Okres próbny to nie tylko czas dla pracodawcy, podczas którego może sprawdzić kompetencje nowej osoby. To także czas dla pracownika, aby przekonać się, czy organizacja spełnia jego oczekiwania, oraz by mógł podjąć decyzję, czy zasili szeregi danej organizacji na stałe.

Czytaj: Kompetencje rekruterów pod lupą (kandydatów)

Nowy pracownik na pokładzie
 
Onboardingiem nazywane są programy wprowadzające nowego pracownika do organizacji. Czym jest, a raczej, czym może być wprowadzenie do pracy? Tadeusz Listwan definiuje to jednoznacznie: „Wprowadzenie do pracy polega na wdrażaniu pracownika w proces i środowisko pracy w celu sprawnego funkcjonowania organizacyjnego i interpersonalnego w danej społeczności pracowniczej”1. Skoro wiemy już, czym jest onboarding, warto teraz zadać pytanie, jak wdrożyć go w organizacji.

Jak to działa?
 
Proces adaptacji bardzo często rozpoczyna się od oprowadzenia pracownika po firmie, opowiedzenia mu o pracy poszczególnych działów i przedstawienia współpracownikom. Wiedza na temat organizacji, jej struktury i kultury organizacyjnej jest często przekazywana w postaci szkolenia e-learningowego lub filmu. Niekiedy nowego pracownika przedstawia się w biuletynie firmowym lub newsletterze2.
 
Uatrakcyjnieniem procesu przedstawiania nowego pracownika mogą być różnorodne konkursy. Przykładem może być gra w dwie prawdy i kłamstwo. Do informacji o przyjęciu nowego pracownika dołącza się trzy ciekawe informacje o nim. Tylko dwie z nich są prawdziwe. Pierwsza osoba z firmy, która zidentyfikuję tę nieprawdziwą wiadomość, wygrywa drobną nagrodę. Zachęca to pracowników do rozmowy z nową osobą i zadawania jej pytań.
 
 
Innym sposobem na integrację nowego pracownika z zespołem jest tzw. lunch roulette, czyli losowanie towarzysza, z którym zje on obiad. Nowo zatrudniona osoba ma możliwość poznania ludzi z różnych działów, zajmujących różnorodne stanowiska, dzięki czemu dużo szybciej adaptuje się w nowym środowisku3.
 
Firmy korzystają również z wideowizytówek, czyli krótkich filmów, w których kluczowe osoby w firmie przedstawiają się nowym pracownikom i krótko opowiadają o swojej pracy. Mogą być one stałym elementem podpisu w komunikacji e-mailowej. Organizacje przygotowują również filmy, w których prezes wita nowych pracowników, mówiąc o wartościach i misji firmy.
 
Dobrym rozwiązaniem w procesie wdrażania jest przydzielenie nowemu pracownikowi opiekuna (tzw. buddy). Jest to osoba, która będzie pełniła funkcję życzliwego doradcy – okaże wsparcie, zabierze na obiad i pomoże oswoić nową rzeczywistość4. Coraz częściej oferuje się pracownikowi także coaching, który ma na celu wydobycie potencjału nowej osoby.
 
Dlaczego warto?
 
Dobrze zaplanowany program onboardingowy skutecznie wprowadza pracownika do organizacji. Pozwala na zwiększenie efek-tywności pierwszych dni w nowej pracy, motywuje, pozwala na szybsze zawiązanie relacji ze współpracownikami, a także na zapoznanie się pracownika z narzędziami pracy i strukturą organizacyjną5. Według raportu Bersin by Deloitte, 4 proc. nowych pracowników odchodzi zaraz po fatalnym pierwszym dniu w pracy, 22 proc. rezygnuje z pracy w ciągu 45 dni6. Dlatego programy onboardingowe mają tak duże znaczenie dla całej organizacji.
 
 
Jedną z większych korzyści, jakie niesie za sobą umiejętnie przeprowadzony onboarding, jest wyposażenie pracownika w informacje konieczne do sprawnego i efektywnego funkcjonowania w firmie. Poza tym, dzięki programowi onboardingowemu:
  1. Pracownik staje się efektywny w możliwie krótkim czasie, nie traci energii na poszukiwanie informacji, nie popełnia niepotrzebnych błędów, otrzymuje niezbędne zasoby, aby wywiązywać się ze swoich obowiązków.
  2. Potencjał i talent nowego pracownika mogą zostać dużo szybciej ujawnione w sprzyjającym ku temu środowisku.
  3. Zwiększa się motywacja do pracy i zaangażowanie.
  4. Pracownik jest bardziej skłonny angażować się w działania firmy, jego kreatywność wzrasta, a on sam chętniej wykazuje się inicjatywą.
Czas poświęcony pracownikowi na początku zatrudnienia zwraca się także w postaci większej lojalności i oddania pracownika wobec firmy (pracownik mocniej identyfikuje się z miejscem pracy). Pracownik, który czuje się związany z firmą i ma poczucie bycia jej ważną częścią, jest mniej skłonny do zmiany pracy. W dobie walki o talenty i kosztów, jakie wiążą się z rotacją pracowników, ma to niebagatelne znaczenie.
 
 
Umiejętne wprowadzenie nowego pracownika do firmy wpływa na dobre relacje między pracownikami, przyjazną atmosferę (którą tak często chwalą się pracodawcy w ogłoszeniach rekrutacyjnych). A zgrany zespół, który dobrze się rozumie i efektywnie współpracuje, osiąga lepsze efekty pracy.
 
Agnieszka Banasiak
Koordynator zespołu ds. realizacji wideo w HRP Group. Kieruje procesem produkcji krótkich form wideo (wideoinstrukcji, wideoanimacji, wideowizytówek, wideocastów) w studiu Video4Edu. Jest współtwórcą i producentem ponad 500 wideocastów – audiowizualnych pigułek wiedzy.
 
Nina Widak
Koordynator zespołu ds. e-learningu w HRP Group. Projektuje, realizuje i wdraża rozwiązania e-learningowe (e-szkolenia, pigułki wiedzy). Jest redaktorem i administratorem portalu rozwojowego Mix&Learn. Współtworzyła kilkadziesiąt szkoleń e-learningowych, w tym wspierających procesy onboardingowe.
 
 
Literatura
1 T. Listwan, Zarządzanie kadrami, Warszawa 2010, s. 145.
2 M. Dale, Skuteczna rekrutacja i selekcja pracowników, Kraków 2001, s. 257.
3 Por. S.A. Hewlett, A New Way to Network Inside Your Company, https://hbr.org/2013/01/a-new-way-to-network-inside-yo, dostęp: 24 czerwca 2015 r.
4 Por. D. Grote, Making Onboarding Work, https://hbr.org
/2011/06/making-onboarding-work/, dostęp: 24 czerwca 2015 r.
5 T. Listwan, Zarządzanie…, s. 145.
6 Por. http://talent.linkedin.com
/blog/index.php/2015/03/7-elements-of-a-good-new-hire-orientation, dostęp: 24 czerwca 2015 r.