Poza nałożonym na pracodawcę w art. 23711a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) obowiązkiem konsultacji wszystkich działań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, także ustawa z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz. U. Nr 79, poz. 550 z późn. zm.) – dalej u.i.p.k. określa zasady wyboru Rady Pracowników oraz warunki informowania pracowników i przeprowadzania z nimi konsultacji, np. w sprawach bhp. Przepisy u.i.p.k. stosuje się do pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników i w których nie działa samorząd załogi przedsiębiorstwa.
W skład Rady Pracowników wchodzi, u pracodawcy zatrudniającego od 50 do 250 pracowników - 3 pracowników, od 251 do 500 pracowników - 5 pracowników, powyżej 500 pracowników - 7 pracowników. Członków Rady Pracowników u pracodawcy zatrudniającego do 100 pracowników wybierają pracownicy spośród kandydatów zgłoszonych na piśmie przez grupę co najmniej 10 pracowników, powyżej 100 pracowników —pracownicy spośród kandydatów zgłoszonych na piśmie przez grupę co najmniej 20 pracowników.
Rada Pracowników ustala z pracodawcą zasady i tryb przekazywania informacji i przeprowadzania konsultacji, tryb rozstrzygania kwestii spornych oraz zasady ponoszenia kosztów związanych z wyborem i działalnością Rady, w tym kosztów związanych z wykonywaniem niezbędnych ekspertyz. Rada może ustalić z pracodawcą w szczególności zasady pokrywania kosztów uzyskiwania pomocy specjalistów posiadających specjalistyczną wiedzę, z której korzysta Rada Pracowników, zasady zwalniania od pracy członków w zależności od liczebności zatrudnienia. Wszystkie koszty związane z wyborem i działalnością Rady Pracowników ponosi pracodawca. Powyższe ustalenia powinny zapewniać warunki informowania i przeprowadzania konsultacji co najmniej równe określonym w u.i.p.k. oraz uwzględniać interes pracodawcy i pracowników.
Wybory członków Rady Pracowników organizuje pracodawca, powiadamiając o terminie ich przeprowadzenia oraz terminie zgłoszenia kandydatów na członków rady (nie później niż na 30 dni przed dniem wyborów). Czynne prawo wyborcze przysługuje każdemu pracownikowi, z wyjątkiem pracowników młodocianych, natomiast bierne prawo wyborcze - pracownikowi, który przepracował u pracodawcy nieprzerwanie co najmniej rok, chyba że pracodawca działa krócej. Bierne prawo wyborcze nie przysługuje pracownikowi kierującemu jednoosobowo zakładem pracy, jego zastępcy, pracownikowi wchodzącemu w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy, głównemu księgowemu, radcy prawnemu oraz pracownikowi młodocianemu.
Wybory członków Rady Pracowników przeprowadza komisja wyborcza, której skład i tryb powoływania oraz tryb działania powinny być określone w regulaminie ustalonym przez pracodawcę i uzgodnionym z pracownikami wyłonionymi na zasadach przyjętych u danego pracodawcy. W przypadku nieuzgodnienia regulaminu w terminie 30 dni od dnia jego przekazania regulamin ustala pracodawca, uwzględniając ustalenia dokonane w trakcie jego uzgadniania.
Wybory członków Rady Pracowników są bezpośrednie i odbywają się w głosowaniu tajnym. Wybory są ważne, jeżeli wzięło w nich udział co najmniej 50% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. W przypadku gdy w wyborach nie wzięło udziału co najmniej 50% pracowników, po upływie 30 dni od dnia tych wyborów przeprowadza się ponowne wybory, które uznaje się za ważne bez względu na liczbę pracowników, którzy wzięli w nich udział. Członkami Rady Pracowników zostają kandydaci, którzy otrzymają kolejno największą liczbę głosów.
W terminie 30 dni od dnia wyboru członków Rady Pracowników pracodawca zwołuje pierwsze zebranie rady. Kadencja Rady Pracowników trwa 4 lata od dnia jej wybrania. Pracodawca jest obowiązany do powiadomienia pracowników o prawie do wyboru członków kolejnej Rady Pracowników co najmniej na 60 dni przed upływem kadencji rady.
Członkostwo w Radzie Pracowników ustaje w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, zrzeczenia się funkcji lub wniosku w sprawie ustania członkostwa podpisanego co najmniej przez 50% pracowników zatrudnionych u pracodawcy co najmniej przez 6 miesięcy.
Pracodawca, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, może nie udostępnić Radzie informacji, których ujawnienie mogłoby - według obiektywnych kryteriów - poważnie zakłócić działalność przedsiębiorstwa lub zakładu, których dotyczą, albo narazić je na znaczną szkodę. W przypadku uznania, że zastrzeżenie poufności informacji lub ich nieudostępnienie jest niezgodne z przepisami u.i.p.k. Rada Pracowników może wystąpić do sądu rejonowego - sądu gospodarczego z wnioskiem o zwolnienie z obowiązku zachowania poufności informacji albo o nakazanie udostępnienia informacji lub przeprowadzenia konsultacji.
Konsultacje powinny być prowadzone w terminie, formie i zakresie umożliwiającym pracodawcy podjęcie działań w sprawach objętych konsultacjami oraz w dobrej wierze i z poszanowaniem interesów stron. Przy wykonywaniu zadań Rada Pracowników może korzystać z pomocy osób posiadających specjalistyczną wiedzę.
Pracodawca nie może bez zgody Rady wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z pracownikiem będącym jej członkiem w okresie jego członkostwa w radzie, a także zmienić jednostronnie warunków pracy lub płacy na niekorzyść pracownika będącego członkiem Rady Pracowników w okresie jego członkostwa w radzie - z wyjątkiem gdy dopuszczają to przepisy innych ustaw.
Kto wbrew przepisom u.i.p.k. uniemożliwia utworzenie Rady Pracowników, nie podaje informacji, o której mowa w art. 7 ust. 5 (o wielkości zatrudnienia), nie organizuje wyborów Rady lub je utrudnia, nie informuje Rady lub nie przeprowadza z nią konsultacji w sprawach określonych w u.i.p.k. lub utrudnia przeprowadzenie konsultacji, dyskryminuje członka Rady w związku z wykonywaniem przez niego czynności związanych z informowaniem i przeprowadzaniem konsultacji podlega karze ograniczenia wolności albo grzywny.