Paweł Żebrowski: ZUS wziął na siebie dużą odpowiedzialność jeśli chodzi o przechowywanie akt pracowniczych. Ubezpieczeni mogą czuć się bezpieczni?
Prof. Gertruda Uścińska: Rzeczywiście, w ramach wdrażanego projektu e-Akta stajemy się najważniejszym podmiotem, który gromadzi dane kadrowo-płacowe Polaków ubezpieczonych w powszechnym systemie ubezpieczeń społecznych. Zapewniam, że w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych do spraw bezpieczeństwa podchodziliśmy, podchodzimy i będziemy podchodzić z najwyższą uwagą, nie tylko w aspekcie ochrony danych osobowych. Pamiętajmy, że w rejestrach ZUS są dane dziesiątków milionów Polaków. Każdy nowy projekt, jaki wprowadzamy – czy to e-zwolnienia, czy e-Akta – zawsze jest należycie zabezpieczony.
Pracodawcy przekonują się do nowych możliwości?
Obecnie w całym kraju prowadzimy szkolenia dla firm zainteresowanych tematem elektronizacji akt pracowniczych i, co za tym idzie, zwiększonym zakresem informacji, które należy przekazać do ZUS. Na razie widzimy pewne – nazwałabym to – badanie gruntu i weryfikację, jak nowe prawo wpływa na działanie każdej z firm. Zapewne większa dynamika w zgłoszeniach do elektronizacji akt pracowniczych nastąpi wraz z pierwszym terminem rozliczeń składkowych, czyli 15 lutego. Na dziś do Zakładu trafiło 176 formularzy OSW, czyli oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za pracowników zatrudnionych między 1999 a 2018 r. Złożenie raportu informacyjnego RIA pozwoli pracodawcy skrócić okres przechowywania akt pracowniczych za tych pracowników z 50 do 10 lat. Do ZUS wpłynęły już 74 raporty informacyjne RIA.
Jakie korzyści dają e-Akta?
Po pierwsze ograniczenie biurokracji, czyli liczby gromadzonych dokumentów przez dość długi okres czasu, bo aż 50 lat. Nowe prawo pozwala pracodawcom przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, która ma to do siebie, że nie zajmuje powierzchni biurowej w firmie, a także pozwala na łatwiejsze jej przetwarzanie, w tym tworzenie kopii zapasowych. Zgodnie z szacunkami koszty przechowywania dokumentacji pracowniczej wynikające ze skrócenia i elektronizacji akt pracowniczych mogą obniżyć się nawet o 130 mln zł rocznie w skali całej gospodarki.
Elektronizacja akt to korzyść również dla pracowników, którzy nie będą już musieli dostarczać do ZUS zaświadczeń od pracodawcy lub przechowawcy dokumentacji o zatrudnieniu i wynagrodzeniu przy ustalaniu prawa do świadczeń długoterminowych, w tym z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pracy nauczycielskiej. Przy okazji prowadzenia postępowań wyjaśniających w sprawach o przyznanie emerytury ZUS nie będzie już występował do zainteresowanego o dodatkowe dokumenty, bo będzie dysponował wszystkimi niezbędnymi danymi.
Dlaczego w Polska jest krajem, gdzie dokumenty związane z pracownikami muszą być przechowywane 50 lat? W innych państwach ten okres jest o wiele krótszy.
W przeszłości nie było odpowiednich możliwości technicznych do gromadzenia znacznej ilości danych w inny sposób. Dane dotyczące okresów zatrudnienia, otrzymywanego wynagrodzenia, zawarte w aktach pracowniczych, są niezbędne do ustalenia uprawnień do świadczeń długoterminowych. Bywa, że ludzie wnioskują o emeryturę nawet po mniej więcej pół wieku od podjęcia pierwszego zatrudnienia. Obecnie mamy możliwość efektywnego i bezpiecznego przekazywania, przechowywania i przetwarzania dużej ilości danych – w postaci cyfrowej.
System przechowalniczy, w którym dokumentacja pracownicza przechowywana jest przez wiele dekad, powodował zawsze pewne negatywne konsekwencje przy ustalaniu prawa do świadczeń. Z powodu braku dokumentacji wiele spraw o prawo do świadczenia lub jego wysokości niestety trafiało do sądu, bo nas prawo obliguje do żądania dokumentacji pracowniczej, natomiast dopiero w postępowaniu przez sądem ubezpieczeń społecznych wnioskodawca ma większe możliwości dowodowe.
Czytaj też: Pracodawcy przekażą do ZUS więcej danych >>
Co z firmami, które zajmowały się przechowywaniem dokumentacji?
Zgodnie z prawem wszyscy ci, którzy do końca 2018 roku nie wpisali się do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez każdego marszałka województwa, powinni zaprzestać działalności przechowalniczej, a dokumentację przekazać do dalszego przechowania takiemu przechowawcy, który posiada uprawnienia. Wykaz przechowawców jest dostępny na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz w urzędach marszałkowskich. ZUS oraz ministerstwa zaangażowane w projekt e-akta prowadzili szeroką kampanię informacyjną, skierowaną również do przechowawców, aby ujawnili się. Do końca 2018 roku mogli to zrobić bez konsekwencji prawnych i finansowych. Od 1 stycznia 2019 roku za przechowywanie dokumentów pracowniczych bez uprawnień grożą wysokie kary, nawet do 100 tysięcy złotych.
