8 marca zostało wypłacone dodatkowe wynagrodzenie roczne, zaś w okresie 15-21 marca pracownik był nieobecny z powodu choroby (zwolnienie jest rozliczane 23 marca).
Czy kwota wypłaconego w tym miesiącu wynagrodzenia rocznego powinna być już wliczana do podstawy wynagrodzenia za czas choroby?
Jak należałoby postąpić, gdyby pracownik zachorował 5 marca (czyli przed dniem wypłaty wynagrodzenia rocznego), ale zwolnienie rozliczane by było już po wypłacie trzynastki?
Czy wówczas powinna być uwzględniona w podstawie aktualnie wypłacona trzynastka, czy jednak wypłacona w poprzednim roku?

Dodatkowe wynagrodzenie roczne, do którego pracownik nie zachowuje prawa w okresie absencji chorobowej, powinno być uwzględnione w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku chorobowego) w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. W przypadku, gdy tego rodzaju wynagrodzenie nie zostanie wypłacone pracownikowi do ostatecznego sporządzenia listy wypłat wynagrodzenia chorobowego (zasiłku chorobowego), do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku chorobowego) należny przyjąć dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacone za poprzedni rok.
Zgodnie z art. 92 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p., wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (tzw. wynagrodzenie chorobowe) oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Natomiast stosownie do art. 42 ust. 3 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 267 z późn. zm.) – dalej u.ś.p., składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne, wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Należy przy tym mieć na względzie, że zgodnie z art. 41 ust. 1 u.ś.p. przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku.
Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2009 r., do którego pracownik nie zachowuje prawa w okresie absencji chorobowej, wypłacone 8 marca 2010 r., powinno być uwzględnione w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego pracownikowi za okres niezdolności do pracy trwający od 15 do 21 marca 2010 r., w wysokości 1/12 kwoty przedmiotowego wynagrodzenia.

Z art. 42 ust. 5 u.ś.p. wynika, że jeżeli składnik wynagrodzenia przysługujący pracownikowi za okresy roczne nie został wypłacony do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się składnik wypłacony za okres poprzedni. Stąd też, jeżeli dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2009 r. nie zostałoby wypłacone pracownikowi do ostatecznego sporządzenia listy wypłat wynagrodzenia chorobowego (zasiłku chorobowego), do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należnego za okres niezdolności do pracy trwający od 15 do 21 marca 2010 r. należałoby przyjąć 1/12 kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego pracownikowi za 2008 r. Niezależnie od powyższego należy dodać, że składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne dla potrzeb ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku chorobowego) podlegają uzupełnieniu na zasadach określonych w art. 37 ust. 2 u.ś.p. Ponadto, jeżeli pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez cały rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, składnik wynagrodzenia przysługujący za okres roczny powinien być uwzględniony w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku chorobowego) proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w roku, z którego roczny składnik wynagrodzenia podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku chorobowego). Zasada ta ma zastosowanie również wówczas, gdy w roku, z którego roczny składnik wynagrodzenia podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego (zasiłku chorobowego) pracownik korzystał z urlopu wychowawczego lub urlopu bezpłatnego.

Jan K. jest pracownikiem spółki z o.o. od 1 stycznia 2008 r. W lutym 2010 r. pracodawca wypłacił pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie roczne. Przedmiotowe wynagrodzenie zostało proporcjonalnie zmniejszone za okres absencji chorobowej Jana K., która trwała od sierpnia do października 2009 r. W marcu 2010 r. Jan K. był niezdolny do pracy, a za okres tej niezdolności przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe. W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego poza wynagrodzeniem zasadniczym za okres od marca 2009 r. do lutego 2010 r. powinno być także uwzględnione dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacone za 2009 r. w wysokości 1/12 kwoty, po odpowiednim uzupełnieniu.

Piotr Kostrzewa - specjalista z zakresu ubezpieczeń społecznych