Decyzja nr 2021/02 (2023/560)Regionalnego Komitetu Sterującego Wspólnoty Transportowej w sprawie zasad dotyczących zwrotu kosztów ponoszonych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapraszane do udziału w posiedzeniach Wspólnoty Transportowej

DECYZJA nr 2021/02 REGIONALNEGO KOMITETU STERUJĄCEGO WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ

w sprawie zasad dotyczących zwrotu kosztów ponoszonych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapraszane do udziału w posiedzeniach Wspólnoty Transportowej [2023/ 560]

REGIONALNY KOMITET STERUJĄCY WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Transportową, w szczególności jego art. 35,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Niniejszym przyjmuje się zasady dotyczące zwrotu kosztów ponoszonych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapraszane do udziału w posiedzeniach Wspólnoty Transportowej, które to zasady określono w załączniku.

Po przyjęciu tych zasad Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej opublikuje je na stronie internetowej Wspólnoty Transportowej.

Artykuł  2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w Sarajewie dnia 7 czerwca 2021 r.

ZAŁĄCZNIK

ZASADY DOTYCZĄCE ZWROTU KOSZTÓW PONOSZONYCH PRZEZ OSOBY SPOZA STAŁEGO SEKRETARIATU WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ ZAPRASZANE DO UDZIAŁU W POSIEDZENIACH WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ

1. Zakres

1.1. Niniejsze zasady mają zastosowanie do osób spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej (zwanego dalej "Stałym Sekretariatem"), które są zapraszane do udziału w którymkolwiek z posiedzeń Wspólnoty Transportowej wymienionych w zasadzie 1.2.

1.2. Posiedzenia objęte niniejszymi zasadami to posiedzenia następujących składów, komitetów i innych forów Wspólnoty Transportowej:

a) Rada Ministerialna, Regionalny Komitet Sterujący, komitety techniczne, Forum Socjalne;

b) Komitet Budżetowy;

c) grupy zadaniowe, grupy koordynacyjne i inne organy robocze ustanowione na mocy decyzji lub konkluzji Rady Ministerialnej i Regionalnego Komitetu Sterującego;

d) konferencje, warsztaty i inne fora organizowane przez Stały Sekretariat, dotyczące programu prac Wspólnoty Transportowej;

e) inne posiedzenia organizowane w ramach wdrażania Traktatu o Wspólnocie Transportowej (debaty wysokiego szczebla, warsztaty itp.);

f) procedury naboru na stanowiska opublikowane przez Wspólnotę Transportową (członkowie komisji selekcyjnych); oraz

g) procedury naboru na stanowiska opublikowane przez Wspólnotę Transportową (kandydaci).

1.3. Na podstawie niniejszych zasad do zwrotu kosztów uprawniony jest tylko jeden przedstawiciel na ministerstwo, organ regulacyjny, agencję, podmiot lub innego beneficjenta. W przypadku gdy posiedzenia wymienione w zasadzie 1.2 są organizowane wspólnie, dyrektor Stałego Sekretariatu ("dyrektor") może jednak odstąpić od tej zasady w drodze uzasadnionej decyzji.

1.4. Niniejsze zasady obejmują jedynie zwrot kosztów podróży i zakwaterowania. Uczestnicy nie są uprawnieni do dodatkowych kwot, takich jak dieta dzienna.

2. Koszty podróży

2.1. Wszyscy zaproszeni uczestnicy są uprawnieni do zwrotu kosztów podróży z miejsca określonego w otrzymanym przez nich zaproszeniu (miejsce pracy lub zamieszkania) do miejsca posiedzenia najbardziej odpowiednimi środkami transportu, biorąc pod uwagę daną odległość. Zasadniczo oznacza to podróż koleją w wagonach drugiej klasy z punktu oddalonego od miejsca posiedzenia o mniej niż 400 km (w jedną stronę, biorąc pod uwagę oficjalną odległość określoną dla transportu kolejowego), a z punktu oddalonego o więcej niż 400 km - środkami transportu lotniczego w klasie ekonomicznej.

2.2. Dyrektor dokłada starań, aby zapewnić organizację posiedzeń w sposób umożliwiający uczestnikom skorzystanie z najbardziej ekonomicznych wariantów podróży.

2.3. Koszty podróży są zwracane dopiero po przedstawieniu oryginalnych dokumentów potwierdzających.

2.4. W przypadku gdy transport lotniczy lub kolejowy nie jest dostępny lub nie jest racjonalny pod względem kosztów, zezwala się na podróż autobusem lub samochodem.

2.5. Koszt podróży pojazdem prywatnym zwraca się na podstawie stawki wynoszącej 0,22 EUR/km.

2.6. Koszty przejazdu taksówką zwracane są wyłącznie wówczas, gdy nie jest dostępny transport lokalny.

2.7. Koszty podróży są zwracane do wysokości 700 EUR.

3. Koszty zakwaterowania

3.1. Uczestnicy mają prawo do zwrotu kosztów ich zakwaterowania. Koszty zakwaterowania to koszty ponoszone w związku z noclegiem w miejscu, w którym odbywa się posiedzenie, w przypadku gdy godziny posiedzeń nie odpowiadają godzinom lotów lub przyjazdów/odjazdów pociągów. Koszty zakwaterowania są zwracane do wysokości 120 EUR za nocleg. Liczba noclegów nie może przekraczać liczby dni posiedzenia + 1.

3.2. Pod warunkiem uzyskania uprzedniej zgody dyrektora uczestnicy mogą w drodze wyjątku być uprawnieni do zwrotu kosztów zakwaterowania związanych z dodatkowym noclegiem w miejscu, w którym odbywa się posiedzenie, jeżeli przedłużenie pobytu umożliwiłoby uczestnikowi obniżenie kosztów transportu o kwotę przewyższającą koszty zakwaterowania związane z dodatkowym noclegiem.

3.3. Uczestnicy nie są uprawnieni do zwrotu innych wydatków związanych z pobytem w hotelu, takich jak wydatki związane z internetem, telefonem, fotokopiami, minibarem, śniadaniem niewliczonym w cenę pobytu.

4. Zakup biletów i zakwaterowania

4.1. Co do zasady uczestnicy zaproszeni na jedno z posiedzeń, o których mowa w zasadzie 1.2 lit. a)-e), rezerwują bilety i zakwaterowanie we własnym zakresie. Rezerwacji dokonuje się jak najwcześniej, tak aby można było uzyskać najbardziej ekonomiczną taryfę lub stawkę. Stały Sekretariat rezerwuje podróż lub zakwaterowanie w imieniu zaproszonych uczestników lub wypłaca zaliczki na pokrycie wydatków jedynie w wyjątkowych przypadkach i z zastrzeżeniem zasady 6.

4.2. W przypadku uczestników zaproszonych na posiedzenia, o których mowa w zasadzie 1.2 lit. f) i g), organizacją podróży i zakwaterowania zajmuje się Stały Sekretariat.

5. Procedura zwrotu kosztów

5.1. W celu uzyskania zwrotu kosztów podróży i zakwaterowania uczestnicy składają wniosek o zwrot kosztów ("wniosek o zwrot"). Wniosek o zwrot:

a) sporządza się na formularzu określonym w dodatku 1;

b) przedkłada się w formie elektronicznej Stałemu Sekretariatowi nie później niż 15 dni kalendarzowych od daty przedmiotowego posiedzenia; oraz

c) przedkłada się wraz z dołączonym kompletnym zestawem oryginalnych dokumentów potwierdzających, takich jak bilety i faktury lub, w przypadku rezerwacji online, wydruk elektronicznej rezerwacji i kart pokładowych na podróż do miejsca przeznaczenia, stanowiących dowód poniesionych kosztów i wskazujących klasę, w jakiej podróżował pasażer, czas podróży i zapłaconą kwotę.

5.2. Korespondencję dotyczącą zwrotu kosztów przesyła się do Stałego Sekretariatu na adres finance@transport-commu nity.org.

5.3. Zwrotu dokonuje się w euro. Do zwrotu stosuje się kurs wymiany obowiązujący w dniu posiedzenia.

5.4. Zwrotu dokonuje się przelewem bankowym na rachunek bankowy instytucji lub organizacji delegującej uczestnika, korzystając z danych rachunku bankowego przekazanych zgodnie z zasadą 5.5. Jednakże na pisemny wniosek tej instytucji lub organizacji zwrotu kosztów można dokonać na prywatny rachunek bankowy uczestnika.

5.5. Dane rachunku bankowego, które należy przedłożyć do celów zasady 5.4, zawierają następujące informacje dotyczące beneficjenta: nazwa i adres posiadacza rachunku, nazwa banku, numer rachunku bankowego (IBAN) oraz kod Swift (BIC).

6. Zaliczka na poczet kosztów podróży i zakwaterowania

6.1. W wyjątkowych przypadkach instytucja lub organizacja delegująca może złożyć do Stałego Sekretariatu wniosek o zaliczkę na poczet kosztów podróży lub zakwaterowania związanych z udziałem zaproszonego uczestnika w jednym z posiedzeń wymienionych w zasadzie 1.2 lit. a)-e). Takie rozwiązanie obejmuje rezerwację podróży i zakwaterowania przez Stały Sekretariat.

6.2. Wnioski o zaliczkę składa się przy użyciu formularza określonego w dodatku 2 i przesyła się co najmniej 21 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia do Stałego Sekretariatu na adres [e-mail].

6.3. W przypadku gdy wniosek został złożony zgodnie z zasadą 6.2, dyrektor może go uwzględnić. Jeżeli wniosek został złożony z opóźnieniem, dyrektor może go odrzucić.

6.4. Po uwzględnieniu wniosku na podstawie zasady 6.3 i zgodnie z projektem porządku obrad Stały Sekretariat dokonuje rezerwacji podróży i zakwaterowania dla danego uczestnika. Stały Sekretariat wysyła uczestnikowi pocztą elektroniczną potwierdzenie rezerwacji biletu i zakwaterowania.

6.5. Zwracając się o zaliczkę na poczet kosztów podróży, uczestnik zobowiązuje się do udziału w posiedzeniu.

6.6. Jeżeli uczestnik nie jest w stanie uczestniczyć w posiedzeniu z przyczyn, których nie można bezpośrednio przypisać Wspólnocie Transportowej, instytucja lub organizacja delegująca zwraca Stałemu Sekretariatowi koszty poniesione w związku z organizacją podróży (np. koszty zarezerwowanych biletów, w tym opłaty za anulowanie).

7. Przepisy administracyjne i końcowe

7.1. Za prawidłowe wdrożenie niniejszych zasad odpowiedzialny jest dyrektor.

7.2. Stały Sekretariat przechowuje przez okres pięciu lat zapisy, dokumenty i dowody związane ze zwrotami kosztów na podstawie niniejszych zasad, w tym dokumenty związane z wyjątkowym traktowaniem.

Dodatek  1

WNIOSEK O ZWROT KOSZTÓW PODRÓŻY

1. INFORMACJE SZCZEGÓŁOWE DOTYCZĄCE POSIEDZENIA Opis posiedzenia:						Miejscowość:
Data:		Liczba dni:
2. UCZESTNIK
NAZWISKO:						IMIĘ:
INSTYTUCJA/ORGANIZACJA:						STANOWISKO:
PAŃSTWO:
E-MAIL:						TEL:
3. INFORMACJE O RACHUNKU BANKOWYM - proszę podać pełny numer IBAN oraz kod SWIFT (BIC)
NAZWA I ADRES POSIADACZA RACHUNKU (INSTYTUCJA): (w tym polu proszę podać nazwę właściciela/ beneficjenta rachunku bankowego)
NAZWA BANKU
Numer rachunku
Numer IBAN
SWIFT (BIC)
4. ZAKWATEROWANIE						od dnia:		do dnia:
DATY POBYTU
Liczba noclegów hotelowych ogółem (maksymalnie 120 EUR/nocleg)
Proszę załączyć kopię rachunku za pobyt w hotelu
5. KOSZTY PODRÓŻY
Samolot, pociąg, autobus dalekobieżny, lokalny transport publiczny itp.	Z		DO	KLASA		KWOTA	WALUTA	w EUR
Trasa podróży
W razie potrzeby proszę kontynuować w oddzielnym arkuszu. Proszę załączyć kopię dostępnych rachunków/faktur, w tym kart wstępu na pokład samolotu/pociągu/autobusu
SAMOCHÓD			od dnia:			do dnia:	do dnia: (powrót)
Załączony dowód przebytej odległości (kopię trasy z Google Maps lub ViaMichelin.com bądź Rome2Rio.com należy przedłożyć w formacie PDF lub JPG)							Liczba km w obie strony:
							EUR ogółem:
TAKSÓWKA jeżeli lokalny transport publiczny nie był dostępny) - wymagane są rachunki; konieczne jest dodatkowe uzasadnienie				Kwota		Waluta	w EUR
WNIOSKOWANA KWOTA OGÓŁEM w EUR:
Inne uwagi:
Oświadczam, że niniejszy wniosek o zwrot kosztów podróży jest prawdziwym zestawieniem poniesionych przeze mnie kosztów podróży. Nie otrzymałem(-am) i nie otrzymam zwrotu tych kosztów z żadnego innego źródła, ani też nie wliczyłem(-am) żadnych kosztów, które zostały lub mają zostać opłacone bezpośrednio z innego źródła.
Data:					PODPIS UCZESTNIKA:

Dodatek  2

WNIOSEK O ZALICZKĘ NA POCZET KOSZTÓW PODRÓŻY

1. Dane podróżnego - proszę wypełnić WSZYSTKIE pola oznaczone {*}
Nazwisko*:
Imię*:
Nazwa organizacji/instytucji*:
Stanowisko:
Numer paszportu* (wymagany do celów rezerwacji):
Numer telefonu kontaktowego:
E-mail:
Tytuł i miejsce posiedzenia:
Termin posiedzenia:	od dnia:		do dnia:
Trasa podróży:	Wyjazd z:		Przyjazd do:
2. Wniosek o rezerwację - proszę zaznaczyć odpowiednie pole
PODRÓŻ  ZAKWATEROWANIE 
WAŻNE INFORMACJE DLA UCZESTNIKÓW:
- Niniejszy formularz stanowi podstawę do organizacji podróży przez Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej w imieniu osoby podróżującej. Konieczne jest jego zatwierdzenie z wyprzedzeniem przez bezpośredniego przełożonego osoby podróżującej i przesłanie w formie skanu na adres poczty elektronicznej Stałego Sekretariatu: finance@tran sport-community.org.
- Osoba podróżująca ponosi wyłączną odpowiedzialność za poprawność przedłożonych danych, a także odpowiada w pełni za niekompletne lub błędne dane, które mogą skutkować odwołaniem podróży, niemożnością odbycia podróży, zmianą szczegółów rezerwacji lub dodatkowymi powiązanymi opłatami.
- Nie zwraca się żadnych dodatkowych kosztów (korzystanie z minibaru w hotelu, opłaty parkingowe, dodatkowe noclegi itp.).
- Osoba podróżująca jest zobowiązana do przechowywania wszystkich kart pokładowych i biletów podróży jako dowodów jej odbycia, a po powrocie jest proszona o przesłanie zeskanowanych kopii na podany powyżej adres e-mail.
- Stały Sekretariat organizuje podróż w ramach dostępnych na rynku ofert podróży i zakwaterowania, które są zgodne z limitami i stawkami określonymi w zasadach dotyczących zwrotu kosztów.
- Niżej podpisany(-a) potwierdza, że jest mu(jej) znana klauzula dotycząca zwrotu kosztów określona w zasadzie 6.6 zasad dotyczących zwrotu kosztów Wspólnoty Transportowej: Jeżeli uczestnik nie jest w stanie uczestniczyć w posiedzeniu z przyczyn, których nie można bezpośrednio przypisać Wspólnocie Transportowej, instytucja lub organizacja delegująca zwraca Stałemu Sekretariatowi koszty poniesione w związku z organizacją podróży (np. koszty zarezerwowanych biletów, w tym opłaty za anulowanie).
Podpis:_________________		Zgoda szefa instytucji/organizacji delegującej:
Data:_________________		_________________Data:_________________
3. DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO W STAŁYM SEKRETARIACIE WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ
Szacunkowe koszty (w EUR)		Dostępny budżet
Bilet lotniczy / bilet kolejowy / bilet autobusowy / samochód		TAK  NIE  Urzędnik ds. finansowych i księgowych:
Zakwaterowanie
OGÓŁEM:		ZGODA DYREKTORA:  Zgoda  Brak zgody
Zobowiązanie budżetowe nr:

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2023.73.48
• Rodzaj: decyzja
• Tytuł: Decyzja nr 2021/02 (2023/560)Regionalnego Komitetu Sterującego Wspólnoty Transportowej w sprawie zasad dotyczących zwrotu kosztów ponoszonych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapraszane do udziału w posiedzeniach Wspólnoty Transportowej
• Data aktu: 2021-07-07
• Data ogłoszenia: 2023-03-10
• Data wejścia w życie: 2021-07-07