Obowiązek wystawienia pracownikowi zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu oznaczonego symbolem RP-7 obciąża pracodawców na podstawie art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 z późn. zm.) - dalej u.e.r. Istnienie tego obowiązku nie zależy od wielkości pracodawcy, dotyczy bowiem wszystkich pracodawców bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Pracodawca powinien wydać zaświadczenie każdemu pracownikowi, także pracownikowi młodocianemu.
Ustawodawca nie określa natomiast terminu, w jakim zaświadczenie to powinno zostać wystawione. W praktyce zaświadczenia RP-7 wydawane są na żądanie zainteresowanych osób. Nie ma natomiast przeszkód, by przekazywać je pracownikom bezpośrednio po zakończeniu stosunku pracy.
Ustawodawca, poprzez treść art. 125 ust. 1 pkt 1 u.e.r., nakłada na pracodawcę ogólny obowiązek współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania określonych świadczeń (m.in. emerytury, renty z tytułu niezdolności do pracy). Z obowiązku tego wynikają bardziej konkretne powinności. Jedną z nich jest wskazany wprost w art. 125 ust. 1 pkt 2 u.e.r. obowiązek wydawania pracownikowi (lub organowi rentowemu) zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Dokumentem potwierdzającym wysokość osiągniętych w trakcie trwania stosunku pracy wynagrodzeń jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu oznaczone symbolem RP-7. Obowiązek wystawienia tego rodzaju dokumentu wynika z art. 125a ust. 3 u.e.r. Pracodawca jest obowiązany wykazać w nim wynagrodzenie, od którego istniał obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, jak również wynagrodzenie za czas niezdolności pracownika do pracy oraz świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane zamiast wynagrodzenia (m.in. zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński). Zaświadczenie takie pracodawca obowiązany jest wystawić każdemu pracownikowi, w tym również młodocianym zatrudnianym w oparciu o przepisy art. 190 i następnych ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p.
Na gruncie obowiązujących regulacji prawnych nie wskazuje się natomiast, w jakim momencie pracodawca powinien zaświadczenie RP-7 wystawić. Nie ma wątpliwości, iż obowiązany będzie w zaświadczenie wydać (byłemu) pracownikowi ubiegającemu się o ustalenie prawa do świadczeń. Ustawodawca nie nakłada na pracodawcę powinności wystawiania zaświadczeń każdemu pracownikowi bezpośrednio po zakończeniu stosunku pracy nie ma natomiast przeszkód, by taką praktykę stosować. Pracodawca obowiązany będzie powinność tę spełnić w każdym czasie na żądanie pracownika.
W judykaturze podkreśla się, że "nie wywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązku wydania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości (art. 125 ust. 1 pkt 2 u.e.r.) może być uznane za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania uzasadniające odpowiedzialność odszkodowawczą na podstawie art. 471 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.)" (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 14 maja 2008 r., III APa 67/07, Biul. SAKa 2009, nr 1, poz. 42).
Magdalena Kuba - specjalista z zakresu prawa pracy