W trzech oddzielnych załącznikach do rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 4 czerwca 2012 r. w sprawie formularza listy kontrolnej i formularza protokołu kontroli (Dz. U. poz. 655) – dalej r.f.l.k. określono wzór formularza listy kontrolnej w przewozie drogowym, żeglugą śródlądową oraz koleją towarów niebezpiecznych. Załącznik nr 4 zawiera wzór formularza protokołu kontroli.
Zgodnie z § 4 r.f.l.k. listę kontrolną i protokół kontroli wypełnia się w całości poprzez wpisanie odpowiednich danych w rubrykach oraz poprzez zakreślenie odpowiednich pól, zgodnie z określonymi wzorami. Listę kontrolną i protokół kontroli wypełnia się w sposób czytelny, niebieskim lub czarnym kolorem. Wypełnienie tych dokumentów w formie elektronicznej jest dopuszczalnej, pod warunkiem że ich wydruk i podpisanie nastąpi nie później niż w momencie kontroli.
W myśl § 5 r.f.l.k. wypełnioną listę kontrolną i protokół kontroli podpisuje osoba przeprowadzająca kontrolę, podając w sposób czytelny swoje imię i nazwisko, stanowisko służbowe oraz nazwę organu lub jednostki, w imieniu którego lub której przeprowadziła kontrolę. Jeżeli kontrola jest przeprowadzana przez kilka osób reprezentujących ten sam organ lub tę samą jednostkę, listę kontrolną i protokół kontroli podpisuje każda z tych osób.
W przypadku gdy kontrola jest przeprowadzana przez co najmniej dwa organy lub co najmniej dwie jednostki, listę kontrolną i protokół kontroli podpisuje przedstawiciel każdego z tych organów lub każdej z tych jednostek. Wypełniony protokół kontroli podpisuje upoważniony przedstawiciel kontrolowanego podmiotu.
Omawiane rozporządzenie wejdzie w życie 30 czerwca br. Z tym dniem utraci moc rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 29 września 2005 r. w sprawie formularza listy kontrolnej (Dz. U. Nr 201, poz. 1667).