Przyglądanie się samym rozwiązaniom i systemom HR – jak są skonstruowane, innowacyjne, na ile dopasowane do potrzeb biznesowych organizacji – czasem może prowadzić do mylnych wniosków. W założeniach świetne, z perspektywy użytkowników (pracowników) mogą wyglądać inaczej bądź być wręcz nieznane. Prowadząc spotkania z pracownikami, często słyszymy: „W naszej firmie komunikacja nie działa”, „Ja nie słyszałem o takiej praktyce w naszej firmie”. W myśl zasady, że to nadawca jest odpowiedzialny za efektywność swoich komunikatów, to organizacje są odpowiedzialne za wdrożenie takiego systemu komunikacji, który będzie skutecznie docierał do ich pracowników. Niejednokrotnie może się wydawać, że już więcej nie da się zrobić – a gdyby nie robić więcej tylko inaczej? Na przykład tak, jak robią to Najlepsi Pracodawcy.
Jak wskazują wyniki badania Aon Hewitt, skuteczna komunikacja jest jednym z ośmiu wyróżników organizacji, którym udaje się budować zaangażowanie.
O tym, jak informować o zmieniającym się środowisku pracy i zachęcać pracowników do aktywnego uczestniczenia w życiu firmy, przekonują projekty komunikacyjne realizowane w ramach badania zaangażowania pracowników wdrażane przez Play. Już od kilku lat w tej dynamicznie rozwijającej się organizacji na podstawie wyników badania zaangażowania podejmowane są działania odpowiadające na potrzeby pracowników. Efekty prowadzonych programów przekładają się na wyniki biznesowe, m.in. pozyskanie blisko 9 mln klientów oraz około 40-proc. wzrost wskaźnika zaangażowania pracowników do poziomu osiąganego przez Najlepszych Pracodawców1. Jednym z kluczowych czynników sukcesu, który umożliwił osiągnięcie tych wyników, jest ciągłe doskonalenie organizacji oraz konsekwentne oddziaływanie na percepcję pracowników przez komunikację prowadzonych działań. Słowo „konsekwencja” w procesie budowania zaangażowania w przełożeniu na praktyki Play oznacza:
• planowanie działań z wyprzedzeniem,
• szybkość działania,
• dopasowanie do kultury organizacyjnej,
• klarowność systemów i praktyk.
By móc mówić o konsekwencji, warto pamiętać o trzech etapach prowadzenia komunikacji. Są to komunikacja przed badaniem zaangażowania pracowników w trakcie badania i po nim. Tylko traktowanie ich jako nierozłącznej całości może przynieść efekt w postaci ugruntowanego, przewidywalnego i cyklicznego procesu pracy nad zaangażowaniem w firmie.
Opracowanie strategii komunikacyjnej dla procesu zarządzania zaangażowaniem strukturyzuje działania i pomaga wystrzegać się błędów, jednocześnie pozwalając wychwycić potencjalne ryzyka.
Samo postawienie celów związanych z komunikacją to dobry start.
Aby osiągnąć pełen sukces, warto pamiętać o:
• Zdefiniowaniu celu procesu komunikacji. Odpowiedź na pytanie: „Jaki efekt chcemy osiągnąć?”;
• Zdefiniowaniu celów cząstkowych strategii na różnych etapach badania. Odpowiedź na pytanie: „Z jakiego efektu będziemy zadowoleni na tym etapie?”;
• Zdefiniowaniu grup odbiorców komunikatów. Odpowiedź na pytanie: „Kto na jakim etapie powinien zostać poinformowany?”;
• Zdefiniowaniu nadawców komunikatów. Odpowiedź na pytanie: „Od kogo powinien wyjść komunikat do danej grupy odbiorców?”;
• Potwierdzeniu kanałów komunikacyjnych. Odpowiedź na pytanie: „Jakie formy dotarcia do naszych odbiorców będą najskutecz-niejsze?”;
• Takim zaprojektowaniu treści i formy komunikatów, by były dopasowane zarówno do grup odbiorców, nadawców, jak i specyfiki kultury organizacyjnej. Odpowiedź na pytanie: „Jaka będzie myśl przewodnia naszych komunikatów?, „A może powinny być one zróżnicowane?”;
• Ustaleniu harmonogramu komunikacji. Odpowiedź na pytanie: „Kiedy poszczególni odbiorcy otrzymają informacje?”, „Czy o nikim nie zapomnieliśmy?”;
• Wdrożeniu i monitoringu strategii. Odpowiedź na pytanie: „Jakie są kolejne kroki do wykonania i kiedy je należy wykonać?”.
Podczas pracy nad strategią komunikacyjną i samymi materiałami istotne jest wykorzystywanie skutecznych narzędzi i form dostosowanych do organizacji i jej kultury, ale jednocześnie ciekawych i angażujących uwagę naszych odbiorców.
Małgorzata Kremblewska
starszy konsultant Aon Hewitt
Magdalena Warzybok
lider Praktyk Talent, członek europejskiego zespołu ekspertów Aon Hewitt
Fragment artykułu pochodzi z majowego numeru Personelu Plus
1 Najlepsi Pracodawcy to laureaci Programu Najlepsi Pracodawcy organizowanego przez Aon Hewitt.