Decyzja Prezydium Parlamentu Europejskiego z dnia 5 maja 2025 r. ustanawiająca przepisy dotyczące warunkowości oraz zgłaszania i publikowania informacji o spotkaniach kadry kierowniczej Parlamentu z przedstawicielami grup interesu i przedstawicielami organów publicznych państw trzecich

DECYZJA

PREZYDIUM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 5 maja 2025 r.

ustanawiająca przepisy dotyczące warunkowości oraz zgłaszania i publikowania informacji o spotkaniach kadry kierowniczej Parlamentu z przedstawicielami grup interesu i przedstawicielami organów publicznych państw trzecich

(C/2025/3328)

PREZYDIUM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO,

– uwzględniając art. 25 ust. 2 Regulaminu Parlamentu Europejskiego,

– uwzględniając porozumienie międzyinstytucjonalne z dnia 20 maja 2021 r. pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej i Komisją Europejską w sprawie obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości ¹ ,

– po konsultacji z Wydziałem Prawnym Parlamentu Europejskiego, Komitetem Pracowniczym Parlamentu Europejskiego, Komitetem ds. Równości Szans dla Kobiet i Mężczyzn oraz Różnorodności Parlamentu Europejskiego a także inspektorem ochrony danych Parlamentu Europejskiego,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z art. 11 ust. 1 Traktatu o Unii Europejskiej (TUE) instytucje unijne mają obowiązek umożliwienia obywatelom i stowarzyszeniom przedstawicielskim - za pomocą odpowiednich środków - wypowiadanie się i publiczną wymianę poglądów we wszystkich dziedzinach działania Unii. Ponadto w art. 11 ust. 2 TUE przewidziano, że instytucje unijne muszą utrzymywać otwarty, przejrzysty i regularny dialog ze stowarzyszeniami przedstawicielskimi i społeczeństwem obywatelskim.

(2) Zgodnie z art. 15 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii działają z jak największym poszanowaniem zasady otwartości w celu wspierania dobrych rządów i zapewnienia uczestnictwa społeczeństwa obywatelskiego.

(3) Tytuł II Regulaminu pracowniczego urzędników i Warunków zatrudnienia innych pracowników Unii, ustanowionego w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 ²  określa prawa i obowiązki urzędników, wyraźnie określając ich postępowanie i obowiązki.

(4) Parlament dąży do zapewnienia swojej uczciwości, niezależności i rozliczalności, które mają zasadnicze znaczenie dla utrzymania zaufania obywateli Unii do legalności procedur politycznych, ustawodawczych i administracyjnych Unii. Zobowiązanie to należy przełożyć na konkretne wymogi dotyczące spotkań członków kadry kierowniczej Parlamentu czynnie zatrudnionych w Sekretariacie Generalnym.

(5) Instytucje-sygnatariusze porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 20 maja 2021 r. pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej i Komisją Europejską w sprawie obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości (zwanego dalej "porozumieniem międzyinstytucjonalnym dotyczącym obowiązkowego rejestru przejrzystości") zobowiązały się do przestrzegania zasady warunkowości, zgodnie z którą wpis do rejestru jest warunkiem koniecznym prowadzenia przez przedstawicieli grup interesu niektórych działań objętych zakresem stosowania. Instytucje-sygnatariusze wdrażają tę zasadę w drodze indywidualnych decyzji na podstawie uprawnień przysługujących im w zakresie organizacji wewnętrznej.

(6) Zasada warunkowości powinna mieć zastosowanie do zaplanowanych spotkań związanych z działalnością parlamentarną organizowanych między przedstawicielami grup interesu a członkami kadry kierowniczej administracji Parlamentu.

(7) Informacje o zaplanowanych spotkaniach członków kadry kierowniczej z przedstawicielami grup interesu i przedstawicielami organów publicznych państw trzecich w związku z działalnością parlamentarną należy zgłaszać i publikować w celu zapewnienia otwartej, skutecznej i niezależnej administracji Parlamentu.

(8) Niektóre działania oraz podmioty wymienione w art. 4 porozumienia międzyinstytucjonalnego dotyczącego obowiązkowego rejestru przejrzystości nie wchodzą w zakres stosowania tego porozumienia i w związku z tym nie powinny być objęte definicją "przedstawiciela grupy interesu" zawartą w niniejszej decyzji.

(9) Obywatele Unii odwiedzający budynki Parlamentu, osoby składające petycje i dziennikarze uczestniczący w konferencjach prasowych lub innych wydarzeniach informacyjnych organizowanych na ich rzecz nie powinni być uznawani za przedstawicieli grup interesu w rozumieniu niniejszej decyzji. Na tej samej zasadzie ogólne sesje informacyjne i działania komunikacyjne służb Parlamentu mające na celu dotarcie do odbiorców ze środowisk opiniotwórczych nie powinny być uważane za zaplanowane spotkania w rozumieniu niniejszej decyzji.

(10) W świetle zobowiązania Parlamentu do zapewnienia uczciwości, niezależności i rozliczalności a także zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2018/1725 ³ , w szczególności jego art. 5 ust. 1 lit. a), należy umożliwić publikację imion i nazwisk członków kadry kierowniczej deklarujących zaplanowane spotkanie na podstawie niniejszej decyzji,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Definicje

Do celów niniejszej decyzji:

a) "członek kadry kierowniczej" oznacza sekretarza generalnego, dyrektora generalnego, dyrektora, kierownika działu, szefa biur kontaktowych i szefa zespołu, w tym osoby pełniące obowiązki;

b) "przedstawiciel grupy interesu" oznacza osobę fizyczną lub prawną lub formalną bądź nieformalną grupę, formalne bądź nieformalne stowarzyszenie lub formalną bądź nieformalną sieć, które są objęte zakresem stosowania porozumienia międzyinstytucjonalnego dotyczącego obowiązkowego rejestru przejrzystości w związku z tym, że angażują się w działania objęte zakresem stosowania określone w art. 3 porozumienia międzyinstytucjonalnego dotyczącego obowiązkowego rejestru przejrzystości, z zastrzeżeniem wyłączeń dotyczących działalności i organów nieobjętych zakresem stosowania zgodnie z art. 4 porozumienia międzyinstytucjonalnego dotyczącego obowiązkowego rejestru przejrzystości;

c) "przedstawiciele organów publicznych państw trzecich" oznaczają wszystkich przedstawicieli, na szczeblu krajowym lub niższym niż krajowy, państw trzecich, ich misji dyplomatycznych, ambasad, konsulatów, wysłanników handlowych, podmiotów handlowych i innych przedstawicielstw;

d) "zaplanowane spotkanie" oznacza zaplanowane spotkanie z przedstawicielami grup interesu, lub z przedstawicielami organów publicznych państw trzecich, osobiście lub zdalnie, zorganizowane z wyprzedzeniem, z wyłączeniem między innymi spontanicznych spotkań i spotkań o charakterze towarzyskim oraz udziału w debatach publicznych a także z wyłączeniem posiedzeń odbywających się w ramach procedury administracyjnej ustanowionej na mocy TUE, TFUE lub aktów prawnych Unii, wchodzących w zakres obowiązków członka kadry kierowniczej jak również posiedzeń przewidzianych w programie oficjalnego organu Parlamentu;

e) "warunkowość" oznacza zasadę, zgodnie z którą wpis do rejestru służącego przejrzystości jest warunkiem koniecznym, aby przedstawiciel grupy interesu mógł wykonywać niektóre działania objęte zakresem stosowania.

Artykuł  2

Warunkowość

1. Warunkiem koniecznym zaplanowanych spotkań między przedstawicielami grupy interesu i członkiem kadry kierowniczej w związku z pracami parlamentarnymi jest uprzedni wpis przedstawicieli grup interesu do rejestru służącego przejrzystości.

2. W drodze odstępstwa od ust. 1 sekretarz generalny, lub - odniesieniu do zaplanowanych spotkań sekretarza generalnego - Przewodniczący Parlamentu, może zdecydować, że zaplanowane spotkanie z przedstawicielem grupy interesu może się odbyć bez wpisu do rejestru służącego przejrzystości, jeżeli wpis do rejestru zagrażałaby życiu, integralności cielesnej lub wolności osoby, lub gdy istnieją inne istotne powody uzasadniające niewpisywanie zaplanowanego spotkania do rejestru.

Artykuł  3

Zgłoszenie i publikacja informacji o spotkaniach

1. Członek kadry kierowniczej zgłasza wszystkie związane z pracami parlamentarnymi zaplanowane spotkania z przedstawicielami grup interesu i przedstawicielami organów publicznych państw trzecich, w których uczestniczy.

2. Członek kadry kierowniczej dokonuje zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1 nie później niż trzydzieści dni kalendarzowych po odbyciu zaplanowanego spotkania. Zgłoszenia dokonuje się przy użyciu specjalnego formularza elektronicznego udostępnionego przez Parlament. W formularzu elektronicznym należy podać następujące informacje:

a) imię i nazwisko oraz funkcję członka kadry kierowniczej;

b) nazwę organizacji lub funkcję lub interesy osoby lub osób, z którymi odbyło się spotkanie, bez podawania ich imienia i nazwiska;

c) datę i miejsce spotkania;

d) rodzaj działalności parlamentarnej (sprawozdanie, opinia, rezolucja, debata plenarna lub pilna sprawa), której dotyczy spotkanie.

3. Parlament publikuje informacje, o których mowa w ust. 2.

4. W drodze odstępstwa od ust. 2 i 3 zgłoszenia dotyczącego zaplanowanego spotkań, którego ujawnienie zagrażałoby życiu, integralności cielesnej lub wolności osoby lub zaplanowanego spotkania, w odniesieniu do którego istnieją inne istotne powody uzasadniające zachowanie poufności dokonuje się w odpowiedni sposób sekretarzowi generalnemu, lub - odniesieniu do zaplanowanych spotkań sekretarza generalnego - Przewodniczącemu Parlamentu. Sekretarz generalny lub, w odpowiednim przypadku, Przewodniczący Parlamentu, podejmuje następnie decyzję o zachowaniu poufności danego zgłoszenia albo o jego opublikowaniu w całości lub w formie zanonimizowanej, w stosownych przypadkach również z opóźnieniem.

Artykuł  4

Ocena

Wykonanie niniejszej decyzji zostanie poddane ocenie najpóźniej dwa lata po jej wejściu w życie.

Artykuł  5

Grupy polityczne

Grupy polityczne mogą postanowić o stosowaniu niniejszej decyzji odpowiednio w całości. Powiadamiają w tym celu sekretarza generalnego a Parlament udostępnia niezbędne środki techniczne.

Artykuł  6

Wejście w życie i publikacja

1. Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem 1 września 2025 r.

2. Zgodnie z art. 5 ust. 3 porozumienia międzyinstytucjonalnego dotyczącego obowiązkowego rejestru przejrzystości niniejszą decyzję podaje się do wiadomości publicznej na stronie internetowej rejestru służącego przejrzystości.

3. Niniejsza decyzja podlega publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

1 Dz.U. L 207 z 11.6.2021, s. 1, ELI: http://data.europa.eu/eli/agree_interinstit/2021/611/oj.

2 Dz.U L 56 z 4.3.1968, p. 1, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/1968/259(1)/oj.

3 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U L 295 z 21.11.2018, s. 39, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2025.3328
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja Prezydium Parlamentu Europejskiego z dnia 5 maja 2025 r. ustanawiająca przepisy dotyczące warunkowości oraz zgłaszania i publikowania informacji o spotkaniach kadry kierowniczej Parlamentu z przedstawicielami grup interesu i przedstawicielami organów publicznych państw trzecich
• Data aktu: 05/05/2025
• Data ogłoszenia: 01/07/2025