
Wprowadzenie umowy na zastępstwo ma na celu obniżanie kosztów pracy i nie obarczanie pracodawcy dodatkowym kosztem w sytuacji, gdy dłuższa nieobecność pracownika wymaga zorganizowania zastępstwa. Istota tej instytucji polega na tym, że pracodawca może zatrudnić nowego pracownika na pewien nawet nie koniecznie z góry wiadomy okres w celu zapewnienia ciągłości pracy, która została zagrożona przez dłuższą absencję pracownika zatrudnionego stałe na danym stanowisku.
1. Odrębność umowy na zastępstwo od pozostałych umów na czas określony
Niewątpliwie umowa na zastępstwo jest jedną z odmian umowy o pracę na czas określony, dlatego też w przypadku tej umowy zachowają w większości aktualność uwagi dotyczące umowy na czas określony. Ze sformułowania: „w większości” wynika jednak, że istnieją także różnice między tymi typami umów. Warto w szczególności wskazać na sposób oznaczenia czasu, na jaki umowa jest zawarta. Może, bowiem się zdarzyć, że umowa zawarta na zastępstwo będzie wymagała modyfikacji w zakresie tegoż okresu. W przypadku „zwykłej” umowy na czas określony przedłużenie terminu zakończenia umowy jest zrównane w skutkach prawnych z zawarciem kolejnej umowy na czas oznaczony i po drugim przedłużeniu wywoła skutek, jaki prawo wiąże z zawarciem umowy na czas nieokreślony.
Taka regulacja zawarta jest w przepisach art. 251 § 2 w zw. z § 1 k.p. W przypadku umowy na zastępstwo „zwykłe” traktowanie zmiany okresu trwania stosunku pracy może pozostać w kolizji z jej społeczno-gospodarczym przeznaczeniem. Ustawodawca uregulował, zatem tę kwestię odrębnie w art. 251 § 3 pkt 1 k.p. wyraźnie wyłączając stosowanie ogólnej normy z § 2 w odniesieniu do umów na zastępstwo.
Celem umowy na zastępstwo jest, bowiem zapewnienie tegoż zastępstwa przez czas nieobecności pracownika zastępowanego. Czas nieobecności z kolei może ulegać kilkakrotnemu nawet przedłużaniu, np. wystawianiem kolejnych orzeczeń o czasowej niezdolności do pracy.
2. Zawarcie umowy na zastępstwo
Umowa o pracę na zastępstwo, jako forma umowy o pracę, pod względem formalnym mieści się w wymaganiach z art. 29 k.p. I tak umowa o pracę na zastępstwo winna określać:
• strony umowy – czyli pracodawcę i pracownika;
• rodzaj umowy – czyli wyraźne określenie, że strony zawierają umowę o pracę na zastępstwo oraz wyraźne określenie, który pracownik jest zastępowany (przyp. autorki);
• datę zawarcia umowy o pracę oraz odrębnie datę rozpoczęcia pracy – daty te mogą być, bowiem różne, tzn. umowa może być zawarta np. 1 września 2005 r., a praca winna zacząć się dopiero od dnia 12 września 2005 r. w poniedziałek;
• wysokość wynagrodzenia za pracę wraz z określeniem jego składników;
• wymiar czasu pracy – pod pojęciem wymiaru czasu pracy należy rozumieć etat lub jego część, także określoną godzinowo.
Podobne jak przy umowie na czas nieokreślony są także wymagania, co do formy zawarcia umowy o pracę na czas określony. Aktualny pozostaje wymóg z art. 29 § 2 k.p. zawarcia umowy w formie pisemnej, ale tylko dla celów dowodowych, a w jej braku – obowiązek potwierdzenia na piśmie warunków zawartej umowy. W oparciu o art. 300 k.p. w związku z art. 74 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 19, poz. 93 z późn. zm.) - k.c. można sformułować wniosek, że niezachowanie formy pisemnej nie wpłynie na skuteczność zawarcia umowy. Zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności jest, bowiem zastrzeżeniem formy tylko dla celów dowodowych, to z kolei oznacza, że sama treść stosunku pracy, jaki strony nawiązały trzeba będzie w razie ewentualnego sporu ustalić z wykorzystaniem postępowania dowodowego w toku procesu. W tym miejscu należy podjąć próbę oceny, jaki element umowy na zastępstwo jest przedmiotowo istotnym z punku widzenia charakteru umowy – „na zastępstwo”. Prima facie widać, że umowa winna wyraźnie określać, że strony mają zamiar zawarcia takiej właśnie umowy. Aby wzmocnić ten dowód w ocenie autorki wskazanym jest także wyraźne określenie, który pracownik jest zastępowany i jaki jest zakres jego obowiązków. Wydaje się, że wszelka modyfikacja umowy o pracę na zastępstwo może zostać poczytana za zawarcie przez strony innej umowy, a tym samym korzyści płynące dla pracodawcy z zawarcia umowy na zastępstwo mogą zostać wyłączone.
2.1 Przesłanki szczególne zawarcia umowy na zastępstwo
Zawierając umowę o pracę na zastępstwo należy pamiętać o podstawowych przesłankach do zawarcia takiej umowy, którymi są:
1) usprawiedliwiona nieobecność pracownika zastępowanego;
2) konieczność zastąpienia tego pracownika.
Kiedy mamy do czynienia z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika w pracy i jak tę nieobecność dokumentować reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60, poz. 281). A zatem nie każda nieobecność pracownika uprawnia pracodawcę do zawarcia umowy na zastępstwo, a jedynie taka, która jest nieobecnością usprawiedliwioną. Nie można, zatem zastępować pracownika nieobecnego w pracy z powodu porzucenia pracy.
Drugą przesłanką szczególną jest konieczność zastąpienia pracownika. W tej sytuacji z pomocą z pewnością przyjdzie orzecznictwo. Przesłanka konieczności zastąpienia pracownika nie jest sprecyzowana toteż należy póki, co zwracać uwagę czy rzeczywiście nie istnieje żadna możliwość zachowania normalnej pracy bez nieobecnego pracownika i dopiero po stwierdzeniu faktycznej konieczności zatrudnienia innej osoby na zastępstwo. (...)
Wśród wskazanych w art. 25 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., rodzajów umów w dniu 29 listopada 2002 r. pojawił się nowy typ – umowa na zastępstwo. Instytucja została wprowadzona do k.p. ustawą z dnia 26 lipca 2002 r. o zmianie ustawy – Kodeks Pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 135, poz. 1446, z późn. zm.).
Wprowadzenie umowy na zastępstwo ma na celu obniżanie kosztów pracy i nie obarczanie pracodawcy dodatkowym kosztem w sytuacji, gdy dłuższa nieobecność pracownika wymaga zorganizowania zastępstwa. Istota tej instytucji polega na tym, że pracodawca może zatrudnić nowego pracownika na pewien nawet nie koniecznie z góry wiadomy okres w celu zapewnienia ciągłości pracy, która została zagrożona przez dłuższą absencję pracownika zatrudnionego stałe na danym stanowisku.
1. Odrębność umowy na zastępstwo od pozostałych umów na czas określony
Niewątpliwie umowa na zastępstwo jest jedną z odmian umowy o pracę na czas określony, dlatego też w przypadku tej umowy zachowają w większości aktualność uwagi dotyczące umowy na czas określony. Ze sformułowania: „w większości” wynika jednak, że istnieją także różnice między tymi typami umów. Warto w szczególności wskazać na sposób oznaczenia czasu, na jaki umowa jest zawarta. Może, bowiem się zdarzyć, że umowa zawarta na zastępstwo będzie wymagała modyfikacji w zakresie tegoż okresu. W przypadku „zwykłej” umowy na czas określony przedłużenie terminu zakończenia umowy jest zrównane w skutkach prawnych z zawarciem kolejnej umowy na czas oznaczony i po drugim przedłużeniu wywoła skutek, jaki prawo wiąże z zawarciem umowy na czas nieokreślony.
Taka regulacja zawarta jest w przepisach art. 251 § 2 w zw. z § 1 k.p. W przypadku umowy na zastępstwo „zwykłe” traktowanie zmiany okresu trwania stosunku pracy może pozostać w kolizji z jej społeczno-gospodarczym przeznaczeniem. Ustawodawca uregulował, zatem tę kwestię odrębnie w art. 251 § 3 pkt 1 k.p. wyraźnie wyłączając stosowanie ogólnej normy z § 2 w odniesieniu do umów na zastępstwo.
Celem umowy na zastępstwo jest, bowiem zapewnienie tegoż zastępstwa przez czas nieobecności pracownika zastępowanego. Czas nieobecności z kolei może ulegać kilkakrotnemu nawet przedłużaniu, np. wystawianiem kolejnych orzeczeń o czasowej niezdolności do pracy.
2. Zawarcie umowy na zastępstwo
Umowa o pracę na zastępstwo, jako forma umowy o pracę, pod względem formalnym mieści się w wymaganiach z art. 29 k.p. I tak umowa o pracę na zastępstwo winna określać:
• strony umowy – czyli pracodawcę i pracownika;
• rodzaj umowy – czyli wyraźne określenie, że strony zawierają umowę o pracę na zastępstwo oraz wyraźne określenie, który pracownik jest zastępowany (przyp. autorki);
• datę zawarcia umowy o pracę oraz odrębnie datę rozpoczęcia pracy – daty te mogą być, bowiem różne, tzn. umowa może być zawarta np. 1 września 2005 r., a praca winna zacząć się dopiero od dnia 12 września 2005 r. w poniedziałek;
• wysokość wynagrodzenia za pracę wraz z określeniem jego składników;
• wymiar czasu pracy – pod pojęciem wymiaru czasu pracy należy rozumieć etat lub jego część, także określoną godzinowo.
Podobne jak przy umowie na czas nieokreślony są także wymagania, co do formy zawarcia umowy o pracę na czas określony. Aktualny pozostaje wymóg z art. 29 § 2 k.p. zawarcia umowy w formie pisemnej, ale tylko dla celów dowodowych, a w jej braku – obowiązek potwierdzenia na piśmie warunków zawartej umowy. W oparciu o art. 300 k.p. w związku z art. 74 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 19, poz. 93 z późn. zm.) - k.c. można sformułować wniosek, że niezachowanie formy pisemnej nie wpłynie na skuteczność zawarcia umowy. Zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności jest, bowiem zastrzeżeniem formy tylko dla celów dowodowych, to z kolei oznacza, że sama treść stosunku pracy, jaki strony nawiązały trzeba będzie w razie ewentualnego sporu ustalić z wykorzystaniem postępowania dowodowego w toku procesu. W tym miejscu należy podjąć próbę oceny, jaki element umowy na zastępstwo jest przedmiotowo istotnym z punku widzenia charakteru umowy – „na zastępstwo”. Prima facie widać, że umowa winna wyraźnie określać, że strony mają zamiar zawarcia takiej właśnie umowy. Aby wzmocnić ten dowód w ocenie autorki wskazanym jest także wyraźne określenie, który pracownik jest zastępowany i jaki jest zakres jego obowiązków. Wydaje się, że wszelka modyfikacja umowy o pracę na zastępstwo może zostać poczytana za zawarcie przez strony innej umowy, a tym samym korzyści płynące dla pracodawcy z zawarcia umowy na zastępstwo mogą zostać wyłączone.
2.1 Przesłanki szczególne zawarcia umowy na zastępstwo
Zawierając umowę o pracę na zastępstwo należy pamiętać o podstawowych przesłankach do zawarcia takiej umowy, którymi są:
1) usprawiedliwiona nieobecność pracownika zastępowanego;
2) konieczność zastąpienia tego pracownika.
Kiedy mamy do czynienia z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika w pracy i jak tę nieobecność dokumentować reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60, poz. 281). A zatem nie każda nieobecność pracownika uprawnia pracodawcę do zawarcia umowy na zastępstwo, a jedynie taka, która jest nieobecnością usprawiedliwioną. Nie można, zatem zastępować pracownika nieobecnego w pracy z powodu porzucenia pracy.
Drugą przesłanką szczególną jest konieczność zastąpienia pracownika. W tej sytuacji z pomocą z pewnością przyjdzie orzecznictwo. Przesłanka konieczności zastąpienia pracownika nie jest sprecyzowana toteż należy póki, co zwracać uwagę czy rzeczywiście nie istnieje żadna możliwość zachowania normalnej pracy bez nieobecnego pracownika i dopiero po stwierdzeniu faktycznej konieczności zatrudnienia innej osoby na zastępstwo. (...)