Podatnik zatrudnia na umowę o pracę pracownika. DRA wysyłane do ZUS zawierały złe nazwisko. Czy w związku z tą sytuacją powinno się wysłać do ZUS dokument ZIUA oraz skorygować wszystkie DRA wraz z RCA?

Jeżeli pracodawca w przekazanym do ZUS zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA wykazał błędne nazwisko pracownika konieczne jest złożonie w ZUS formularza ZUS ZIUA z prawidłowymi danymi identyfikacyjnym pracownika, w tym prawidłowym nazwiskiem. Konieczne jest również dokonanie korekty dokumentów rozliczeniowych (np. raport ZUS RCA), w których zostało wykazane błędne nazwisko pracownika. Należy przy tym pamiętać, że komplet dokumentów korygujących składa się z deklaracji rozliczeniowej korygującej ZUS DRA oraz imiennych raportów miesięcznych korygujących (za wyjątkiem przypadku, gdy korekta dotyczy tylko danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA).

Stosownie do art. 36 ust. 13 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.) – dalej u.s.u.s., o wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA, płatnik składek zawiadamia ZUS w terminie 7 dni od zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Jeżeli stwierdzone w przekazanym do ZUS formularzu ZUS ZUA nieprawidłowości dotyczą danych identyfikacyjnych ubezpieczonego (np. nazwiska) ich korekty dokonuje się przy wykorzystaniu formularza ZUS ZIUA (za wyjątkiem przypadku, gdy dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń podano identyfikator ubezpieczonego o błędnej strukturze np. PESEL 8 - znakowy lub braku jest minimum identyfikacyjnego). Jeżeli więc pracodawca w przekazanym do ZUS zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA wykazał błędne nazwisko pracownika konieczne jest złożone w ZUS formularza ZUS ZIUA z prawidłowymi danymi identyfikacyjnym pracownika, w tym prawidłowym jego nazwiskiem.
Zgodnie z art. 41 ust. 6 u.s.u.s. płatnik składek jest zobowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje, jeżeli zachodzi konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości: 1) przez płatnika składek we własnym zakresie, 2) przez ZUS. Jak wynika z art. 47 ust. 3 u.s.u.s. w takim przypadku płatnik składek jest zobowiązany złożyć w ZUS także deklarację rozliczeniową korygującą w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane. Zasadniczo komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składa się z deklaracji rozliczeniowej korygującej oraz imiennych raportów miesięcznych korygujących (nie składa się ponownie w ZUS tych imiennych raportów miesięcznych, w których nie wystąpiły nieprawidłowości). Wyjątek stanowi przypadek, gdy korekty wymagają jedynie dane wykazane w deklaracji rozliczeniowej, gdyż w takim przypadku płatnik składek składa w ZUS wyłącznie deklarację rozliczeniową korygującą. Stąd też, jeżeli w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych np. ZUS RCA pracodawca wykazał błędne nazwisko pracownika, powinien dokonać korekty tych raportów przekazując do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących zawierających wszystkie prawidłowe dane, w tym prawidłowe nazwisko pracownika.