Pracownik złożył wniosek o urlop ojcowski na okres 27.08 - 09.09. Niestety wniosek wpłynął do kadr z opóźnieniem i za okres 08/2018 pracownikowi wypłacono normalne wynagrodzenie (nie uwzględniono na liście płac 5 dni urlopu ojcowskiego).

Jak prawidłowo wyliczyć wynagrodzenie za okres 9/2018 oraz jednocześnie dokonać korekty za okres 8/2018 na jednej liście płac? Wynagrodzenie zasadnicze pracownika 2100 zł brutto, podstawa zasiłkowa 1812,09 zł. Proszę o przeprowadzenie szczegółowych wyliczeń.

Odpowiedź eksperta:

W przypadku gdy pracownikowi wypłacono zawyżoną kwotę wynagrodzenia za pracę, dalszy sposób postępowania pracodawcy zależy od tego, czy nadpłata wynagrodzenia jest wynikiem błędu pracodawcy, czy wynika z tego, ze pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za okres nieobecności, która powstała już po wypłacie wynagrodzenia za dany miesiąc.

Przeczytaj w LEX Kadry: Jak pracodawca może odzyskać nienależnie wypłacone świadczenia - poradnik krok po kroku >

Jak wynika z treści pytania, pracownik za sierpień otrzymał pełne miesięczne wynagrodzenie zamiast wynagrodzenia i zasiłku macierzyńskiego za 5 dni urlopu ojcowskiego. Należy przypomnieć, że urlop ojcowski jest udzielany na pisemny wniosek pracownika - ojca wychowującego dziecko, składany w terminie nie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu (art. 182(3) § 2 ustawy - Kodeks pracy (dalej k.p.).

Błąd pracodawcy

Jeśli zatem wypłata wynagrodzenia zamiast zasiłku nastąpiła z powodu błędu pracodawcy nie będzie możliwe zastosowanie przepisów art. 87 § 7 k.p., na podstawie których z wynagrodzenia za pracę pracodawca może odliczyć, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Czytaj też: ZUS łatwiej wykryje lewe zwolnienia >

Pracodawca, który popełnił błąd może zwrócić się z prośbą do pracownika o zwrot nadpłaconej kwoty, chociaż jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 czerwca 2010 r., I PK 31/10"(…) Pracownik, który nie zawinił ani nie przyczynił się w żaden sposób do wypłaty nienależnego mu składnika wynagrodzenia za pracę, co do zasady nie musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu tego typu płatności ze stosunku pracy, choćby nie były mu one należne, ponieważ pracownik ma prawo swobodnego dysponowania wypłaconym mu wynagrodzeniem za pracę, które z reguły zużywa na własne potrzeby w taki sposób, że nie jest już wzbogacony.(…)"

 

Zwrot na konto firmy lub potrącenie z następnej pensji

Pracownik, który wyrazi chęć zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia będzie mógł wpłacić na konto pracodawcy nadpłaconą kwotę wynagrodzenia lub wyrazić zgodę na potrącenie nadpłaty z przyszłego wynagrodzenia na zasadach określonych w przepisach art. 91 k.p.

Nie można jednak zapominać, ze zgodnie z przepisami art. 91 k.p. należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie, ponadto w tym przypadku pracodawca będzie musiał zastosować kwotę wolną od potrąceń.

Kwota wolna od potrąceń, w przypadku dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pisemną zgodą pracownika wynosi:

  • 100 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,
  • 80 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów – przy potrącaniu innych należności (art. 91 § 2 k.p.).

W sytuacji przedstawionej w pytaniu potrącenie z wynagrodzenia za pracę za zgodą pracownika należności na rzecz pracodawcy nie będzie możliwe bowiem wynagrodzenie pracownika ustalono na poziomie minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku (2018 r. – 2100 zł), a zgodnie z przepisami jest to kwota wolna od potrąceń.

Czytaj też: Co z CV po zakończeniu rekrutacji? UODO radzi, prawnicy ostrzegają >

Pracownik, który dokonuje zwrotu nienależnie otrzymanego wynagrodzenia, powinien dokonać tego zwrotu w kwocie netto nadpłaconego wynagrodzenia, powiększonego o nadpłaconą zaliczkę na podatek dochodowy (art. 41b ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f.). Kwotę zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, płatnik po otrzymaniu powinien odjąć od dochodu uzyskanego przez pracownika w miesiącu, w którym dokonano zwrotu. Gdyby kwota zwrotu przekroczyła dochód jaki uzyska pracownik w miesiącu, płatnik może o powstałą różnicę pomniejszyć dochód z kolejnych miesięcy, aż do pełnego pomniejszenia.

 


W miesiącu, w którym pracownik dokona zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia płatnik powinien sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych.

Korekta dokumentów rozliczeniowych będzie obejmowała:

  • - wykazanie w raporcie RCA podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne obliczonej od kwoty należnego wynagrodzenia,
  • - wykazanie w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, składek i wypłaconych świadczeń za wszystkich ubezpieczonych w prawidłowej wysokości po uwzględnieniu korekty raportu ZUS RCA.

Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek (art. 24 ust. 6a ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - dalej u.s.u.s. i art. 94 ust. 1 ustawy z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz.1510 ze zm.)). Płatnik, który stwierdzi, że składki zostały nienależnie opłacone, może złożyć wniosek o ich zwrot (art. 24 ust. 6c u.s.u.s.). Nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku (art. 24 ust. 6d u.s.u.s.).

Czytaj też: E-akta, czyli cyfrowa rewolucja w dokumentacji pracowniczej >

Przykład

Wynagrodzenie pracownika zostało ustalone w stałej miesięcznej stawce 2100 zł. Zgodnie z zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy jest ono wypłacane do 27-go dnia każdego miesiąca. Pracownik dnia 16 sierpnia złożył u kierownika działu wniosek o urlop ojcowski na okres 27 sierpnia do 09 września.

Z powodu błędu kierownika działu, do działu kadr i płac wniosek o urlop ojcowski z akceptacją pracodawcy wpłynął po 27 sierpnia dlatego za sierpień pracownikowi wypłacono pełne miesięczne wynagrodzenie za pracę.

Na początku września pracownik dokonał zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia. We wrześniu pracownik otrzymał zasiłek macierzyński za 5 dni urlopu ojcowskiego wykorzystanego w sierpniu i 9 dni urlopu ojcowskiego wykorzystanego we wrześniu.

Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów, pracownik złożył również PIT-2, w którym wskazał zakład pracy jako właściwy do potrącania zaliczki na podatek. Dokładne wyliczenia, jakie powinny znaleźć się na liście płac za sierpień i wrzesień oraz inne przykłady i wzory dokumentów są dostępne w LEX Kadry >

Przeczytaj też w LEX Kadry:

Nadpłata wynagrodzenia - dochodzenie nienależnie wypłaconych świadczeń >

Opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia - konsekwencje dla pracodawcy >

Wzór: Odpowiedź na wniosek pracownika w sprawie udzielenia urlopu ojcowskiego >

Czy można udzielić urlopu ojcowskiego w dwa dni po urodzeniu dziecka? >

Czy urlop ojcowski można rozpocząć w dniu porodu? >

Czy urlopu ojcowskiego można udzielić w terminie krótszym niż 7 dni od dnia złożenia wniosku? >

Uprawnienia pracownika-ojca >

Urlop ojcowski >

Kontrola PIP w zakresie czasu pracy, urlopów i działalności socjalnej >

Urlop rodzicielski - wniosek o urlop i rezygnacja z urlopu >