Podróż służbowa zleceniobiorcy

Zawarte w ustawie zmiany w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko planowanych przedsięwzięć mają na celu przede wszystkim uporządkowanie przepisów zarówno przez likwidację luk prawnych i zapewnienie zgodności z regulacjami wspólnotowymi, jak i doprecyzowanie niektórych obowiązków ustawowych. Dla większości przepisów wprowadzonych w drodze przedmiotowej nowelizacji obowiązuje trzymiesięczne vacatio legis. Ustawa wejdzie w życie zasadniczo z dniem 19 sierpnia 2007 r. Już od 2 czerwca 2007 r. obowiązuje przepis wyłączający obowiązek określania w raporcie wariantów lokalizacyjnych dla przedsięwzięć polegających na budowie lub przebudowie drogi, dla których już została wydana decyzja ustalająca lokalizację tych przedsięwzięć. Nowelizacja przewidziała m.in. rozszerzenie katalogu decyzji, przed wydaniem których należy uzyskać decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach. Wprowadziła rozszerzenie zakresu przedsięwzięć, które powinny podlegać ocenie oddziaływania na środowisko, o te o stosunkowo niewielkiej skali, niewiążące się z realizacją żadnego zamierzenia budowlanego. Doprecyzowane zostały również terminy na przeprowadzenie poszczególnych etapów postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko. Ustawa nowelizująca ograniczyła ilość decyzji, przed wydaniem których, na etapie procedury oceny oddziaływania, konieczne jest zasięgnięcie opinii od właściwego organu państwowej inspekcji sanitarnej. Zniosła udział organów koncesyjnych w postępowaniu w sprawie oceny oddziaływania środowisko dla przedsięwzięć wymagających koncesji wydawanej na podstawie ustawy - Prawo geologiczne i górnicze. Uporządkowała obowiązki organów związane z uzgadnianiem przedsięwzięć. Kolejną zmianą wprowadzoną w drodze wskazanej nowelizacji jest złagodzenie wymagań dotyczących kopii mapy ewidencyjnej określającej miejsce planowanej realizacji przedsięwzięcia. W pełnej brzmieniu, zamieszczony w publikacji Prawo Ochrony Środowiska, komentarz przedstawia poszczególne etapy procedury oceny oddziaływania na środowisko ze szczególnym uwzględnieniem zmian w tym zakresie zawartych w nowej ustawie o zmianie ustawy - Prawo ochrony środowiska oraz niektórych innych ustaw. Wskazuje konsekwencje i znaczenie nowych przepisów.

1. Wstęp
Podróże służbowe (tzw. delegacje) i podróże odbywane w interesie zleceniodawcy są nieodzownym elementem wielu działalności gospodarczych. Już na samym wstępie należy jednak odróżnić podroż służbową od podróży jaką w interesach zleceniodawcy odbywa zleceniobiorca.
Pierwsza z nich ma miejsce jedynie wówczas gdy odbywający podróż jest pracownikiem zlecającego jej odbycie.
Zgodnie z dyspozycją przepisu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. -Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
W przepisie tym zapisane zostały dwie istotne informacje:
- podróży służbowej mówić można jedynie w tych przypadkach, w których pracownik, na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem wykonywania pracy;
- jeżeli pracownik odbywa podróż służbową, przysługuje mu prawo do otrzymania od pracodawcy zwrotu jej kosztów.
Jeżeli zatem osoba odbywająca podróż nie jest pracownikiem zlecającego ją to nie może być mowa o podróży służbowej a jedynie o podróży w interesach zlecającego.
Należy w takim przypadku zastanowić się nad tym, czy:
- czy wydatki ponoszone w związku z taką podróżą są kosztem podatkowym zlecającego, oraz
- czy uzyskane przez zleceniobiorcę świadczenie jest przychodem a jeśli tak - to czy należy go opodatkować?
2. Koszty podróży – zasady ogólne
W przepisach prawa nie odnajdziemy informacji na temat jakie świadczenia przysługują zleceniobiorcy w związku z tym, że odbywa podróż na rzecz zleceniobiorcy. W skutek tego to strony w łączącej je umowie decydują o tym, czy zleceniobiorcy, w związku z jego wyjazdem w sprawach zlecającego, przysługują jakieś dodatkowe świadczenia niż samo wynagrodzenie za czynności wykonane w ramach zlecenia. To również w kontrakcie zamieszczone jest rozstrzygnięcie w sprawie tego kto finansuje przejazdy, noclegi itp.
Gdyby strony umowy ustaliły, że zleceniobiorcy przysługują wszystkie te świadczenia, które w przypadku analogicznej podróży (podroży służbowej) otrzymałby pracownik, wówczas przysługiwałyby mu diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów;
- noclegów;
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W tym miejscu należy przypomnieć, że w przepisie art. 775 k.p. ustawodawca wskazał, że pracodawcy nie będący jednostkami państwowej ani samorządowej sfery budżetowej samodzielnie określają warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej. Postanowienia takie powinny znaleźć się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jednocześnie w k.p. zastrzeżone zostało, że w postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej – czyli w przypadku podróży krajowej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) – dalej r.p.s.k.
Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania ani umowa o pracę nie zawiera stosownych regulacji, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów r.p.s.k.
Począwszy od 1 stycznia 2007 r. zwrot zryczałtowanych kosztów podróży służbowej na terytorium kraju wynosi odpowiednio:
- dieta – 23,00 zł
- ryczałt za nocleg (150% diety) – 34,50 zł
- ryczałt na dojazdy (20% diety) – 4,60 zł
W przypadku zagranicznych podróży służbowych właściwym jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) – dalej r.p.s.z.
W r.p.s.z. m.in. określona została wysokość diet z uwzględnieniem czasu trwania podróży, waluta, w jakiej ustalana jest dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Zgodnie z przepisem § 4 ust. 3 r.p.s.z. dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Możliwe jest by w czasie jednej delegacji pracodawca delegował pracownika (bez jego powrotu do kraju) również w inne miejsce – także już po rozpoczęciu podróży, poprzez polecenie przekazane telefonicznie. W ramach jednego wyjazdu, celem podróży może być więcej niż jedno państwo - jednak w każdym przypadku istotnym jest cel podróży, a nie państwo przejazdu.
Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi inne (zaakceptowane przez niego) koszty podróży służbowej, w tym koszty noclegu w hotelach, ubezpieczenie pracowników w czasie podróży, koszty przejazdów itp.
Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na odbywanie przez pracownika podróży samochodem nie będącym własnością pracodawcy, wówczas powinien wypłacić mu zwrot kosztów używania takiego pojazdu.
Stawka za 1 km przebiegu wynosi odpowiednio:
- dla samochodów osobowych o pojemności do 900 cm3 – 0,4894 zł;
- dla samochodów osobowych o pojemności od 900 cm3 – 0,7846 zł;
- dla motocykli – 0,2161 zł;
- dla motorowerów – 0,1297 zł.
Informacja na temat wysokości świadczeń należnych pracownikowi odbywającemu podróż służbową są istotne również dla zleceniobiorcy odbywającego podróż w sprawach zleceniodawcy, w każdym tym przypadku w którym uzyskuje on jakiekolwiek dodatkowe świadczenia, których wypłata implikowana jest faktem odbywania takiej podróży – ale o tym w pkt 5 Podróż w interesach zleceniodawcy a przychód zleceniobiorcy...

3. Koszty podróży w kosztach podatkowych pracodawcy

4. Moment uwzględniania w kosztach podatkowych kosztów podróży służbowej

5. Podróż w interesach zleceniodawcy a przychód zleceniobiorcy