Netto-brutto a koszt pracodawcy

Wynagrodzenie nie doczekało się definicji prawnej – mimo że jest to jeden z najważniejszych elementów stosunku pracy, w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p., na próżno szukać by stosownego przepisu, mimo że, zgodnie z art. 29 § 1 pkt 3 k.p., wynagrodzenie jest jednym z obligatoryjnych elementów umowy o pracę. Lukę prawną wypełniła judykatura. Zgodnie z uchwałą SN z dnia 30 kwietnia 1986 r. (sygn. III PZP 42/86, OSNCP z 1987 r. nr 8, poz. 106):
Wynagrodzenie to świadczenie konieczne, o charakterze przysparzająco-majątkowym, które pracodawca jest zobowiązany wypłacać okresowo pracownikowi w zamian za wykonywaną pracę, świadczoną w oparciu o wiążący pracownika i pracodawcę stosunek pracy.
W większości przypadków przepisy dają niemal wolną rękę pracodawcy – wystarczy, że będzie on wypłacał co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę i nie będzie dyskryminował zatrudnionych. Wyjątkiem są pracodawcy sektora publicznego, gdzie obowiązujące przepisy mogą ograniczać swobodę określania wynagrodzenia.
Określając wynagrodzenie, należy posługiwać się kwotą brutto, na którą składają się:
– składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez ubezpieczonego (np. pracownika),
– składka zdrowotna w części, która nie jest odliczona od podatku,
– podatek dochodowy od osób fizycznych,
– wynagrodzenie netto.
Uwzględniając fakt, iż powyższe składki i podatek pobierane są z wynagrodzenia, wchodzą one w jego skład. Tym samym, jeżeli gdziekolwiek (np. w umowie o pracę) jest mowa o wynagrodzeniu, należy przez to rozumieć wynagrodzenie brutto, chyba że w umowie byłoby zapisane co innego. Nie ma bowiem zakazu określania wynagrodzenia, np. w kwocie netto, ale jest to moim zdaniem całkowicie niepotrzebna komplikacja, a ewentualne korzyści zatrudnionego z tego tytułu są czysto iluzoryczne – koronnym argumentem zwolenników kwot netto na umowach jest zabezpieczenie przed progresją, gdyż jeżeli pracownik przekroczy próg podatkowy, to jego wynagrodzenie nie ulegnie zmianie. Tymczasem próg podatkowy wynosi 85.528 zł, co jest kwotą niedostępną dla większości Polaków (aby osiągnąć próg trzeba zarabiać ponad 8.300 zł brutto miesięcznie). Po drugie, moim zdaniem, nawet przy przekroczeniu progu, kwota netto nie jest wbrew pozorom korzystna. Dzięki określeniu wynagrodzenia w tej kwocie, pracodawca odracza w czasie wypłaty wynagrodzenia. Do tego dochodzi jeszcze kwestia przekroczenia górnej podstawy wymiaru składek ZUS.
Jeżeli jednak, mimo wszystko, pracodawca określi wynagrodzenia pracownicze w kwotach netto, pracownicy nie powinni składać PIT-2. Jeżeli go złożą – stracą 556,02 zł. Jeżeli nie złożą – będzie to kwota, którą będzie można odzyskać, składając zeznanie roczne i odliczając kwotę zmniejszającą podatek (patrz niżej).
Pomimo że wynagrodzenie powinno być zawsze określane w kwocie brutto, jest to kwota, która paradoksalnie jest najmniej istotna. Dla pracownika najbardziej istotna jest kwota netto, czyli to, ile dostaje na rękę. W praktyce na pytanie, ile kto zarabia, odpowiedź jest udzielana w kwotach netto – tę kwotę pracownicy znają bardzo dobrze. Gdyby domagać się kwoty brutto – odsetek „wiedzących” byłby znacznie niższy. Z kolei od strony pracodawcy istotny jest koszt pracy, na który składa się:
– wynagrodzenie brutto,
– składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę,
– składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (niektóre podmioty dodatkowo opłacają składki na Fundusz Emerytur Pomostowych).
W efekcie kwota brutto nie jest najistotniejsza ani dla pracownika, ani dla pracodawcy. Jest to jednak kwota wyjściowa, a zarówno kwota netto, jak i koszt pracodawcy, to pochodne kwoty brutto. Tym samym, uparcie będę twierdził, że na umowach wynagrodzenie powinno określać się w kwotach brutto.
 
Przeliczenia brutto-netto
Krok 1. Ustalenie kwoty brutto
Ustalenie kwoty brutto polega na zsumowaniu wartości wszystkich świadczeń dla pracownika. Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Przepis powyższy ma jedynie charakter uzupełniający wobec art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f., zgodnie z którym przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Jeżeli jakieś świadczenie byłoby ustalone w kwocie netto, przed dokonaniem rozliczeń należy je ubruttowić.
Kiedy uda nam się już ustalić kwotę brutto, możemy przejść do rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne.
 
Krok 2. Rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne
W przypadku, gdy podatnik nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne (np. wykonawca umowy o dzieło niebędący pracownikiem zamawiającego), omawiany krok należy pominąć.
W przepisach ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.) przewidziano cztery rodzaje ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tymi przepisami, odprowadza się składki na:
1) ubezpieczenie emerytalne – finansują je po połowie płatnik i ubezpieczony (po 9,76% każdy),
2) ubezpieczenia rentowe – finansują je w odpowiednich częściach płatnik (6,5%) i ubezpieczony (1,5%),
3) ubezpieczenie chorobowe – finansuje je w całości ubezpieczony (2,45%),
4) ubezpieczenie wypadkowe – finansuje je w całości płatnik (stawka zmienna zależna od rodzaju działalności i stopnia wypadkowości – waha się ona od 0,40% do 8,12%).
Składki w części finansowanej przez ubezpieczonego, płatnik oblicza i pobiera z wypłacanego wynagrodzenia – łączna wysokość składek finansowanych przez ubezpieczonego wynosi 13,71% kwoty brutto pomniejszonej o świadczenia wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS – katalog wyłączeń znaleźć można w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) – przykładowo wolne od składek są diety z tytułu podróży służbowej.
Składki na ubezpieczenia społeczne zaokrąglamy do pełnego grosza.
 
Krok 3. Uwzględnienie składek w rozliczeniu podatkowym
W przypadku, gdy podatnik nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne (np. wykonawca umowy o dzieło niebędący pracownikiem zamawiającego), omawiany krok należy pominąć.
Składki pobrane przez płatnika mają wpływ na wysokość opodatkowania. Zgodnie bowiem z art. 26 ust. 1 pkt 2 u.p.d.o.f., podstawę opodatkowania (dochód) pomniejsza się m.in. o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne:
a) zapłaconych w roku podatkowym bezpośrednio na własne ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe podatnika oraz osób z nim współpracujących,
b) potrąconych w roku podatkowym przez płatnika ze środków podatnika,
- odliczenie nie dotyczy jednak składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy, oraz składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749) – dalej u.o.p., zaniechano poboru podatku.
Na zbliżonych zasadach można potrącać składki na ubezpieczenia zapłacone w innych krajach unijnych.
Dodatkowo płatnik może pomniejszyć podstawę wymiaru o kwotę dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy (art. 26 ust. 1 pkt 5 u.p.d.o.f.).
Odliczeń powyższych nie dokonuje się od przychodów opodatkowanych ryczałtowo (np. umowy cywilnoprawne do 200 zł).
 
Krok 4. Koszty uzyskania
Koszty uzyskania przychodów, to kwota, od której nie płaci się podatku. W efekcie realna korzyść z kosztu wynosi najczęściej 18% jego kwoty (zdecydowana większość Polaków nie przekracza progu podatkowego i płaci podatek według tej stawki).
W przypadku pracowników, obowiązują koszty zryczałtowane, określone kwotowo. Zgodnie z art. 22 ust. 2 u.p.d.o.f., koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
1) wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie (koszty zwykłe), a za rok podatkowy nie więcej niż 1.335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2) nie mogą przekroczyć łącznie 2.002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3) wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie (koszty podwyższone), a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1.668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4) nie mogą przekroczyć łącznie 2.502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę
- przy czym należy zwrócić uwagę, iż o kosztach podwyższonych decyduje miejsce zamieszkania, a nie miejsce zameldowania. Warto także dodać, że w przypadku, gdy pracownik w trakcie roku miał potrącane koszty zwykłe, ale spełniał warunki do naliczenia podwyższonych – może naliczyć podwyższone w zeznaniu rocznym.
Koszty uzyskania przychodów dotyczą wyłącznie przychodów ze stosunku pracy. Jeżeli pracownik w danym miesiącu uzyskał wyłącznie zasiłki – kosztów nie nalicza mu się.
Z kolei, jeżeli pracownik w ramach obowiązków stworzy utwór w rozumieniu prawa autorskiego – zob. art. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) – można naliczyć koszty autorskie w wysokości 50% przychodu po odliczeniu składek ZUS.
Przychody z działalności wykonywanej osobiście zostały wymienione w art. 13 u.p.d.o.f., a koszty z tego tytułu w art. 22 ust. 9 pkt 4-5 u.p.d.o.f. Łącząc obie regulacje, należy zauważyć, iż koszty uzyskania przychodów wynoszą w omawianym przypadku zazwyczaj 20% (dotyczy to np. zleceniobiorców i wykonawców umów o dzieło, ale także członków komisji powoływanych przez organy władzy), ale czasem mogą wynosić tyle, ile wynoszą zwykłe koszty ze stosunku pracy (111,25 zł) – dotyczy to menedżerów i członków organów osób prawnych.
W niektórych przypadkach jednak kosztów nie nalicza się – dotyczy to np. nierezydentów podatkowych, umów cywilnoprawnych do 200 zł.
 
Krok 5. Zaokrąglenie do pełnego złotego
Zgodnie z art. 63 u.o.p., podstawa opodatkowania zaokrąglana jest do pełnych złotych. Zaokrągleniu podlega kwota po dokonaniu pomniejszeń (odjęciu składek społecznych, o ile podatnik je opłacał).
Jeżeli dane świadczenia są zwolnione od podatku (np. diety z tytułu podróży służbowej), należy pominąć je w podstawie wymiaru podatku.
 
Krok 6. Obliczenie podatku
W przypadku stosunku pracy zaliczki na podatek rozlicza się według skali podatkowej, ale wyższą stawkę podatku nalicza się dopiero od miesiąca następnego po przekroczeniu progu, chyba że pracownik złoży oświadczenie o zamiarze rozliczenia łącznego z małżonkiem lub dzieckiem – zob. art. 32 ust. 1-1a u.p.d.o.f.
Jeżeli pracownik złoży pracodawcy PIT-2, pracodawca pomniejsza zaliczkę o tak zwaną ulgę podatkową stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określoną w pierwszym przedziale skali podatkowej:
556,02 zł / 12 = 46,335 zł
Skoro końcówka wynosi 0,5 gr, zgodnie z zasadami matematyki powinno się ją zaokrąglić w górę (46,34 zł). Tymczasem służby podatkowe sugerują zaokrąglanie w dół (46,33 zł). Należy przy tym podkreślić, iż to, jaką kwotę będziemy potrącać, nie ma większego znaczenia z uwagi na zasady zaokrąglania podatku.
Niezłożenie PIT-2 powoduje, iż ulga nie jest rozliczana (z tego powodu pracownicy rozliczani w kwotach netto nie powinni składać tego oświadczenia, gdyż czy go złożą, czy nie złożą, kwota do wypłaty będzie taka sama).
W przypadku umów cywilnoprawnych, co do zasady, zaliczkę ustala się przy zastosowaniu stawki 18% – zob. art. 41 ust. 1 u.p.d.o.f. Na wniosek podatnika można zastosować stawkę 32%.
Jeżeli podatnikowi nie przysługują koszty uzyskania (np. mamy do czynienia z umową o dzieło zawartą z nierezydentem podatkowym), krok ten należy pominąć.
 
Krok 7. Rozliczenie składki zdrowotnej
Zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.) – dalej u.ś.o.z., składkę zdrowotną opłacają co do zasady sami ubezpieczeni. Składka zdrowotna jest naliczana przez płatnika według stawki 9% podstawy wymiaru składek społecznych pomniejszonej o kwotę tych składek – zob. art. 79 i art. 81 ust. 1 i ust. 6 u.ś.o.z.
W przypadku gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona przez płatnika, o którym mowa w art. 85 ust. 1-13, zgodnie z przepisami art. 79 i 81 jest wyższa od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej zaliczki.
Warto pamiętać, że świadczenia wyłączone z podstawy wymiaru składek społecznych są również wyłączone z podstawy wymiaru składki zdrowotnej (dotyczy to np. diet z tytułu podróży służbowych).
Składkę na ubezpieczenie zdrowotne zaokrągla się do pełnego grosza.
 
Krok 8. Potrącenie części składki zdrowotnej
W przypadku, gdy podatnik nie podlega składce zdrowotnej, krok ten należy pominąć.
Składka zdrowotna początkowo miała być co do zasady neutralna dla ubezpieczonego, z uwagi na jej odliczalność od podatku. Z biegiem czasu okazało się jednak inaczej. O ile składkę nalicza się według stawki 9%, to od podatku można odjąć jedynie 7,75% podstawy jej wymiaru.
Zgodnie z art. 27b u.p.d.o.f., podatek dochodowy w pierwszej kolejności ulega obniżeniu o kwotę:
1) składki na ubezpieczenie zdrowotne:
a) opłaconej w roku podatkowym bezpośrednio przez podatnika zgodnie z przepisami u.ś.o.z.,
b) pobranej w roku podatkowym przez płatnika zgodnie z przepisami u.ś.o.z.
- obniżenie nie dotyczy składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy oraz składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie przepisów u.o.p. zaniechano poboru podatku. Kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne, o którą zmniejsza się podatek, nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki.
Na zbliżonych zasadach można potrącać składki na ubezpieczenia zapłacone w innych krajach unijnych.
 
Krok 9. Zaokrąglenie podatku
Zgodnie z art. 63 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. u.o.p., kwota podatku zaokrąglana jest do pełnych złotych. Zaokrągla się kwotę po odliczeniu 1/12 kwoty zmniejszającej podatek oraz składki zdrowotnej, jeżeli są one odliczane. Jeżeli podatek wyniósł do 49 gr, jest zaokrąglany do zera (inaczej jest w przypadku rachunków bankowych).
 
Krok 10. Obliczenie kwoty netto
Dotarliśmy do finiszu – pozostało nam tylko obliczenie kwoty netto. Robimy to według wzoru:
N = B - Sp - Zd - PIT
gdzie:
N = netto
B = brutto
Sp = składki społeczne finansowane przez podatnika
Zd = składka zdrowotna
PIT – podatek dochodowy od osób fizycznych
 
Paweł Ziółkowski
Chcesz wiedzieć więcej? Masz pytania? 
Nie czekaj- z nami poznasz wszystkie odpowiedzi!
Komentarz pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych