Często jednak pracodawcy stają przed dylematem – z jakich źródeł finansować paczki i jak je później rozliczyć?

Okazuje się, że powstanie obowiązku podatkowego uzależnione jest właśnie od tego, czy pracodawca finansuje świąteczne prezenty ze środków obrotowych firmy, czy też z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Paczki finansowane za pomocą środków obrotowych firmy powinny podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym (na podstawie art. 12 ust. 1 updof), oraz są włączane do podstawy wymiaru składek ZUS. Pracodawca może je natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1 updof), gdyż w ten sposób motywuje pracowników do bardziej efektywnej pracy i dba o ich dobre samopoczucie w firmie. Koszty ponoszone w związku z kształtowaniem pozytywnej atmosfery w pracy mogą być zaliczane do tzw. kosztów pracowniczych. Dzieje się tak bez względu na to, czy pracodawca funduje paczki, czy też bony towarowe. Musi pamiętać jednak o najważniejszym – każdy pracownik musi otrzymać paczkę lub bon o jednakowej wartości. W każdym innym przypadku mogą być one finansowane jedynie z funduszu socjalnego.

Jednocześnie należy pamiętać, iż paczki finansowane za pomocą środków obrotowych firmy powinny podlegać opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na mocy art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Pracodawca odlicza podatek naliczony od dokonanego zakupu, a następnie nalicza podatek należny od przekazania pracownikowi paczki świątecznej. Według art. 7 ust. 3 ustawy o VAT, podatek nie będzie jednak naliczany, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością firmy, oraz jeżeli towary przekazywane jednej osobie nie przekroczą łącznej wartości 100 zł w danym roku podatkowym, a podatnik prowadzi ewidencję umożliwiającą ustalenie tożsamości obdarowanych osób. Gdy taka ewidencja nie jest prowadzona, nie podlega opodatkowaniu VAT prezent, którego jednostkowa cena nabycia (lub koszt jego wytworzenia) określona w momencie przekazywania towaru nie przekracza 10 zł.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych również może być źródłem finansowania świątecznych prezentów, wtedy jednak ich wartość powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej każdego pracownika. Nic zatem dziwnego, że świadczona pomoc nie może być dla wszystkich jednakowa. Oczywiście, informacje o kryterium dochodowym powinny być dokładnie sprecyzowane w regulaminie każdego zakładowego funduszu socjalnego, a prawdziwość oświadczeń o dochodach powinna być możliwa do weryfikacji. Warto jednak skorzystać z tego rozwiązania, gdyż paczki finansowane z ZFŚS lub funduszu związku zawodowego są zwolnione z podatku dochodowego, jeżeli nie przekroczą łącznej wartości 380 zł w skali roku (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof). Bardziej wartościowe paczki stanowią podstawę opodatkowania, ale dotyczy to tylko nadwyżki wobec przekroczonego limitu. Wydatki poniesione przez firmę na zakup prezentów świątecznych finansowanych przez fundusz socjalny lub związek zawodowy nie mogą jednak stanowić kosztów uzyskania przychodów spółki. Jeżeli zakup paczek świątecznych jest sfinansowany ze środków ZFŚS, to na pracodawcy nie ciąży obowiązek wykazania podatku należnego VAT z tego tytułu. Nie przysługuje mu jednak prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów, które są związane ze świadczeniami świątecznymi.

Pozostaje jeszcze dylemat – co jest lepsze, bon czy upominki rzeczowe?

W przypadku prezentów świątecznych opłacanych przez fundusz socjalny zdecydowanie najlepszym wyjściem jest świadczenie pieniężne lub rzeczowe, gdyż będzie ono zwolnione z podatku. Podstawę do opodatkowania stanowią natomiast bony, talony i wszelkie inne znaki uprawniające do wymiany upominku na towar lub usługę. Bony mogą być wygodną formą obdarowywania pracowników przez tych pracodawców, którzy finansują świąteczne upominki ze środków obrotowych firmy – jest to rozwiązanie proste i praktyczne.

Autorka: Magdalena Madej, www.kancelariamadej.pl