Główne zasady wyceny

Z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprost wynika, że udostępnienie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych jest nieodpłatnym świadczeniem stanowiącym przychód pracownika ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy). Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik korzysta z niego po godzinach pracy czy auto stoi w garażu. Świadczenie to wycenia się na zasadach wskazanych w art. 11 ust. 2-2a ustawy. Wynika z nich, że inaczej traktuje się samochód będący własnością pracodawcy, a inaczej auto, którym firma dysponuje z tytułu umowy leasingu lub najmu. W tym drugim przypadku wartość świadczenia należy ustalić według cen zakupu usługi przez pracodawcę.
 
Wycena samochodu należącego do pracodawcy
Natomiast wartość nieodpłatnego używania samochodu należącego do pracodawcy  należy obliczać na podstawie rynkowych stawek wynajmu podobnego samochodu. Bierze się pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg i wyposażenie. Następnie należy porównać wynik z cenami usług wynajmu takich samochodów na obszarze, na którym znajduje się firma.
 
Obliczenie przychodu konkretnego pracownika
W praktyce firmy obliczają przychód z używania samochodu służbowego dla konkretnego pracownika w formie miesięcznego ryczałtu albo odpowiednio do kosztów eksploatacji.
Ryczałt liczy się następująco: przyjmuje się z góry liczbę „prywatnych” kilometrów i stawkę za jeden kilometr wynikającą z wyceny samochodu i kosztów jego eksploatacji; następnie mnoży się obie liczby. Ryczałt nazywany jest często odwróconą kilometrówką. Oczywiście nie jest on zawsze sztywną liczbą. Jeżeli w danym okresie pracownik korzystał ze służbowego auta w mniejszym czy większym zakresie, powinien przedłożyć szefowi dowody, czyli prowadzoną przez siebie ewidencję. Po jej akceptacji, ryczałt koryguje się.
Drugim sposobem, niewątpliwie bardziej dokładnym, ale i bardziej pracochłonnym jest obliczenie przychodu według kosztów eksploatacji. Liczy się go następująco: liczba przejechanych kilometrów x stawka za jeden kilometr według faktycznych kosztów eksploatacji. Obejmują one odpis amortyzacyjny oraz pozostałe koszty o charakterze eksploatacyjnym.
 
Sprytny nie płaci podatku
W niektórych sytuacjach można jednak uniknąć opodatkowania bezpłatnego używania służbowego auta do celów prywatnych. Po pierwsze, możliwość ta wiąże się z wykazaniem, że przydzielenie samochodu służbowego wynika z charakteru pracy na danym stanowisku. Oczywiście dotyczy to przede wszystkim przedstawicieli handlowych czy serwisantów. Jednakże wiele firm, które chcą się rozwijać, wysyła na spotkania z klientami czy współpracującymi firmami swoich dyrektorów czy menedżerów różnych szczebli. W powyższych sytuacjach samochód służbowy jest konieczny do swobodnego używania. Ze względów logistycznych firma może wówczas zawrzeć z pracownikiem umowę o garażowanie. Pracownik zobowiązuje się w niej, że w ramach zadań służbowych będzie garażował samochód w bezpiecznym miejscu. Wówczas użytkowanie nie jest przychodem. Po drugie, umowę o garażowanie można zawrzeć także wtedy, gdy pracodawca nie dysponuje zabezpieczonym parkingiem. Należy podkreślić, ze powyższe pomysły nie budzą zastrzeżeń organów podatkowych, np. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacjach z 15 marca 2012 r. (IPPB4/415-44/12-2/ MP), z 24 stycznia 2012 r. (IPPB2/415-906/11-5/AK) oraz z 20 grudnia 2011 r. (IPPB4/415-814/11-2/JK2). Oczywiście pracodawca musi być zawsze przygotowany to wykazania, że okoliczności związane z zawarciem umowy o garażowanie, są prawdziwe.

Małgorzata Skibińska