Przyczyny ewakuacji mogą być różne: pożar, zamach terrorystyczny (w tym także fałszywy alarm), różnego rodzaju katastrofy. Decyzja o rozpoczęciu ewakuacji może również zostać podjęta np. w związku z niemożnością zapewnienia wystarczającej opieki pacjentom przez personel (strajk), w przypadku przerw w dostawie energii elektrycznej czy braku dostępu do czystej wody. Ewakuację może zarządzić nie tylko dyrektor danej jednostki, ale także podmiot ją prowadzący. W każdym przypadku ewakuacja powinna być prowadzona we współpracy z policją, strażą pożarną, sanepidem oraz w porozumieniu z wojewodą.
W zależności od zagrożenia, ewakuacji może podlegać zarówno całość placówki, jak i jej poszczególne jednostki. W sytuacjach strajkowych najczęściej istnieje ryzyko ewakuacji jednego lub więcej oddziałów, aczkolwiek brak kluczowego personelu (np. anestezjologów) może sparaliżować pracę całego szpitala.
Często sytuacja, której następstwem jest konieczność ewakuacji, rozwija się w sposób możliwy do przewidzenia (np. podnoszący się stan wód), dając szansę osobom odpowiedzialnym na przygotowanie działań z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeżeli sytuacja kryzysowa jest możliwa do przewidzenia, należy podjąć odpowiednie kroki przygotowawcze: wstrzymać przyjęcia, wypisać pacjentów (w przypadkach, w których jest to możliwe), przewieźć ich do innych, pobliskich jednostek. Może się jednak zdarzyć, że staniemy w obliczu konieczności podjęcia decyzji w ciągu kilku minut.

Zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. Nr 112, poz. 654 z późn. zm.), odpowiedzialność za zarządzanie podmiotem leczniczym, w tym również za bezpieczeństwo pacjentów i personelu, ponosi kierownik. Do jego podstawowych obowiązków należy m.in:
 wyznaczenie pracowników odpowiedzialnych za ewakuację pracowników (i pacjentów) oraz zwalczanie pożarów (art. 2091 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p.,
 zapewnienie środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników (art. 2091 § 1 pkt 2 k.p.),
 zapewnienie łączności ze służbami zewnętrznymi wyspecjalizowanymi w szczególności w zakresie udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, ratownictwa medycznego oraz ochrony przeciwpożarowej (art. 2091 § 1 pkt 3 k.p.).
Obowiązujące procedury powinny obejmować sposoby skutecznego informowania pracowników w przypadku wystąpienia zagrożenia dla zdrowia lub życia, a ponadto wskazywać niezbędne działania w celu zapewnienia im odpowiedniej ochrony. Istotne będzie również dostarczenie pracownikom wskazówek i instrukcji umożliwiających, w przypadku wystąpienia bezpośredniego zagrożenia, przerwanie pracy i oddalenie się z miejsca zagrożenia w miejsce bezpieczne.
W razie wystąpienia bezpośredniego zagrożenia dla zdrowia lub życia zarządzający placówką jest zobowiązany:
 wstrzymać pracę i wydać pracownikom polecenie oddalenia się w bezpieczne miejsce,
 do czasu usunięcia zagrożenia nie wydawać polecenia wznowienia pracy.
Dyrektor szpitala ma również obowiązek do stosowania się do wszelkich wytycznych w zakresie przygotowania szpitala na potrzeby obronne oraz w przypadku katastrof naturalnych. Ponadto ma możliwość wezwania pracowników do pracy przy prowadzeniu akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia pacjentów (art. 151 § 1 pkt 1 k.p.). W takiej sytuacji możliwe będzie przekroczenie norm czasu pracy, tj. 11-godzinnego odpoczynku dobowego oraz 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego.
Kierujący ewakuacją zawsze może liczyć na wsparcie odpowiednich służb (m.in. Krajowego Systemu Ratowniczo-Gaśniczego, Policji czy Państwowego Ratownictwa Medycznego). Za koordynację działań kryzysowych, monitorowanie zagrożeń i usuwanie ich skutków odpowiada wojewoda oraz władze gmin i powiatów (art. 14-20 ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym, Dz. U. Nr 89, poz. 590 z późn. zm.).
Należy też pamiętać, że zgodnie z § 17 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz. U. Nr 109, poz. 719) właściciel lub zarządca obiektu przeznaczonego dla ponad 50 osób będących jego stałymi użytkownikami, niezakwalifikowanego do kategorii zagrożenia ludzi ZL IV, powinien co najmniej raz na 2 lata przeprowadzać praktyczne sprawdzenie organizacji oraz warunków ewakuacji z całego obiektu. W przypadku obiektu zawierającego strefę pożarową zakwalifikowaną do kategorii zagrożenia ludzi ZL II (tj. przeznaczone przede wszystkim do użytku ludzi o ograniczonej zdolności poruszania się, takie jak szpitale, żłobki, przedszkola, domy dla osób starszych), zakres i obszar budynku objęty praktycznym sprawdzeniem organizacji i warunków ewakuacji musi być uzgodniony z właściwym miejscowo komendantem powiatowym (miejskim) Państwowej Straży Pożarnej.
Takie ćwiczenia, choć wymagające dużego zaangażowania, umożliwiają praktyczne sprawdzenie (i przećwiczenie) poprawności procedur ewakuacyjnych oraz – co równie ważne – ujawnienie słabych punktów, wyłapanie oraz poprawienie ewentualnych niedoskonałości, a w konsekwencji lepsze przygotowanie personelu na wypadek realnego zagrożenia.